Úloha a poslanie sekretariátu vo firme
Základnou úlohou a poslaním zamestnancov sekretariátu je pomoc manažérovi v jeho riadiacej práci, čím sa zabezpečí plynulosť chodu firmy. Zamestnanci sekretariátu sú najbližšími spolupracovníkmi manažérov.
Druhy sekretariátov
V závislosti od veľkosti organizácie môžeme rozlišovať:
- Veľký sekretariát (typický pre ministerstvá, ústredné orgány)
Zamestnanci veľkého sekretariátu môžu mať široké spektrum úloh, vrátane:
- Vedenie evidencie a inventarizácie majetku.
- Riadenie využívania motorových vozidiel na základe požiadaviek spolupracovníkov.
- Vedenie peňažného denníka a pokladničnej knihy.
- Vybavovanie a vyplácanie cestovných náhrad.
- vypĺňanie rôznych formulárov a tlačív na používanie pracovných pomôcok.
- Upozorňovanie vedúcich pracovníkov na pracovné a životné jubileá.
Kolobeh písomností na sekretariáte
Jednou z kľúčových úloh sekretárky je zabezpečenie efektívneho kolobehu písomností, ktorý zahŕňa nasledujúce činnosti:
- Príjem písomností a ich triedenie podľa dôležitosti a charakteru (tajné, dôverné, na meno, ostatné, súkromné).
- Označovanie a zapisovanie písomností pomocou prezentačnej pečiatky a prideľovanie spisovej značky (napr. TV/129/05). Písomnosti sa následne evidujú v chronologicky a systematicky vedenom záznamníku.
- Obeh písomností po vyznačení oddelenia alebo zamestnanca, ktorému sú určené, a ich odovzdanie podľa pokynov manažéra.
- Vybavovanie písomností s dôrazom na dodržiavanie stanovených časových lehôt.
- Podpisovanie písomností zodpovednými osobami.
- Odosielanie písomností adresátom.
- Ukladanie písomností, ktoré sa na sekretariáte určitého celku zvyčajne archivujú po dobu jedného roka pred presunom do archívu.
- Vyraďovanie písomností (skartácia) po uplynutí ich lehoty uloženia.
Organizácia práce sekretárky
Sekretárka si svoje úlohy a práce rozdeľuje podľa naliehavosti do troch skupín:
- Úlohy, ktoré treba vykonať ihneď.
- Terminované úlohy s presne stanoveným časom plnenia.
- Úlohy, ktoré sú vybavované bez určenia konkrétneho termínu.
Náležitosti zápisnice z porady
V obchodnej praxi sa najčastejšie stretávame so stručnou zápisnicou. Medzi základné náležitosti zápisnice patria:
- Označenie písomnosti ako „Zápisnica“.
- Účel, na ktorý bola vypracovaná.
- Dátum konania, miesto a hodina stretnutia.
- Účasť účastníkov pracovnej porady. V prípade viac ako 10 účastníkov je potrebné vypracovať prezenčnú listinu, ktorá sa následne zapracuje do zápisnice.
- Program porady.
- Uvedenie mena toho, kto pracovnú poradu viedol.
- Formulácia úloh musí byť jasná a stručná, so stanovením termínu plnenia a zodpovednosti.
- Diskusia.
- Záver, vrátane informácie o tom, kto poradu ukončil.
- Miesto a dátum spracovania zápisnice.
Druhy zápisníc sa líšia podľa rozsahu:
- Stručná zápisnica: zvyčajne z pravidelných útvarových pracovných porád, obsahuje stručný obsah bez detailného rozpracovania bodov.
- Podrobná zápisnica: obsahuje krátky obsah jednotlivých bodov programu, prejavov, referátov a diskusných príspevkov, vrátane mien referujúcich.
- Doslovná zápisnica: používa sa len pri veľmi dôležitých poradách, konferenciách, zasadaniach parlamentu a pod.
Význam zápisníc spočíva v tom, že slúžia ako písomný doklad o priebehu porady a ako podklad pre kontrolu plnenia uložených úloh.
Činnosť sekretárky pred, počas a po pracovnej porade
Pred pracovnou poradou
Základnou úlohou sekretárky je príprava podkladov na rokovanie, zabezpečenie účasti pozvaných zamestnancov a v prípade účasti externých osôb, zoštylizovanie a odoslanie pozvánky minimálne 2 týždne vopred. Taktiež môže byť zodpovedná za prípravu občerstvenia.
Počas pracovnej porady
Sekretárka spracováva záznamy buď ručne, alebo prostredníctvom notebooku.
Po pracovnej porade
Sekretárka vypracúva zápisnicu (internú písomnosť dokumentačného charakteru) podľa rozhodnutia manažéra, zvyčajne do 48 hodín od skončenia porady.
Pozvánka na poradu ako vnútropodniková písomnosť
Pozvánka na poradu je vnútropodniková písomnosť komunikačného charakteru, ktorá informuje pozvaných o:
- Mieste konania.
- Čase konania.
- Cieli porady.
- Hlavných bodoch programu.
- Predpokladanom čase ukončenia.
Je nevyhnutné, aby bola pozvánka zaslaná včas, aby sa pozvaný pracovník mohol na poradu primerane pripraviť. Úprava pozvánky nie je formálne normovaná, avšak mala by obsahovať nasledujúce náležitosti:
- Záhlavie (adresa odosielateľa).
- Názov písomnosti (Pozvánka).
- Miesto konania.
- Čas konania.
- Program.
- Predpokladaný termín ukončenia porady.
- Miesto a dátum vyhotovenia pozvánky.
- Podpis osoby zodpovednej za vedenie porady.
Spôsob vyhotovenia pozvánky závisí od počtu účastníkov:
- Rozmnožením, ak sú pozvaní viacerí účastníci.
- Tlačou, v prípade pozvánok na medzinárodné sympóziá, konferencie alebo veľké kultúrne akcie.
Na pravidelné pracovné porady sa odporúča pozývať čo najmenej účastníkov, aby bolo rokovanie efektívne.
Prezenčná listina
Prezenčná listina slúži na zaznamenanie účasti osôb na porade, čo je jedna zo základných náležitostí zápisnice. Forma prezenčnej listiny závisí od počtu a identifikácie účastníkov:
- Ak sa vopred nevie, kto sa na poradu dostaví, odporúča sa, aby účastníci pri podpise uviedli poradové číslo.
- V prípade, že sú mená pozvaných známe vopred, môže prezenčná listina obsahovať predpísané mená, ktoré sa už len doplnia podpisom.
- Všeobecne použiteľná je prezenčná listina, kde nie sú vopred predpísané mená pozvaných, čo umožňuje zaznamenať aj prítomnosť náhradníkov bez nutnosti úpravy listiny.
Porovnanie pozvánky na valnú hromadu v rôznych typoch spoločností
Právo účastniť sa valnej hromady a podieľať sa na riadení spoločnosti patrí medzi základné práva spoločníkov. Pozvánka na valnú hromadu je kľúčovým dokumentom, prostredníctvom ktorého sú spoločníci informovaní o jej konaní a programe.
Spoločnosť s ručením obmedzeným (s.r.o.)
Podľa § 184 Zákona o obchodných korporáciách (ZOK) by mala byť pozvánka na valnú hromadu v s.r.o. písomná a doručená spoločníkom najmenej 15 dní pred konaním. Pozvánka by mala obsahovať:
- Informácie o mieste, dátume a hodine konania.
- Informácie o plánovanom programe.
Pozvánka sa štandardne zasiela na adresu spoločníka uvedenú v zozname spoločníkov. Miesto konania musí byť špecifikované dostatočne presne.
Akciová spoločnosť (a.s.)
V akciovej spoločnosti je spôsob zvolávania akcionárov odlišný. Podľa § 406 ZOK je svolávateľ povinný najmenej 30 dní pred konaním valnej hromady zverejniť pozvánku na internetových stránkach spoločnosti a zároveň ju zaslať akcionárom. Pozvánka musí byť na internetových stránkach dostupná až do okamihu konania valnej hromady.
Obsahové náležitosti pozvánky v a.s. sú podrobnejšie stanovené v § 407 ZOK a musia obsahovať minimálne:
- Firmu a sídlo spoločnosti.
- Miesto, dátum a hodinu konania valnej hromady.
- Označenie, či ide o riadnu alebo náhradnú valnú hromadu.
- Program valnej hromady a špecifikáciu osôb navrhovaných do voleného orgánu.
- Rozhodný deň a vysvetlenie jeho významu pre hlasovanie.
- Návrh uznesenia valnej hromady a jeho zdôvodnenie.
- Lehotu na doručenie vyjadrenia akcionára k programu (pri korešpondenčnom hlasovaní), ktorá nesmie byť kratšia ako 15 dní.
Pozvánka na valnú hromadu je dôležitým dokumentom, ktorý poskytuje spoločníkom či akcionárom potrebné informácie na prípravu a aktívnu účasť. Musí byť dostatočne určitá a zrozumiteľná. Záležitosti neuvedené v pozvánke môže valná hromada prejednať len so súhlasom všetkých spoločníkov alebo akcionárov.
tags: #pozvanka #na #poradu #riaditelov