Ako napísať pozvánku na mimoriadne valné zhromaždenie akcionárov

Valné zhromaždenie akciovej spoločnosti (a.s.) predstavuje najvyšší orgán spoločnosti, ktorý rozhoduje o najdôležitejších otázkach týkajúcich sa jej fungovania. Jeho zvolávanie a priebeh podliehajú prísnym zákonným ustanoveniam, ktorých cieľom je zabezpečiť práva akcionárov a transparentnosť rozhodovacích procesov. Miesto, dátum a hodina konania valného zhromaždenia sa musia určiť tak, aby čo najmenej obmedzovali možnosť akcionárov zúčastniť sa na valnom zhromaždení. Či už ide o riadne alebo mimoriadne valné zhromaždenie, proces zvolávania a náležitosti pozvánky sú kľúčové pre jeho platnosť.

Kto zvoláva valné zhromaždenie akciovej spoločnosti?

Zákon zveruje zvolávanie valného zhromaždenia do pôsobnosti predstavenstva. Predstavenstvo je zodpovedné za prípravu a realizáciu tohto kľúčového orgánu spoločnosti. V prípade, ak má spoločnosť len jediného akcionára, pôsobnosť valného zhromaždenia vykonáva tento akcionár. Tento akcionár môže kedykoľvek zvolať valné zhromaždenie, ktorého pôsobnosť vykonáva. Náklady spojené so zvolaním a s konaním valného zhromaždenia znáša spoločnosť.

Lehoty a spôsoby zvolávania valného zhromaždenia

Spôsob doručenia a lehota na zaslanie pozvánky alebo oznámenia o konaní valného zhromaždenia sa líšia v závislosti od typu akcií a statusu spoločnosti:

• Pri spoločnosti s akciami na meno zasiela predstavenstvo pozvánku všetkým akcionárom na adresu sídla alebo bydliska uvedenú v zozname akcionárov najmenej 30 dní pred konaním valného zhromaždenia.
• Pri spoločnosti s akciami na doručiteľa sa uverejňuje v tejto lehote oznámenie o konaní valného zhromaždenia v periodickej tlači s celoštátnou pôsobnosťou uverejňujúcej burzové správy, ak stanovy neurčujú inú periodickú tlač s celoštátnou pôsobnosťou. Stanovy môžu určiť aj iný spôsob uverejňovania. Spoločnosť zašle doporučeným listom majiteľovi akcie na doručiteľa oznámenie o konaní valného zhromaždenia v tej istej lehote na ním uvedenú adresu a na jeho náklady, ak majiteľ akcie na doručiteľa zriadil ako zábezpeku na úhradu nákladov s tým spojených záložné právo v prospech spoločnosti aspoň na jednu akciu spoločnosti.
• Verejné akciové spoločnosti sú povinné uverejňovať oznámenie o konaní valného zhromaždenia v periodickej tlači s celoštátnou pôsobnosťou uverejňujúcej burzové správy. Verejné akciové spoločnosti s akciami na doručiteľa sú navyše povinné oznámenie uverejniť aj v prostriedkoch, ktoré umožnia šírenie oznámenia o konaní valného zhromaždenia vo všetkých zmluvných štátoch Dohody o Európskom hospodárskom priestore v lehote podľa prvej vety.

Obsah pozvánky alebo oznámenia o konaní valného zhromaždenia

Pozvánka na valné zhromaždenie alebo oznámenie o konaní valného zhromaždenia musí obsahovať aspoň nasledujúce informácie:

1. Obchodné meno a sídlo spoločnosti.
2. Miesto, dátum a hodinu konania valného zhromaždenia.
3. Označenie, či sa zvoláva riadne alebo mimoriadne valné zhromaždenie.
4. Program rokovania valného zhromaždenia.
5. Rozhodujúci deň na uplatnenie práva účasti na valnom zhromaždení, ak spoločnosť vydala zaknihované akcie.

Ak je v programe valného zhromaždenia zaradená zmena stanov, pozvánka na valné zhromaždenie alebo oznámenie o jeho konaní musí obsahovať aspoň podstatu navrhovaných zmien.

Špecifické náležitosti pozvánky pre verejné akciové spoločnosti

Pozvánka na valné zhromaždenie alebo oznámenie o konaní valného zhromaždenia verejnej akciovej spoločnosti musí okrem zákonných náležitostí obsahovať aj:

• Poučenie akcionára o práve účasti na valnom zhromaždení a o práve hlasovať na ňom.
• Poučenie o práve akcionára požadovať informácie a vysvetlenia a o práve zaradiť ním určenú záležitosť do programu rokovania valného zhromaždenia, vrátane lehôt na ich uplatnenie. Ak webové sídlo spoločnosti obsahuje poučenie o týchto právach, stačí, ak pozvánka obsahuje lehoty na uplatnenie daných práv akcionára spolu s informáciou o uverejnení poučenia na webovom sídle spoločnosti.
• Poučenie o možnosti zúčastniť sa valného zhromaždenia v zastúpení na základe písomného splnomocnenia. K poučeniu sa pripojí vzor tlačiva, ktoré sa pri hlasovaní prostredníctvom splnomocnenca môže použiť s uvedením spôsobu a elektronických prostriedkov, ktorými spoločnosť prijíma oznámenia o vymenovaní, o zmene udeleného splnomocnenia a o odvolaní splnomocnenca.
• Poučenie o možnosti hlasovať s využitím poštových služieb pred konaním valného zhromaždenia (korešpondenčné hlasovanie) a o možnosti účasti a hlasovania na valnom zhromaždení prostredníctvom elektronických prostriedkov, ak je takáto účasť a hlasovanie na valnom zhromaždení upravené v stanovách spoločnosti. K poučeniu sa pripojí vzor tlačiva hlasovacieho lístka s uvedením adresy pre doručovanie, ak spoločnosť takýto vzor vydala.
• Určenie spôsobu, miesta a času na získanie úplného znenia dokumentov a návrhov prípadných uznesení valného zhromaždenia, ktoré sa budú prerokúvať v rámci určeného programu rokovania valného zhromaždenia.
• Uvedenie adresy webového sídla, na ktorom sú uverejnené údaje a dokumenty týkajúce sa valného zhromaždenia.

Práva akcionárov a účasť na valnom zhromaždení

Akcionár sa môže zúčastniť valného zhromaždenia a.s. aj prostredníctvom splnomocnenca na základe písomného splnomocnenia. Pokiaľ si akcionár zvolí viacerých splnomocnencov, spoločnosť umožní hlasovanie tomu splnomocnencovi, ktorý sa na valnom zhromaždení zapísal do listiny prítomných skôr. Dôležité je poznamenať, že splnomocnencom akcionára nemôže byť člen dozornej rady spoločnosti.

V prípade, ak spoločnosť odmietne vykonať zápis určitej osoby do listiny prítomných, musí túto skutočnosť uviesť do listiny prítomných spolu s dôvodmi odmietnutia. Listina prítomných je neoddeliteľnou prílohou zápisnice z konania valného zhromaždenia. Akcionári verejnej akciovej spoločnosti, ktorí hlasujú korešpondenčne alebo sa zúčastňujú valného zhromaždenia prostredníctvom elektronických prostriedkov, sa na účely zápisu do listiny prítomných považujú za prítomných akcionárov.

Zápisnica z valného zhromaždenia

Každý akcionár má právo požiadať predstavenstvo o vydanie kópie zápisnice alebo jej časti spolu s prílohami. Predstavenstvo je následne povinné bez zbytočného odkladu zaslať túto kópiu akcionárovi na ním uvedenú adresu alebo mu ju poskytnúť iným spôsobom podľa dohody s akcionárom. V opačnom prípade je povinné ju poskytnúť v mieste sídla spoločnosti. Ak stanovy neurčujú inak, náklady na vyhotovenie a zaslanie kópie zápisnice z valného zhromaždenia alebo jej časti spolu s prílohami znáša akcionár, ktorý o vydanie tejto kópie požiadal.

Zápisnice o valnom zhromaždení spolu s oznámením o konaní valného zhromaždenia alebo s pozvánkou na valné zhromaždenie a zoznam prítomných akcionárov spoločnosť uschováva po celý čas jej trvania.

Vzor pozvánky na valné zhromaždenie (ilustračný príklad)

Hoci nižšie uvedený vzor je určený pre valné zhromaždenie spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.), ilustruje všeobecnú štruktúru a kľúčové prvky, ktoré by mala obsahovať pozvánka aj pre akciovú spoločnosť, s doplnením o špecifické náležitosti pre a.s. a verejné a.s., ako je uvedené vyššie.

Vzor pozvánky vypracovali JUDr. Tímea Kovácsová, JUDr. Alexander Škrinár, CSc.

POZVÁNKA
na zasadnutie valného zhromaždenia obchodnej spoločnosti
JABULAN, s.r.o.
so sídlom SR, 949 01 Nitra, Bratislavská 1, IČO: 12 355 677,
zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel : Sro, vložka číslo : 12202/N

Valné zhromaždenie sa bude konať dňa ................. o .............. hod v sídle spoločnosti.

Program zasadnutia valného zhromaždenia:

1. Otvorenie zasadnutia valného zhromaždenia, voľba predsedu valného zhromaždenia a zapisovateľa
2. Odvolanie konateľa, Ing. Ronalda Mázika
3. Vymenovanie nového konateľa
4. Záver

Spoločník sa na zasadnutí valného zhromaždenia zúčastňuje osobne alebo v zastúpení splnomocnencom na základe písomného plnomocenstva. Splnomocnencom nesmie byť konateľ alebo člen dozornej rady spoločnosti.

Valné zhromaždenie spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.)

Hoci táto téma sa primárne venuje akciovým spoločnostiam, je dôležité spomenúť aj valné zhromaždenie spoločnosti s ručením obmedzeným (s.r.o.). Jedným z orgánov s.r.o. sú spoločníci, ktorí tvoria najvyšší orgán.

Valné zhromaždenie s.r.o. sa zvoláva spravidla písomnou pozvánkou v lehote stanovenej spoločenskou zmluvou. Každý spoločník, ktorého vklad dosahuje 10 % základného imania, má právo zvolať valné zhromaždenie. Na valnom zhromaždení sa volí predseda a zapisovateľ. Zápisnica musí obsahovať výsledok hlasovania. Predseda valného zhromaždenia a zapisovateľ musia podpísať zápisnicu.

Valné zhromaždenie s.r.o. rozhoduje spravidla jednoduchou väčšinou hlasov, avšak niektoré rozhodnutia (napríklad zmena spoločenskej zmluvy) vyžadujú vyšší počet hlasov, ak spoločenská zmluva neurčuje inak. V prípade spoločností, ktoré majú len jedného spoločníka, sa rozhodnutia zvyčajne riešia v písomnej forme.

Je dôležité nezabudnúť na povinnosť schválenia zostavenej účtovnej závierky. Valné zhromaždenie sa koná minimálne raz za rok, pričom spoločenská zmluva môže určiť aj kratšiu lehotu, napríklad raz za tri mesiace alebo raz za pol roka. Nedodržanie týchto pravidiel môže viesť k tomu, že spoločnosť môže byť zrušená súdom.

Dodržiavanie zákona, spoločenskej zmluvy a stanov pri konaní valného zhromaždenia je kľúčové pre jeho platnosť a právnu relevanciu všetkých prijatých rozhodnutí.

tags: #pozvanka #na #mimoriadne #valne #zhromazdenie