Potreba napísať pozvánku vzniká vždy, keď organizujeme akúkoľvek akciu. V kontexte prípravného kurzu je cieľom pozvánky osloviť adresáta, vzbudiť v ňom chuť zúčastniť sa kurzu a oznámiť mu všetky potrebné informácie týkajúce sa udalosti. Bez relevantných údajov o dátume, čase a mieste konania by pozvánka bola úplne zbytočná, pretože hosť by netušil, kam a kedy má ísť.
Kľúčové informácie, ktoré by nemali chýbať v pozvánke
Na pozvánke by mali byť uvedené všetky dôležité údaje, aby mali účastníci maximum informácií.
Hostiteľ a adresát
- Z pozvánky musí byť jasné, kto je hostiteľ (organizátor kurzu) a koho pozýva.
- Hostiteľ pozýva vždy v tretej osobe (napríklad: "Akadémia XYZ pozýva pána/pani...").
- Na predtlačených pozvánkach sa meno dotlačí alebo pripíše rukou, a to vždy písaným písmom, aj pri dotlači sa zvolí písaný typ písma.
- Pozvánka býva občas adresovaná priamo na meno a vtedy je neprenosná. Ak nie je v pozvánke uvedené, že je vítaný partner pozvaného, tak ho na kurz nemožno zobrať.
Podrobnosti o kurze: účel, dátum, čas a miesto
Na začiatku je dobré uviesť, na čo konkrétne daného človeka pozývame, napríklad: "Pozývame Vás na prípravný kurz z matematiky."
- Uvedieme, o akú akciu ide (napr. prípravný kurz, prijímacia skúška, informačné stretnutie k odboru).
- Nasleduje miesto a hodina. Ak miesto nie je všeobecne známe, doplníme aj presnú adresu a bližšie určenie (napr. číslo miestnosti, poschodie).
- Čas konania akcie je potrebné špecifikovať:
- Ak uvedieme „od 19 hodiny“, znamená to, že účastníci môžu prísť aj po tejto hodine.
- Z údaju „od 19 hodiny do 21 hodiny“ je zrejmé, že sú účastníci očakávaní v tomto časovom rozmedzí.
- Ak uvedieme „o 19.30 hod.“, znamená to, že akcia sa začína presne v danú hodinu.
Potvrdenie účasti (R.S.V.P.)
Pri akciách s presným počtom hostí, alebo tam, kde potrebujete obsadiť každé miesto, je vhodné vyžiadať si aj potvrdenie o účasti.
- Na pozvánke sa uvedie skratka R.S.V.P. alebo RLO.
- Môžete uviesť aj „prosíme o potvrdenie Vašej účasti“ alebo „Vašu účasť prosím potvrďte do [dátum]“.
- R.S.V.P. je medzinárodne používaná skratka pôvodne z francúzštiny, ktorá znamená „Odpovedzte, prosím“.
- Za textom R.S.V.P. býva uvedené telefónne číslo alebo e-mail, na ktorý sa má pozvaný ozvať. Vašu prípadnú neúčasť je tiež vhodné oznámiť do stanoveného termínu.
Dress code (typ oblečenia)
Súčasťou pozvánky môže byť požiadavka na vhodné oblečenie, označovaná ako Dress kód alebo Dress code. Neuvedením tejto informácie môžeme pozvaného dostať do rozpakov, pretože musí sám uvažovať, aké oblečenie bude vhodné, a vychádzať môže iba z údajov uvedených na pozvánke. Uvedenie dress code zabráni zbytočným faux pas.
- Dress code sa zvyčajne uvádza iba pre mužov, nakoľko variantov dámskeho oblečenia je toľko, že ich nemožno jednoznačne popísať. Žena sa potom oblečie tak, aby s mužom vytvorili zladený pár.
- Nie je vhodné byť oblečený lepšie alebo horšie ako hostiteľ.
- Ak na pozvánke dress code nenájdeme, musíme si poradiť sami. Zvážime, kedy a kde sa akcia koná a do akej miery ju chápať formálne.
Postup odosielania pozvánok na prípravný kurz v digitálnom systéme
Predtým ako začnete uchádzačom posielať pozvánky, je kľúčové nastaviť im dátum a miestnosť prijímacej skúšky, alebo samotného kurzu. Digitálne systémy umožňujú efektívne oznámenie týchto informácií.
Nastavenie a výber uchádzačov
- V hornom menu informačného systému vyberte sekciu Správy/komunikácia.
- Pozvánky môžete poslať na všetky odbory naraz, alebo naraz iba na konkrétny odbor. Vyberte požadovaný odbor.
- Keďže pozvánky posielate všetkým uchádzačom, nemusíte jednotlivých uchádzačov zaškrtávať. Všetci uchádzači naraz sú označení čiernym zaškrtávačom v ľavom hornom rohu tabuľky.
Tvorba a personalizácia správy
- Kliknite na tlačidlo "Poslať správu".
- Napíšte predmet a text správy.
- Prispôsobený obsah môžete pridať cez možnosť "Vložiť pole". Napríklad mená a priezviská uchádzačov, dátum a miestnosť skúšky/kurzu. Každému adresátovi sa tak pošle personalizovaná pozvánka s jeho vlastnými údajmi.
- K správe môžete priložiť aj prílohy stlačením tlačidla Pripojiť súbor v spodnej časti okna. Ak pripájate prílohu, odporúčame pripájať PDF súbory namiesto DOCX súborov pre lepšiu kompatibilitu.
- Kliknite "Pokračovať" a správu odošlite.
Sledovanie odoslaných správ a odpovedí
- V stĺpci Správy vidíte všetky odoslané správy podľa predmetu správy.
- Ikona obálky naznačuje odoslanú správu:
- Plná oranžová obálka znamená neprečítanú správu.
- Prázdna obálka znamená, že adresát si už správu prečítal.
- Ak sa nastavíte myšou ponad obálku, ukáže sa termín odoslania/prečítania.
- Ikona šípky označuje odpoveď od rodiča/uchádzača. Ak ju označíte ako vybavenú, prefarbí sa na zeleno.
- Kliknutím na ikonu šípky sa zobrazia odpovede všetkých uchádzačov/rodičov na túto správu.
Tipy pre efektívnu pozvánku na prípravný kurz
- Včasné odoslanie: Pozvánky vždy odosielajte včas pred akciou, minimálne 3 týždne vopred, aby mali účastníci dostatok času na prípravu a potvrdenie účasti.
- Praktický formát: Pozvánka by mala mať praktický formát, aby sa hosťom zmestila do vrecka alebo do kabelky, ak ide o fyzickú pozvánku. Pri digitálnych pozvánkach dbajte na prehľadnosť a čitateľnosť na rôznych zariadeniach.
- Štylizácia a tón: Obsah a štylizácia textu je do istej miery ľubovoľná, ale text by mal byť primeraný skupine ľudí, pre ktorých je kurz určený. Zvážte, či je vhodný formálny, decentný alebo mierne neformálny tón.
- Grafické spracovanie: Grafické spracovanie a kvalita papiera (pri tlačených pozvánkach) sa môže líšiť v závislosti od úrovne a prestíže kurzu. Profesionálny vzhľad pozvánky zvyšuje jej dôveryhodnosť.