S potrebou napísať pozvánku sa stretávame vtedy, ak organizujeme nejakú akciu. Cieľom pozvánky je osloviť adresáta, vzbudiť v ňom chuť zúčastniť sa akcie a oznámiť mu všetky potrebné informácie týkajúce sa udalosti.
Kľúčové informácie v pozvánke
Pri tvorbe pozvánky je nevyhnutné zahrnúť niekoľko kľúčových prvkov, aby bol pozvaný hosť plne informovaný a vedel, čo ho čaká.
Kto pozýva
Pozvaný hosť musí vedieť, kto ho pozýva. Na začiatku je dobré uviesť, kam daného človeka pozývame. Nezabúdajte, že pozývate v tretej osobe, napríklad: "…pozýva na oslavu svojich 60. narodenín."
Čo a kedy sa koná
Bez údajov o dátume, čase a mieste konania akcie by pozvánka bola úplne zbytočná. Hosť by netušil, kam a kedy má ísť, čo je nepredstaviteľné. Príklady uvedenia: "ktoré sa uskutoční dňa 1. 1.", "Dňa 1. 1. o 16.00 hod.", "Na oslave mojich 40.", "Stretnutie sa uskutoční pri príležitosti mojich 70." alebo jednoducho "Kedy? 1. 1. Kde?". Akcia sa môže uskutočniť aj pri príležitosti oslavy okrúhlych narodenín, napríklad "pri príležitosti svojich okrúhlych 60." alebo "srdečne Ťa pozývam na oslavu 18. narodenín".
Dodatočné detaily a etiketa
Pre hladký priebeh udalosti a komfort hostí je vhodné zvážiť aj ďalšie informácie.
Dress code
Neuvedením informácie o požadovanom oblečení môžeme pozvaného dostať do rozpakov. Musí totiž sám uvažovať, aké oblečenie bude vhodné a vychádzať môže iba z údajov uvedených na pozvánke. Napísaním dress code do pozvánky zabránime zbytočným faux pas, kedy by sa na oslave mohol stretnúť muž v čiernom obleku s mužom v polo tričku. Dress code sa uvádza iba pre muža, jeho partnerka sa mu prispôsobí.
Potvrdenie účasti (RSVP)
Pri niektorých akciách, kde potrebujete obsadiť každé miesto, je vhodné vyžiadať si aj potvrdenie o účasti. To vyžiadate jednoduchou skratkou RSVP a uvedením kontaktu, na ktorý sa vám má pozvaný ozvať. Príklad: "RSVP do 15. 1."
Prenosnosť pozvánky a sprievod
Pozvánka býva občas adresovaná priamo na meno a vtedy je neprenosná. Ak nie je uvedené v pozvánke, že je vítaný partner pozvaného, tak ho na oslavu nemôžeme zobrať.
Načasovanie a vizuálne spracovanie
Okrem obsahu je dôležitý aj správny čas odoslania pozvánky a jej celkový vzhľad.
Termín odoslania pozvánky
Pozvánky vždy odosielajte včas pred akciou, minimálne 3 týždne vopred.
Grafické spracovanie
Grafické spracovanie a kvalita papiera sa môže líšiť v závislosti od úrovne akcie, na ktorú pozývate.