Prijatie prvého zamestnanca do pracovného pomeru alebo na základe dohody predstavuje pre každého zamestnávateľa významný krok, ktorý so sebou prináša celý rad nových povinností. Tieto povinnosti sa netýkajú len obdobia samotného zamestnávania, ale začínajú sa už pred nástupom zamestnanca a zahŕňajú registráciu v relevantných inštitúciách, správne nastavenie pracovných podmienok a priebežné plnenie zákonných požiadaviek. V prípade neplnenia týchto povinností hrozia zamestnávateľovi pokuty, ktoré môžu byť stanovené zákonom alebo určené kontrolným orgánom.
Registračné povinnosti voči Sociálnej poisťovni
Pred začatím zamestnávania prvého zamestnanca je nevyhnutné splniť registračnú povinnosť voči Sociálnej poisťovni. Zamestnávateľ sa musí prihlásiť do registra zamestnávateľov najneskôr deň pred zamestnaním prvého zamestnanca. Formulár Registračný list zamestnávateľa je možné podať v papierovej forme na príslušnej pobočke alebo elektronicky prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy. Keďže komunikácia so Sociálnou poisťovňou prebieha elektronicky, je potrebné vybaviť si prístup k e-Službám Sociálnej poisťovne a podpísať dohodu o používaní elektronických služieb.
Následne je zamestnávateľ povinný prihlásiť do Sociálnej poisťovne aj samotného zamestnanca. Termín na podanie Registračného listu zamestnanca je pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr deň pred začatím výkonu práce zamestnanca. Aj mesačné výkazy do Sociálnej poisťovne s výpočtom sociálnych odvodov sa podávajú elektronicky.
V prípade zamestnancov pracujúcich na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru platia špecifické pravidlá prihlasovania. Od 1. septembra 2007 je každý zamestnávateľ zamestnávajúci viac ako 8 zamestnancov povinný vykonávať všetky zmeny týkajúce sa zamestnancov elektronicky. Aj v prípade odoslania tlačiva elektronicky alebo formou SMS, ktoré nie je podpísané zaručeným elektronickým podpisom, je potrebné ho do troch dní potvrdiť na pobočke Sociálnej poisťovne.
Zamestnávateľ je tiež povinný viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia v rozsahu určenom zákonom. Po ukončení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný odhlásiť zamestnanca z poistenia najneskôr deň po zániku poistenia, a to na tlačive Registračný list FO s označením „odhláška“. Do troch dní po ukončení pracovného pomeru je potrebné odovzdať Sociálnej poisťovni Evidenčný list dôchodkového poistenia.
V prípade, ak zamestnávateľ prestane zamestnávať osoby, je povinný do ôsmich dní od ukončenia pracovného pomeru s posledným zamestnancom odhlásiť sa z registra zamestnávateľov na tlačive Registračný list zamestnávateľa s označením „odhláška“.
Výpočet minimálneho a maximálneho vymeriavacieho základu
Vymeriavací základ zamestnanca pre výpočet poistného zahŕňa aj náhradu mzdy za dovolenku, sviatok a pri prekážkach v práci. Tento základ je najmenej vo výške minimálnej mzdy zamestnanca v pracovnom pomere, odmeňovaného mesačnou mzdou. Zákon tiež stanovuje maximálny vymeriavací základ, ktorý vychádza z 12-násobku priemernej mesačnej mzdy v hospodárstve. Výška minimálnej mzdy sa každoročne mení.
Od 1. januára 2010 platí nový minimálny vymeriavací základ pre platby do Sociálnej poisťovne a pre platby preddavkov na verejné zdravotné poistenie. Minimálny vymeriavací základ (307,70 eura) a maximálny vymeriavací základ pre platenie preddavkov na verejné zdravotné poistenie (2 169,09 eura) sú platné od 1. januára 2010 do 31. decembra 2010. Minimálny vymeriavací základ (307,70 eura) pre platenie poistného do Sociálnej poisťovne je platný od 1. januára 2010 do 31. decembra 2010. Maximálne vymeriavacie základy pre platenie jednotlivých druhov poistenia do Sociálnej poisťovne sa menia od 1. júla.
Zamestnávateľ je povinný poistné odvádzať. V praxi to znamená, že zamestnávateľ zrazí poistné zamestnancovi zo mzdy a spolu s časťou, ktorú platí za zamestnancov, odvedie celkovú výšku poistného na účet Sociálnej poisťovne. Termín splatnosti odvodov je v deň určený na výplatu miezd alebo v deň poslednej výplaty zúčtovaných miezd za kalendárny mesiac.
Príklad výpočtu pomernej časti vymeriavacieho základu: Zamestnanec dovŕšil dôchodkový vek 15. júna 2015 a naďalej pracuje do 31. decembra 2015 s mesačným vymeriavacím základom 9 630,50 EUR. Na účely výpočtu pomernej časti vymeriavacieho základu pri jeho rozdelení do dvoch riadkov (napr. pri dovŕšení dôchodkového veku zamestnanca) je potrebné použiť matematické zaokrúhľovanie. Súčet vymeriavacích základov v prvom a druhom riadku musí dať presnú sumu ročného (v rámci mesiaca mesačného) vymeriavacieho základu. V prípade mesiaca jún 2015 je potrebné rozdeliť vymeriavací základ nasledovne: od 1. do 14. júna a od 15. do 30. júna. Vymeriavací základ za mesiac jún je 895,15 EUR (417,74 + 477,41), pričom celkový vymeriavací základ je 9 630,50 EUR (4 038,84 + 5 591,76).
Povinnosti voči zdravotnej poisťovni
Ďalšie povinnosti vznikajú zamestnávateľovi voči zdravotnej poisťovni, v ktorej je nový zamestnanec poistencom. Zamestnávateľ sa stáva jeho platiteľom poistného na zdravotné poistenie, čo musí oznámiť príslušnej zdravotnej poisťovni. Komunikácia so zdravotnou poisťovňou prebieha výlučne elektronicky, a to už od prvého podania. Každá zdravotná poisťovňa má zavedený vlastný postup na vybavenie a aktiváciu elektronických služieb.
Zamestnávateľ je povinný oznámiť vznik, zmenu alebo zánik platiteľa poistného príslušnej zdravotnej poisťovni elektronicky, najneskôr do ôsmich pracovných dní odo dňa vzniku alebo zániku pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu zamestnanca, ktorý má nárok na odpočítateľnú položku. Je potrebné použiť tlačivo Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie.
Ak má zamestnávateľ najmenej troch zamestnancov, musí oznamovať zmenu platiteľa poistného výlučne elektronicky. Aj v prípade, ak táto povinnosť nie je priamo daná, odporúča sa aktivovať si elektronickú pobočku kvôli zníženiu administratívnej záťaže a eliminácii chýb.
Existujú situácie, kedy platiteľ poistného nemusí zdravotnej poisťovni oznamovať zmeny, napríklad pri poberaní rodičovského príspevku, ošetrovného, materského, nemocenského vyplácaného Sociálnou poisťovňou, alebo ak ide o študenta doktorandského štúdia za splnenia určitých podmienok.
Úprava sadzieb zdravotných odvodov postupne prináša konsolidačné opatrenia, preto je dôležité sledovať aktuálne sadzby.
Povinnosti voči daňovému úradu
Nový zamestnávateľ sa stáva platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Ak už je registrovaný pre daň z príjmov právnickej osoby (má pridelené DIČ), nemusí sa pre platenie dane zo závislej činnosti registrovať ani túto skutočnosť oznamovať daňovému úradu. Vznikne mu však povinnosť v lehote do 30 dní odo dňa vzniku povinnosti zrážať preddavky na daň oznámiť miestne príslušnému správcovi dane skutočnosť, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Registrácia alebo oznámenie zmeny sa vykoná prostredníctvom tlačiva Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia. Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom DPH alebo právnickou osobou zapísanou v obchodnom registri alebo fyzickou osobou-podnikateľom registrovanou pre daň z príjmov, musí toto tlačivo podať výlučne elektronicky.
Počas zamestnávania čakajú zamestnávateľa povinnosti voči daňovému úradu, ako sú podávanie mesačných prehľadov o zrazených preddavkoch na daň či ročného hlásenia o vyúčtovaní dane. Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti, o zamestnaneckej prémie a daňovom bonuse sa podáva za uplynulý kalendárny štvrťrok. Hlásenie o vyúčtovaní dane a o úhrne príjmov zo závislej činnosti je zamestnávateľ povinný podať do troch mesiacov po uplynutí zdaňovacieho obdobia, t.j. vždy do 31. marca.
V prípade neskorého podania týchto dokladov môže správca dane uložiť pokutu.
Ďalšie povinnosti zamestnávateľa
Zamestnávateľ musí poskytovať zamestnancovi mzdu najmenej vo výške minimálnej mzdy, alebo minimálnej mzdy prislúchajúcej pre konkrétny stupeň náročnosti práce. Pre rok 2026 platí minimálna mzda vo výške 915 eur.
Zamestnávateľ by mal brať do úvahy aj ukazovateľ ceny práce, ktorý predstavuje celkové náklady na zamestnanca. Do ceny práce sa okrem hrubej mzdy započítavajú aj odvody platené zamestnávateľom, ktoré sú štandardne vo výške 36,2 % z hrubej mzdy.
Zamestnávateľ má povinnosť poskytovať zamestnancovi dovolenku, ktorej základná výmera sú minimálne 4 týždne. S nákladom na mzdu počas dovolenky, kedy zamestnanec nepracuje, je potrebné počítať.
Povinnosťou zamestnávateľa je aj poskytovanie príspevku na stravovanie. Sumy povinných príspevkov sa kvôli inflácii menia, preto je dôležité vyplácať aktuálnu minimálnu sumu.
Poskytovanie rekreačného príspevku sa týka len firiem s minimálne 50 zamestnancami. Od roku 2025 pribudla povinnosť poskytovania príspevku na športovú činnosť dieťaťa.
Medzi ďalšie kľúčové oblasti patria povinnosti súvisiace s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci (BOZP), ochranou pred požiarmi a pracovnou zdravotnou službou. Zamestnávateľ je povinný oboznámiť zamestnanca s pracovným poriadkom, právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na prácu ním vykonávanú a predpismi na zaistenie BOZP.
Zamestnávateľ má tiež povinnosť oznámiť voľné pracovné miesto príslušnému úradu práce, sociálnych vecí a rodiny, ak plánuje zamestnať zamestnanca na pracovný pomer. Je potrebné vyhotoviť a podpísať pracovnú zmluvu alebo dohodu a oboznámiť zamestnanca s právami a povinnosťami, pracovnými a mzdovými podmienkami.
Pri nástupe do zamestnania je zamestnávateľ povinný zamestnanca oboznámiť s pracovným poriadkom, právnymi predpismi a predpismi na zaistenie BOZP. Taktiež by mal oboznámiť zamestnanca so zásadou rovnakého zaobchádzania a vnútorným predpisom upravujúcim oznamovanie protispoločenskej činnosti.
Dôležité je aj správne nastavenie onboardingu, ktorý pomáha zamestnancovi rýchlo sa adaptovať, znižuje fluktuáciu a zvyšuje produktivitu. Onboarding nekončí prvým dňom, ale zahŕňa aj adaptačný proces.
Pri nástupe do zamestnania môže zamestnanec podpisovať rôzne dokumenty na uplatnenie zvýhodnení, ako napríklad vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu, oznámenia týkajúce sa odvodových úľav pre študentov a dôchodcov, či oznámenie na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku.
V oblasti spracovania osobných údajov musí zamestnávateľ dodržiavať zákon o ochrane osobných údajov. V prípade poverenia spracovaním osobných údajov externou firmou je potrebné uzatvoriť s ňou zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov.
tags: #prijimanie #zamestnancov #a #povinnosti #voci #poistovniam