V dnešnej digitálnej dobe, kde je email kľúčovým komunikačným nástrojom, zohráva správne formulované ukončenie emailu významnú úlohu pri vytváraní profesionálneho a zdvorilého dojmu. Dôležité je dbať na správnu štruktúru, jazyk a detaily ako oslovenie a ukončenie. Aj keď sa to môže zdať banálne, gramatika v oslovovaní a ukončení robí mnohým problémy.
Štruktúra profesionálneho emailu
Profesionálny email by mal obsahovať jasnú a logickú štruktúru. Po úvodnom vysvetlení dôvodu vášho kontaktu pokračujte jadrom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami a ukončite zdvorilou výzvou na odpoveď alebo inú reakciu podľa kontextu.
Úvodná časť
Úvod emailu by mal zahŕňať oslovenie. Ak sa s adresátom nepoznáte, je vhodné sa v krátkosti predstaviť. Ak sa poznáte, resp. pokračujete v predošlej komunikácii, môžete nadviazať krátkou úvodnou vetou, napríklad: "Včerajšie stretnutie s Vami bolo príjemné." Ak chcete zachovať neformálny a nenútený tón, môžete napísať: "Dúfam, že sa Vám darí dobre."
Jadro emailu
V prvej vete sa predstavte alebo vysvetlite dôvod, prečo adresátovi píšete. Potom rozoberte svoje požiadavky, otázky alebo informácie, ktoré chcete odovzdať. Buďte čo najkonkrétnejší a používajte jednoduchý, ale profesionálny jazyk. Dajte si záležať na rozdelení textu do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko sa čítal.
Konkrétnosť a prehľadnosť
Ľudia majú radi jasno, preto im povedzte, čo konkrétne od nich chcete. Nezahŕňajte do jednej správy viacero nesúvisiacich požiadaviek. Napríklad, namiesto: "Dobrý deň, posielam Vám podklady k projektu a ešte by som potreboval vedieť, či mi môžete posunúť deadline. Mimochodom, mohli by ste mi poslať aj aktuálny cenník?", je lepšie poslať samostatné emaily.
Prehľadnosť textu je v tomto prípade základom. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom, prípadne dať malú časť textu kurzívou. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami. Používajte jednoduché vety, aby ste prijímateľa nezaťažovali zložitými súvetiami na tri riadky.
Záverečná zdvorilostná formulka
Na záver pridajte krátku vetu, ktorá uľahčí objasnenie vášho zámeru. Práve na základe tejto vety sa príjemca môže rozhodnúť, či sa má pustiť do práce, alebo slušným spôsobom vašu konverzáciu ukončiť. Tu je pár príkladov: "Vopred Vám veľmi pekne ďakujem za Vašu odpoveď.", "Dajte mi prosím vedieť, čo si o tejto téme myslíte."
Na záver môžete ešte adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu.
Ukončenie emailu: Pravidlá a príklady
Ukončenie emailu je rovnako dôležité ako jeho úvod. Zdvorilostné formulky na konci textu sú prejavom slušnosti a pomáhajú pri vytváraní profesionálneho dojmu z vašej spoločnosti.
Formálne a neformálne pozdravy
Ak používate formulu "S pozdravom" alebo "S úctou", nepíšte za ňu bodku ani čiarku. Vynechajte riadok a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis.
V angličtine platia mierne odlišné pravidlá. Keď poznáte meno adresáta, použite oslovenie "Dear + titul + priezvisko adresáta". V angličtine sa často používajú tituly ako Mr. (pán), Mrs. (pani), Miss (slečna), Dr. (doktor) alebo profesijné označenia. Tieto "tituly" píšeme vždy skratkami, nikdy celým slovom. Napríklad: "Dear Mr. Smith", "Dear Ms. Jones", "Dear Dr. Brown". Ak píšeme dvom ľuďom, oslovíme oboch, napríklad "Dear Ms. Clever and Mr. Smith".
Keď meno adresáta nepoznáte, zvoľte neutrálne oslovenie. Mohli by ste použiť formulu "To whom it may concern" alebo v slovenčine napríklad "Vážený pán/Vážená pani".
Vykanie a zámená
Pri vykaní druhej osobe použijeme pomocné sloveso "ste", plnovýznamové sloveso a dáme ich do množného čísla. V slovenčine sa zámená Vás, Vám, Váš píšu s veľkým začiatočným písmenom, ak vykáme. Toto pravidlo platí, aj keď oslovujeme viacerých ľudí. Malé začiatočné písmená použite pri zvratných zámenách sa, svoj a pri pomocnom slovese byť (si, ste).
Čoho sa vyvarovať
- Vyhnite sa písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety. Pôsobí to príliš agresívne.
- Nepíšte text veľkými písmenami.
- Nepoužívajte slovné spojenie "Dovoľujem si Vás (kontaktovať, informovať…)."
- Nevyhnite sa priamemu vyjadreniu požiadavky.
- Vyhnite sa dlhým textom, ktoré už na prvý pohľad odrádzajú.
- Nepoužívajte príliš veľa emotikonov, najmä v oficiálnej komunikácii.
- Nespájajte viacero nesúvisiacich požiadaviek do jedného emailu.
- Nečakajte okamžitú odpoveď na naliehavé záležitosti; v takom prípade je lepšie zavolať.
Ďalšie tipy pre profesionálnu emailovú komunikáciu
Aby ste zanechali čo najlepší dojem, zamerajte sa aj na ďalšie aspekty:
Predmet emailu
Predmet emailu by mal byť stručný, ale výstižný. Stačia dve, tri slová, ktoré príjemcovi napovedia, o čo ide. Ak novému biznis partnerovi píšete po prvýkrát, dajte si záležať, aby predmet nepôsobil ako nevydarená reklama. Do názvu môžete doplniť aj termín, dokedy má byť úloha hotová.
Príklady výstižného predmetu:
- Potvrdenie účasti na školení - 10. 11. 2023
- Žiadosť o cenovú ponuku
- Informácie k projektu XYZ
Titul a oslovenie
Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a navyše nám to dodáva pocit dôležitosti. K menu patrí aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. Dobrý deň, pani Ing. Nováková).
Používanie aktívneho hlasu
Aktívny hlas je ľahšie čitateľný. Vety sú zamerané na osobu, ktorá koná, preto podporujú akciu a zodpovednosť. Radšej napíšte: "Workshop organizujeme …[dátum, miesto]" ako "Workshop je organizovaný ……[dátum, miesto]".
Automatická odpoveď
Ak vás čaká obdobie, kedy nebudete v práci, nastavte si Out of office. V automatickej odpovedi uveďte, kedy sa vrátite do práce a kto vás môže v prípade urgentných záležitostí zastúpiť.
Ako nastaviť odpoveď „Mimo kancelárie“ v programe Outlook | Microsoft
Kontrola a korektúra
Pred odoslaním emailu si správu vždy prečítajte. Odstráňte preklepy, opravte interpunkciu či gramatické chyby. Správa s gramatickými chybami stráca na vážnosti a k jej obsahu je automaticky pristupované negatívnejšie.