Pozvánka na zhromaždenie spoločenstva vlastníkov bytov: Náležitosti a proces

V cykle o bytoch a bývaní pokračujeme v kapitolách venovaných organizácii schôdzí vlastníkov bytov a nebytových priestorov v bytovom dome. Hoci sa môže zdať, že pozvánka vlastníkom na schôdzu či zhromaždenie a samotný program sú len formálnou záležitosťou, v prípade, že sa problém rieši, napríklad súdnou cestou, môže sa práve pozvánka stať kameňom úrazu. Zákon č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov (ďalej len „zákon“) obsahuje relatívne podrobnú úpravu zvolávania schôdze alebo vypísania písomného hlasovania. Schôdza vlastníkov bytov a zhromaždenie členov SVB sú najvyššími orgánmi na výkon práv vlastníkov bytov a nebytových priestorov.

I. Zvolávanie schôdze a doručovanie pozvánky

Kto je oprávnený zvolať schôdzu?

Štvrtina vlastníkov bytov a nebytových priestorov (NP) v dome alebo predseda SVB majú právo požiadať správcu alebo radu SVB o zvolanie schôdze. Až v prípade nesplnenia tejto povinnosti zo strany správcu alebo rady SVB môžu schôdzu zvolať štvrtina vlastníkov bytov a NP v dome alebo predseda SVB. Náležitosti žiadosti o zvolanie schôdze zákon nerieši.

Spôsob doručovania oznámenia

Oznámenie o zvolaní schôdze vlastníkov sa doručuje v listinnej podobe každému vlastníkovi bytu alebo nebytového priestoru v dome, ak zmluva o spoločenstve alebo zmluvy o výkone správy neurčia iný spôsob doručovania.

II. Tvorba a zmeny programu schôdze

Efektívna príprava programu

Aby schôdza vlastníkov mala zmysel, je dôležité tvoriť program efektívne, aby pokryl čo najviac návrhov a požiadaviek vlastníkov, ktoré by mali byť predmetom schôdze. Ak správca plánuje v konkrétnom bytovom dome schôdzu vlastníkov, mal by v dostatočnom predstihu myslieť na to, že vlastníci majú možno svoje témy, ktoré by mohli byť predmetom schôdze vlastníkov. Dobrým riešením je napríklad ešte pred samotným oznámením o zvolaní schôdze vlastníkov spôsobom obvyklým v bytovom dome informovať o tom, že sa v blízkej budúcnosti bude konať schôdza, aby predložili správcovi/SVB svoje návrhy na program schôdze. Zákon č. 182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov otázku vyriešil ustanovením, ktoré prikazuje program oznámiť vlastníkom sedem dní vopred (§ 14a ods. 2 zákona 182/1993 Z.z.).

Príklad programu schôdze

• Privítanie a zahájenie.
• Voľba predsedu valného zhromaždenia.
• Voľba zapisovateľa a overovateľa zápisnice.
• Správa predsedu výkonného výboru o činnosti, o technickom stave domu a opravách pri jeho údržbe za rok 2018 a úlohách na rok 2019.
• Správa hospodára o hospodárení Spoločenstva, čerpanie rozpočtu za rok 2018, informácie o vyúčtovaní za rok 2018 a návrh rozpočtu na rok 2019.
• Správa predsedu DR o kontrolnej činnosti za rok 2018.
• Voľba orgánov Spoločenstva - predseda, DR, poradný výbor predsedu zložený zo zástupcov jednotlivých vchodov.
• Schvaľovanie Dodatku k Zmluve dodatku Stanov podľa zmeny Zákona 182/1993 Z.z. novelou č. 283/2018 Z. z.

Možné zmeny a doplnenia programu

Na začiatku schôdze sa stáva, že niekto navrhne zmenu programu schôdze. Následne vzniká polemika, či zmena na začiatku schôdze možná je alebo nie je. Rozhodujúcim faktorom, či pripustiť takúto zmenu, je obsah samotného návrhu. Doplnenie programu o tému, ktorá by sa mohla veľkou mierou dotknúť výkonu vlastníckeho práva vlastníkov, je neprípustné. Pri zásadnej zmene programu by vlastník svoju neúčasť mohol prípadne prehodnotiť.

Ak je programom schôdze vymaľovanie spoločnej chodby v suteréne bytového domu a vlastníci žiadajú doplnenie programu o náter aj olejového sokla, takéto doplnenie by bolo teoreticky prípustné. Podobne, ak je programom schôdze prístupový systém a niekto navrhne doplniť program schôdze o pravidlá možnosti otvárania z bytov a jeho rozšírenia na videotelefón, nejde o celkom novú tému a takáto zmena je prípustná. Máme však za to, že v zásade nepotrebuje osobitný súhlas na doplnenie programu schôdze, aby sa v bode schôdze o prístupovom systéme dala prejednávať.

Vypustenie bodu programu naopak nikomu neuprie možnosť výkonu jeho práv a toto podľa nášho názoru možné je, avšak takúto zmenu neodporúčame pre zamedzenie zbytočných emócií. Naopak, ak by vlastníci požadovali vypustenie nejakého bodu programu, takýmto konaním sa nikomu neuprie možnosť výkonu jeho práv.

Často sa opakuje otázka, či musíme alebo nemusíme do programu schôdze zaradiť bod „rôzne“ alebo „diskusia“. Tento bod sa samozrejme zaradiť do programu schôdze nemusí. Ak však v bode rôzne jeden z vlastníkov navrhne úlohu pre správcu, predsedajúci je povinný takýto návrh prejednať, nejedná sa o doplnenie programu schôdze.

Vlastníci na záver schôdze môžu navrhnúť, aby sa na základe výsledkov diskusie niektoré veci schválili vo forme písomného hlasovania bez toho, že by takéto hlasovanie bolo v programe schôdze. Predsedajúci je povinný o takomto návrhu dať hlasovať a vlastníci sú oprávnení odsúhlasiť si termín, miesto hlasovania a jeho otázky aj bez toho, aby takéto hlasovanie bolo v programe schôdze.

III. Priebeh schôdze a hlasovanie

Orgány schôdze

Prvým bodom programu býva spravidla voľba orgánov schôdze. Orgánmi sú predsedajúci, zapisovateľ a viacerí overovatelia. Uvedený bod musí byť súčasťou schôdze, aj keby nebol v programe uvedený. Prvým hlasovaním musí byť voľba overovateľov. Predsedajúci navrhne overovateľov zápisnice a o každom jednotlivo riadi hlasovanie. Zákon síce číselne neupresňuje, koľko môže, alebo musí, byť overovateľov, ale ich existenciu určuje v množnom čísle, a preto máme za to, že by mali byť najmenej dvaja. Výsledok hlasovania predsedajúci ihneď vyhlási a tým sú overovatelia ustanovení do orgánu schôdze. O zapisovateľovi predsedajúci taktiež dá hlasovať.

O orgánoch schôdze, teda o predsedajúcom, zapisovateľovi a overovateľoch vlastníci hlasujú tak, že rozhodnutie prijme nadpolovičná väčšina prítomných vlastníkov. V zmysle §14a ods. 3 zákona 182/1993 Z.z. sa neuvádza, kto vedie schôdzu, ak si ju zvoláva štvrtina vlastníkov. Vtedy sa táto štvrtina vopred dohodne na jednej osobe z jej radov, ktorá schôdzu vedie. Pri spoločenstvách, ak predseda nie je zvolený a jeho právomoci prevzal jeden člen rady, tento zároveň prevzal aj právo viesť zhromaždenie.

Prezenčná listina a overovanie totožnosti

POZOR: na prezenčnej listine musia byť označení všetci vlastníci bytov a nebytových priestorov podľa listu vlastníctva aktuálneho v čase konania schôdze vlastníkov. Predsedajúci zabezpečí prezenčnú listinu, v ktorej budú vyznačení prítomní vlastníci s počtom platných hlasov. Na tieto účely je predsedajúci oprávnený kontrolovať preukaz totožnosti, aby zamedzil zámene vlastníka za menovca alebo úplne inú osobu. Rovnako je ako vlastník oprávnený žiadať preukázať sa úradne overenou plnou mocou pri zastupovaní vlastníka na základe takejto plnej moci. Odopretie preukázania totožnosti je dôvodom na nepriznanie hlasovacieho práva, ak osobu nie je možné spoľahlivo stotožniť inak.

Hlasovacie právo a jeho výkon

Jednou z bazálnych vecí na schôdzi je výkon hlasovacieho práva. Toto právo prislúcha každému vlastníkovi bytu alebo nebytového priestoru alebo nositeľovi jeho práv na základe plnej moci. U držiteľov plnej moci je potrebné poznamenať, že splnomocnenie udelené podľa zákona č. 182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov umožňuje len hlasovanie, nie výkon funkcie. Takže takáto osoba sa na účely prípadného vedenia schôdze počíta za osobu bez vzťahu k nehnuteľnosti.

Pri bezpodielovom spoluvlastníctve manželov stačí účasť jedného z manželov. Bežné veci týkajúce sa spoločných vecí môže vybavovať každý z manželov. Z právnych úkonov týkajúcich sa spoločných vecí sú oprávnení a povinní obaja manželia spoločne a nerozdielne. Pri nezhode názoru manželov na správu majetku o právach a povinnostiach rozhodne na návrh niektorého z nich súd. Práva a povinnosti manželov sú rovnaké.

Zároveň pri podielovom spoluvlastníctve s ohľadom na § 139 Občianskeho zákonníka platí, že za platný hlas pri podielovom spoluvlastníctve sa považuje hlas väčšiny podielu. Nakoľko však pravidlá prijímania rozhodnutia nie sú upravené v OZ, aktuálna judikatúra sa prikláňa k názoru, že za podielových spoluvlastníkov sa môže vyjadriť aj menšinový spoluvlastník. Ak za daný priestor neexistuje prejav vôle opačný, je možné uznať aj hlas menšinového spoluvlastníka. O hospodárení so spoločnou vecou rozhodujú spoluvlastníci väčšinou počítanou podľa veľkosti podielov. V praxi to znamená, že na platnosť hlasu a teda jeho započítanie do výsledkov hlasovania je potrebné, aby bol hlas vyjadrený za viac ako 1/2 podielu.

Spoluvlastník, ktorý nesúhlasí s takým hospodárením so spoločnou vecou, ktoré určilo rozhodnutie spoluvlastníkov väčšinou počítanou podľa veľkosti podielov (tzv. majoritný princíp), nemôže sa úspešne domáhať na súde rozhodnutia o inom hospodárení s touto vecou (toto právo má len vtedy, ak sa nedosiahne väčšina alebo dohoda spoluvlastníkov).

Priebeh hlasovania a vyhlásenie výsledkov

Pred každým hlasovaním je potrebné vyhlásiť, koľko je prítomných hlasov. Po každom hlasovaní je potrebné vyhlásiť, koľko hlasov je za, koľko proti návrhu a koľko sa zdržalo hlasovania.

Ak vlastníci odhlasovali, že opravu brány realizuje firma XY, a otázka znela, kto je za to, aby opravu brány realizovala firma XY, po spočítaní hlasov predsedajúci nadiktoval výsledok hlasovania a uznesenie, že vlastníci rozhodli, že bránu opraví firma XY za sumu xxxx,- €. Takéto uznesenie však nie je v súlade so skutočnosťou a overovatelia by ho mali napadnúť, nakoľko o sume sa nehlasovalo. Platí teda, že suma týmto hlasovaním nebola schválená, vyžaduje to ďalšie hlasovanie. Je možné ho urobiť vzápätí na danej schôdzi, v danom bode programu.

Diskusia a moderovanie

Predsedajúci vedie diskusiu a na rečnenie udeľuje slovo. Občas sa vyskytnú rečníci, ktorých nie je možné nijako zastaviť. Prakticky nie je nijako možné obmedziť dĺžku príspevku diskutujúcich a zvládanie moderovania je len na schopnostiach predsedajúceho. Podstatné je, aby predsedajúci správne viedol najmä hlasovania.

Mimoriadne ukončenie schôdze

Za mimoriadne ukončenie schôdze sa považuje ukončenie pred prejednaním celého programu schôdze bez ohľadu na dôvod, ktorým môže byť ukončenie času prenájmu sály, nepredvídateľná okolnosť ako napríklad zdravotná komplikácia účastníka schôdze a iné. Dôvod však musí byť jasne vyhlásený, konkrétny a určitý, nesmie byť účelový ani nepravdivý.

IV. Zápisnica a písomné hlasovanie

Zápisnica zo schôdze

Zápisnica plní úlohu zápisu o priebehu schôdze vlastníkov, a teda o určitých právne významných skutočnostiach. Je chronologickým sledom udalostí zachytávajúcim priebeh rokovania vlastníkov. Musí obsahovať dôležité údaje, okrem identifikačných údajov bytového domu v hlavičke, údaje o čase začatia, o programe, o počte zúčastnených, o predmete rokovania, prijatých rozhodnutiach atď., počte hlasujúcich pre a proti aj tých, ktorí sa zdržali hlasovania. Zápisnica nie je výsledok hlasovania. Výsledok hlasovania sú rozhodnutia, o ktorých sa hlasovalo. Na oznámení výsledku hlasovania musí byť uvedený aj dátum zverejnenia.

V zmysle §14a ods. 5 zákona myslel zákonodarca aj na to, ak overovateľ odmietne podpísať zápisnicu. V tomto prípade by mal overovateľ písomným vyjadrením, ktoré je prílohou zápisnice, zdôvodniť svoje rozhodnutie zápisnicu nepodpísať. Ak sa odmietne vyjadriť, odporúčame, aby to bolo zapísané v zápisnici - odmietnutie vyjadrenia.

Písomné hlasovanie

Písomné hlasovanie vyhodnocuje ten, kto ho vyhlásil. Ide o atypický inštitút v súlade so zákonom č. 182/1993 Z. z. Informácia o písomnom hlasovaní musí okrem identifikačných údajov bytového domu a vyhlasovateľa obsahovať termín a miesto hlasovania. Zákon taxatívne vymedzuje predmet hlasovania, na ktorý je možné použiť to ktoré kvórum.

V. Ochrana osobných údajov a zmluvy o správe

Spracovanie osobných údajov (GDPR)

V niektorých prípadoch je nutné mať spracovaný len dokument s názvom „Záznam o spracovateľských činnostiach“ a niekedy je potrebné mať „Posúdenie vplyvu“ v závislosti od rozsahu spracúvania osobných údajov a tiež typu osobného údaja. Ak je spracovaný určitý údaj osobitnej kategórie, napr. farba pleti pri kamerovom zázname, je potrebné mať spracované „Posúdenie vplyvu“ podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Podľa typu spracúvaných osobných údajov nastavíme ochranu tak, aby nedošlo k porušeniu povinností. Či už pôjde o záznam o spracovateľských činnostiach alebo posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov.

Výhodou riešenia ochrany osobných údajov prostredníctvom ZLSBD je, že sa poplatok započítava do členského poplatku v závislosti od toho, ktorý poplatok je vyšší. Ak je teda členský poplatok 30 € a ide o SVB, poplatok za dokumentáciu je len zvyšných 35 €. V prípade členského vo výške napr. 650 €, doplatok pre správcu sa neplatí.

Význam zmlúv o spoločenstve a o výkone správy

Novela zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov s účinnosťou od 1.11.2018 priniesla mnoho nových práv a povinností pre spoločenstvá vlastníkov, pre správcov bytových domov, aj pre samotných vlastníkov bytov a nebytových priestorov. Vzhľadom na túto širokú koncepciu nových pravidiel je potrebné mať elementárny dokument v oblasti správy bytových domov v maximálnom poriadku a v súlade so zákonom. Je nevyhnutné za každých okolností schôdzu a zhromaždenie zvolať (napr. za účelom určenia overovateľov zápisnice a tiež overovateľov písomného hlasovania, zvolenia si poverenej osoby za účelom podpisu zmlúv a pod.).

Odporúčame preto kvórom nadpolovičnej väčšiny všetkých vlastníkov rozhodnúť o novej zmluve o výkone správy alebo o spoločenstve. Nie je pragmatické a efektívne spoliehať sa na ustanovenie § 25a, v zmysle ktorého ak niektoré ustanovenie zmluvy nie je v súlade so zákonom, platí znenie zákona. Je vhodné mať pravidlá jasné a podrobne určené v zmluvách.

Pre spoločenstvá vlastníkov máme spracovanú zmluvu o spoločenstve podľa účinných právnych predpisov ku dňu 1.aprílu 2019, teda aj v zmysle novely bytového zákona č. 283/2018 Z. z.. Z rovnakého dôvodu je potrebná aj zmluva o výkone správy. Nie je to nevyhnutná právna zmena, je to pre bytový dom potrebné a žiadúce. Naši interní právnici spracovali vzorovú zmluvu o výkone správy, ktorá nevychádza len z právnej teórie a z textu zákona, ale je navyše upravená praxou a judikatúrou všeobecných súdov v oblasti výkonu správy a rozhodnutiami Slovenskej obchodnej inšpekcie.

§ 6 bytového zákona jasne určuje vylučujúcu alternatívu spôsobov výkonu správy. Buď tvoria vlastníci v bytovom dome spoločenstvo vlastníkov bytov a nebytových priestorov, alebo sú vo vzťahu k správcovi bytového domu na základe zmluvy o výkone správy. V prípade ak sú uzavreté obe zmluvy na jeden bytový dom, platná je len zmluva uzavretá skôr. Spoločenstvo však často nedokáže vykonávať všetky činnosti v oblasti výkonu správy a deleguje ich mandátnou zmluvou na správcu alebo na iný subjekt, ktorý ani správcom bytového domu byť nemusí. Ak je však mandátnou zmluvou prenesený na správcu veľký rozsah činností, je takáto mandátna zmluva neplatná.

Doterajšie znenie zákona sa nezaoberalo formou a obsahom dokumentácie súvisiacej so správou bytových domov, resp. iba okrajovo. Novela č. 283/2018 Z. z. zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov č. 182/1993 Z. z. už prináša podrobnosti súvisiace s niektorými dokumentmi, ich formou aj obsahom. Predpisuje rozsah dokladov aj okruh osôb, ktoré ich pripravujú, parafujú a sú za ne zodpovedné.

tags: #pozvanka #na #zhromazdenie #spolocenstva #vlastnikov #bytov