S potrebou napísať pozvánku sa stretávame vtedy, ak organizujeme nejakú akciu. Cieľom pozvánky je osloviť adresáta, vzbudiť v ňom chuť zúčastniť sa udalosti a oznámiť mu všetky potrebné informácie týkajúce sa udalosti.
Správne napísaná pozvánka je kľúčová pri organizácii akýchkoľvek stretnutí. V cykle o bytoch a bývaní pokračujeme v kapitolách venovaných organizácii schôdzí vlastníkov bytov a nebytových priestorov v bytovom dome. Hoci sa môže zdať, že pozvánka vlastníkom na schôdzu či zhromaždenie a samotný program sú len formálnou záležitosťou, v prípade, že sa problém rieši napríklad súdnou cestou, môže sa práve pozvánka stať kameňom úrazu. Preto je dôležité vedieť, čo a prečo by mala pozvánka na schôdzu či zhromaždenie vlastníkov obsahovať.
Základné princípy tvorby pozvánky
Obsah a štylizácia textu pozvánky je ľubovoľná, avšak text by mal byť primeraný skupine ľudí, pre ktorých je určený. V textoch by ste nemali zabúdať na základné informácie.
- Pozvaný hosť musí vedieť, kto ho pozýva.
- Nezabúdajte, že pri formálnych pozvánkach, ako sú pozvánky na schôdzu, sa pozýva v 3. osobe.
Kľúčové informácie v pozvánke
Bez údajov o dátume, čase a mieste konania akcie by pozvánka bola úplne zbytočná. Hosť by netušil, kam a kedy má ísť, čo je nepredstaviteľné.
Účel a charakter stretnutia
Na začiatku pozvánky je dobré uviesť, na akú akciu daného človeka pozývame. Pre výročnú členskú schôdzu je to jasne definovaný účel, ktorý by mal byť uvedený hneď v úvode.
Termín a miesto konania
Tieto informácie sú nevyhnutné. Pozvánka musí obsahovať presný dátum, čas a miesto, kde sa schôdza uskutoční.
Ďalšie dôležité detaily a etiketa
Požadované oblečenie (Dress Code)
Neuvedením informácie o požadovanom oblečení môžeme pozvaného dostať do rozpakov. Musí totiž sám uvažovať, aké oblečenie bude vhodné a vychádzať môže iba z údajov uvedených na pozvánke. Napísaním dress code do pozvánky zabránime zbytočným faux pas, kedy by sa na oslave (alebo formálnej akcii) mohol stretnúť muž v čiernom obleku s mužom v polo tričku. Dress code sa obvykle uvádza pre muža, jeho partnerka sa mu prispôsobí.
Osobné adresovanie a účasť partnerov
Pozvánka býva občas adresovaná priamo na meno a vtedy je neprenosná. Ak nie je uvedené v pozvánke, že je vítaný aj partner pozvaného, tak ho na udalosť nemôžeme zobrať. Pre členskú schôdzu je zvyčajne pozvánka určená len pre člena.
Potvrdenie účasti (RSVP)
Pri niektorých akciách, kde potrebujete obsadiť každé miesto alebo poznať presný počet účastníkov, je vhodné vyžiadať si aj potvrdenie o účasti. To vyžiadate jednoduchou skratkou RSVP (Répondez s'il vous plaît) a uvedením kontaktu (telefónne číslo, e-mail), na ktorý sa vám má pozvaný ozvať.
Načasovanie odoslania pozvánky
Pozvánky vždy odosielajte včas pred akciou, minimálne 3 týždne vopred. To dáva pozvaným dostatok času na plánovanie a potvrdenie účasti.
Vizuálna stránka pozvánky
Grafické spracovanie a kvalita papiera sa môže líšiť v závislosti od úrovne akcie, na ktorú pozývate. Pre formálnu výročnú členskú schôdzu sa zvyčajne volí profesionálny a decentný vzhľad.