Táto kapitola popisuje postup pri zavedení novej účtovnej jednotky do programu POHODA vrátane súvisiacich nastavení. Účtovnou jednotkou rozumieme účtovníctvo jednej firmy v jednom účtovnom roku. Pre zákazkové vedenie účtovníctva umožňuje POHODA zaviesť prakticky neobmedzený počet účtovných jednotiek. Sprievodca zavedením účtovnej jednotky vám uľahčí založenie skúšobnej firmy alebo import databázy účtovníctva zo staršej verzie programu.
Zavedenie novej firmy
Pri prvom štarte programu POHODA sa automaticky spustí sprievodca zavedením účtovnej jednotky. Ak užívateľský účet nie je spojený so žiadnou jednotkou, potom sa po prihlásení do aplikácie zobrazí sprievodca zavedením novej firmy. Do účtovnej jednotky sa je možné potom prihlasovať i z aplikácie určenej pre chytré telefóny a tablety s operačným systémom Android alebo iOS.
Predpokladajme, že ste si najprv založili účtovníctvo skúšobnej firmy, pozreli sa na jeho obsah, zoznámili sa s programom a teraz chcete začať pracovať „naostro“. Vôbec prvým krokom je zadanie informácií o vašej firme do agendy Účtovné jednotky v ponuke Súbor. Tú vyvoláte stlačením klávesovej skratky CTRL+U.
Každá účtovná jednotka je fyzicky umiestnená v jednom dátovom súbore na pevnom disku počítača a má tiež svoj záznam v agende Účtovné jednotky. Založenie nového účtovníctva sa vykonáva rovnako ako založenie nového záznamu v iných agendách, teda stlačením klávesu INSERT, resp. povelom Vložiť.
Použitie Sprievodcu zavedením účtovnej jednotky
V Sprievodcovi zavedením účtovnej jednotky zvoľte vami používaný typ účtovníctva.
Podvojné účtovníctvo
Ak zvolíte Podvojné účtovníctvo a stlačíte tlačidlo Ďalej, môžete si vybrať účtovníctvo pre podnikateľov alebo účtovníctvo pre neziskové organizácie. Na ďalšej strane zaškrtnete voľbu Založiť novú účtovnú jednotku, následne stlačte tlačidlo Dokončiť a vyplňte formulár agendy.
Jednoduché účtovníctvo
V prípade voľby Jednoduché účtovníctvo je sprievodca kratší. Stlačte tlačidlo Ďalej a na nasledujúcej strane zaškrtnite možnosť Založiť novú účtovnú jednotku. Potom kliknete na Dokončiť a vyplníte formulár agendy.
Podrobnejšie informácie k jednotlivým poliam agendy získate v kontextovom pomocníkovi dostupnom po stlačení klávesovej skratky CTRL+F1.
Vyplnenie údajov firmy
Tu vám stručne predstavíme niektoré z polí agendy:
- Firma: uveďte obchodné meno podľa obchodného registra alebo živnostenského listu.
- Fakturačná adresa: zadajte fakturačnú adresu firmy.
- Adresa prevádzky: ak chcete na svojich dokladoch uvádzať i adresu prevádzky, stlačte záložku prevádzka a vyplňte príslušné údaje. Ak máte viac prevádzok, nadefinujte ich v rovnomennej agende v ponuke Nastavenie/Zoznamy.
- Stav: je v jednoduchom účtovníctve nastavené na voľbu Fyzická osoba a v prípade podvojného účtovníctva na voľbu Právnická osoba. Týmto nastavením iba ovplyvňujete výpočet dane z príjmov, ktorý vyvoláte povelom Daň z príjmov v ponuke Účtovníctvo.
- Obdobie: je prednastavené na Kalendárny rok a do tohto poľa môžete uviesť rok, ktorý si prajete spracovávať. Ak ale potrebujete zadať iné obdobie, potom kliknite ľavým tlačidlom myši na podčiarknutý text Obdobie, resp. zvoľte z ponuky Záznam povel Účtovné obdobie a v dialógovom okne zadajte príslušné údaje.
- Register: vyplňte údaj o zápise do obchodného registra alebo inej evidencie podľa platnej legislatívy tak, ako sa má uvádzať na obchodné doklady (napr. na vydané faktúry).
POHODA umožňuje bezproblémové spracovanie účtovníctva i z predchádzajúcich rokov: Jednoduché účtovníctvo od roku 1995 vrátane a podvojné od roku 1998.
Dátové súbory
Odporúčame do názvu súboru zakomponovať účtovný rok, aby nedošlo k omylu v prípade, že vediete účtovníctvo jednej firmy viac rokov. Názov dátového súboru sa automaticky vyplní na tvar IČO_rok.mdb, ale môžete si ho zmeniť podľa svojho uváženia (napr. Nový_2021.mdb).
Po úspešnom vyplnení všetkých údajov stlačte klávesovú skratku CTRL+ENTER alebo tlačidlo Uložiť. POHODA uloží záznam novej účtovnej jednotky na disk a databáza účtovníctva máte založenú.
Databázy sú uložené v priečinku Data v dátovom priečinku programu. Zoznam účtovných databáz je uložený v systémovej databáze Pohoda.Sys.mdb. Program pri každom spustení zisťuje a kontroluje obsah priečinka Data, prípadne opravuje konzistenciu týchto databáz.
Pre zmenu názvu dátového súboru sa môžete rozhodnúť i neskôr. Po úprave názvu v tomto poli a uložení záznamu sa dátový súbor účtovnej jednotky premenuje.
V prípade, že sa systémová databáza poruší (napr. z dôvodu výpadku elektriny), dokáže sa automaticky zotaviť. Ak priečinok Data obsahuje účtovné databázy, ktoré v systémovej databáze nie sú, ponúkne ich zaradenie do programu. Vďaka tejto vlastnosti môžete napríklad pridať (nahrať) ďalšie účtovníctvo zo záložného média a program ho pri spustení automaticky zaradí. A naopak, ak chýbajú niektoré súbory, označí ich záznamy v agende Účtovné jednotky a situáciu môžete vyriešiť obnovením daných súborov zo zálohy alebo zmazaním označených záznamov.
Práca s databázami
Údržbu systému je možné vykonávať i automaticky, a to prostredníctvom načasovaného spustenia programu POHODA, avšak s nastavenými parametrami /K a /Z.
V ponuke Databáza nájdete povel Správa databáz… Ten umožňuje vykonávať zálohovanie a údržbu databáz. Bližšie informácie sú k dispozícii v interaktívnom pomocníkovi.
Zabezpečenie databáz zabráni iným programom otvoriť databázu účtovníctva a ochráni tak vaše údaje pred nežiaducimi prístupmi.
Obľúbené účtovné jednotky
Ak program používa viac užívateľov zapísaných v agende Prístupové práva, môže mať každý z nich svoj zoznam najčastejšie používaných účtovných jednotiek.
Zoznam vytvorených účtovných jednotiek môžete filtrovať na prehľad obľúbených jednotiek, teda dátových súborov, s ktorými najčastejšie pracujete. Kliknutím na šípku dole na tlačidlo sa vysunie roletová ponuka s povelom pre pridanie aktuálneho záznamu do zoznamu obľúbených účtovných jednotiek. Obľúbené účtovné jednotky potom rýchlo vyberiete kliknutím na tlačidlo . Pre odstránenie aktuálneho záznamu zo zoznamu obľúbených účtovných jednotiek vyberte v roletovej ponuke povel Odstrániť z obľúbených.
Otvorenie účtovnej jednotky
Účtovníctvo otvoríte stlačením klávesu ENTER alebo povelom Otvoriť účtovníctvo z hlavnej ponuky agendy Účtovné jednotky. V stavovom riadku sa zobrazuje názov práve otvorenej účtovnej jednotky. Stlačením pravého tlačidla myši na názve účtovnej jednotky v stavovom riadku zobrazíte ponuku so zoznamom účtovných jednotiek. Takto rýchlo zvolíte inú účtovnú jednotku bez nutnosti opätovného otvorenia agendy Účtovné jednotky.
Účtovná uzávierka a prechod na nový rok
V programe POHODA je možné účtovať na prelome roka dvoma spôsobmi: účtovaním na prelome obdobia bez údajovej uzávierky alebo s údajovou uzávierkou.
Účtovanie na prelome obdobia bez údajovej uzávierky
Účtovanie na prelome roka nastavíte v agende Účtovníctvo/Uzávierka/Účtovanie na prelome období zaškrtnutím voľby Účtovanie v nasledujúcom období bez údajovej uzávierky. Automaticky sa taktiež vytvoria číselné rady pre nový rok.
V stavovom riadku je účtovanie v novom účtovnom období bez údajovej uzávierky indikované písmenom 'p' za číslom roka (napr.: 2021p znamená prechodné účtovanie v roku 2021 bez uzavretia roka 2020).
V dialógovom okne Účtovanie na prelome účtovných období môžete v hospodárskom roku ešte meniť kalendárny rok pre prácu v agendách miezd a pre priznanie DPH.
Keď zaškrtnete voľbu Účtovanie v nasledujúcom období bez údajovej uzávierky, sprístupní sa možnosť automatického zaúčtovania dokladov k časovému rozlíšeniu a odpisov dlhodobého majetku. Akonáhle danú možnosť zaškrtnete a potvrdíte OK, dôjde k vytvoreniu účtovných záznamov pre nasledujúce obdobie.
Údajová uzávierka
Údajová uzávierka slúži pre prevod potrebných údajov z roka na rok - rozdelí existujúce účtovníctvo do dvoch samostatných súborov. Údajová uzávierka je nevratná operácia, preto pred jej vykonaním zálohujte databázu účtovnej jednotky.
Po vykonaní údajovej uzávierky pribudne v agende Účtovné jednotky nová účtovná jednotka - firma s rovnakým názvom na ďalší účtovný rok. Tá obsahuje všetky doklady nového roka vytvorené v existujúcom účtovníctve. Prevezmú sa do nej stavy všetkých bankových účtov a pokladní ku koncu minulého roka a nastavia sa ako počiatočné stavy.
Účtovníctvo starého roka zostane i naďalej v zozname účtovných jednotiek v agende Súbor/Účtovné jednotky. Údajová uzávierka z tejto databázy odstráni všetky záznamy s dátumom nového roka, ktoré boli prevedené do novej databázy. S týmto účtovníctvom môžete i naďalej pracovať - slúži na prehliadanie, vyhľadávanie a tlač zostáv.
V priebehu údajovej uzávierky program nastaví v agende Počiatočné stavy účtov i príslušné hodnoty prevzaté z účtovnej uzávierky.
Kroky pred účtovnou uzávierkou
Pred samotnou účtovnou uzávierkou je potrebné vykonať niekoľko dôležitých krokov:
- Prekontrolovanie účtovných zápisov: Uistite sa, že sú dokončené všetky účtovné zápisy, t.j. všetky denné záznamy majú priradenú predkontáciu.
- Ročné zúčtovanie záloh: Vykonajte ročné zúčtovanie záloh.
- Uzávierka kurzových rozdielov: V ponuke Účtovníctvo/Uzávierka/Uzávierka kurzových rozdielov nájdete dva povely. Vykonajte uzávierku kurzových rozdielov pre neuhradené pohľadávky a záväzky a tiež pre devízové účty a valutové pokladne.
- Zostavenie inventúry: Zostavte inventúru a zaúčtujte ju.
- Prepočet kurzov: Ak máte valutovú pokladňu či devízový účet, prepočítajte ich konečný stav kurzom ECB k 31. 12.
Ďalšie kroky a kontroly
Nezabudnite ešte na tieto kroky:
- Počiatočné stavy na súvahových účtoch: Musia súhlasiť s koncovými stavmi minulého účtovného obdobia. Súvaha musí nadväzovať na predchádzajúci rok.
- Nulový zostatok pri niektorých účtoch: Účty 111 - Obstaranie materiálu a 131 - Obstaranie tovaru musia k dátumu závierky vykazovať nulový zostatok. Kontrola sa týka účtov 111, 131, 395, 399, 431. Tieto účty nesmú mať ku koncu účtovného obdobia žiadny zostatok. Potrebné preúčtovanie vykonajte v agende Interné doklady na účty, ktoré vstupujú do súvahy. Napr. účet 431 preúčtujete na účet 428, resp.
- Prepočet váženej nákupnej ceny: Pred zostavením inventúry je potrebné vykonať aktualizáciu váženej nákupnej ceny zásob cez povel Záznam/Preceniť nákupné ceny.
- Inventúra: Inventúru zostavujete pomocou agendy Sklady/Inventúra. V tejto agende zvolíte ponuku Záznam/Zostaviť inventúru a zadáte dátum, ku ktorému sa táto inventúra vytvára.
- Zaúčtovanie inventúrnych rozdielov: Inventúrne rozdiely je možné vyrovnať povelom Zaúčtovať inventúru cez ponuku Záznam.
- Nevyfakturované dodávky: Vznikajú, ak odberateľ obdržal dodávku materiálu do konca účtovného obdobia, avšak faktúra nedošla tak, aby mohla byť zaúčtovaná účtovnou jednotkou v tomto účtovnom období.
- Odhady oceňovania zásob: Prehľad odchýlok oceňovania zásob pomocou metódy váženej nákupnej ceny spôsobených zaokrúhľovacími rozdielmi nájdete v tlačovej zostave Odchýlka metódy váženej nákupnej ceny v agende Zásoby.
- Skladová evidencia: Pri účtovaní skladov spôsobom A musia súhlasiť zostatky na účtoch 112 a 132 s tlačovou zostavou Stav skladov v agende Zásoby so stĺpcom Ocenenie skladov.
- Zaúčtovanie konečného stavu zásob: V agende Interné doklady zaúčtujete konečný stav zásob materiálu zistený pri inventarizácii na účty 112/501, tovaru na 132/504.
Zostavy na kontrolu
V agende Účtovná osnova prekontrolujte, či sú pri jednotlivých účtoch vyplnené správne riadky pre súvahu v plnom rozsahu a výkaz ziskov a strát v plnom rozsahu. Pohyby na jednotlivých účtoch nájdete v tlačovej zostave Pohyb na účte. Zostatky účtov 311 a 321 musia súhlasiť s Knihou pohľadávok, resp. Knihou záväzkov.
V agende Účtovný denník prekontrolujte tlačové zostavy so žltou ikonou Súvaha a Výsledovka. Pre potreby daňového úradu tu taktiež vytlačte, resp. vygenerujte príslušné zostavy.
Zostava Kontrola účtov obsahuje doklady zaúčtované na účty, ktoré chýbajú v účtovej osnove v programe POHODA. Zostava Doklady k zaúčtovaniu (predkontácia Neviem) vypíše doklady, ktoré doteraz nie sú zaúčtované v účtovnom denníku (u ktorých bola použitá predkontácia Neviem). V zostave Mimoúčtovné záznamy (predkontácia Bez) sú uvedené doklady, ktoré zámerne neboli zaúčtované na žiadne účty (pohľadávky a záväzky z predchádzajúcich účtovných období, počiatočné stavy banky a pokladne atď.). Zostava Doklady s vlastnou predkontáciou Bez obsahuje doklady, pri ktorých bola použitá Vlastná predkontácia Bez. Doklady nevytvoria zápis v účtovnom denníku, vybraný účet bude použitý pri likvidácii. Zostava Kontrola väzieb na zdrojové doklady informuje o záznamoch v denníku, pre ktoré neexistuje zdrojový doklad. Táto zostava by mala byť prázdna.
Vykonanie účtovnej uzávierky
Ak ste vykonali všetky potrebné kontroly a s nimi súvisiace účtovné operácie, môžete vykonať účtovnú uzávierku, ktorú vykonáte prostredníctvom povelu Účtovníctvo/Uzávierka/Účtovná uzávierka. Táto funkcia vykoná uzatvorenie účtov, zostatky jednotlivých súvahových účtov zaúčtuje proti závierkovému účtu 702 a zostatky výsledkových účtov prevedie jediným zápisom na účet 710. Tým sa zostatky účtov vynulujú.
Vzhľadom k tomu, že zásoby v programe POHODA sú ocenené váženou nákupnou cenou, je vhodné pred účtovnou uzávierkou vykonať prepočet a úplnú opravu integrity údajov, ktorej súčasťou je prepočet váženej nákupnej ceny.
Doklady vytvorené účtovnou uzávierkou môžete kedykoľvek zrušiť.
Ročné zúčtovanie dane
Zamestnancom, ktorí požiadajú o ročné zúčtovanie záloh DzP a predložia potrebné doklady do 15. 2. príslušného roka, zaškrtnite v agende Personalistika na záložke Zamestnanec pole Ročné zúčtovanie preddavkov na daň.
Zamestnanci musia doložiť príjmy od iných zamestnávateľov a dodatočné uplatnenie niektorých odpočtov, ktoré neuplatnili v priebehu roka. Tieto údaje zapíšete každému zamestnancovi na záložku Dane. Podľa potreby použite v poli Typ v tabuľke položky obsahujúce slová "Uplatnené inde:", resp. V agende Personalistika zvolíte ponuku Záznam/Ročné zúčtovanie. V dialógovom okne nastavíte mesiac, v ktorom majú byť vysporiadané preplatky a nedoplatky na dani. Vysporiadanie sa vykoná v mzde za zvolený mesiac (čiastka bude uvedená v poli Ročné zúčtovanie dane a pole Roč. zúčt. - daň.
Po zvolení náhľadu na túto tlačovú zostavu sa zobrazí dialógové okno, pomocou ktorého vyplníte údaje, ktoré do zostavy nevstupujú z programu POHODA.
Čiastku náhrady z tlačovej zostavy Kniha jázd v prípade použitia súkromného vozidla ručne zaúčtujte v agende Interné doklady. Pre jednotlivé firemné vozidlá je v tlačovej zostave Priemerná spotreba vypočítaná podľa počtu km a načerpaných litrov normovaná spotreba.
Špecifické situácie a nastavenia
Účtovanie kurzových rozdielov
Uzávierku kurzových rozdielov vykonáte v agende Účtovníctvo/Uzávierka/Uzávierka kurzových rozdielov. Existujú dve možnosti:
- Neuhradených pohľadávok a záväzkov: Táto funkcia vypočíta k jednotlivým neuhradeným pohľadávkam a záväzkom z daného zdaňovacieho obdobia v cudzej mene kurzové rozdiely. Vytvorí pre ne interné doklady a aktualizuje na dokladoch čiastku "K likvidácii". Interné doklady sa zaúčtujú podľa predkontácií zadaných v agende Globálne nastavenie/Cudzie meny. Pred vykonaním tejto funkcie musí byť zadaný referenčný kurz k 31. 12. RRRR (resp.
- Devízových účtov a valutových pokladní: Táto funkcia vypočíta k bankovým účtom a pokladniam v cudzej mene kurzové rozdiely a vytvorí pre ne doklady v agende Banka, resp. Pokladňa. Bankové, resp. Pred vykonaním tejto funkcie musí byť zadaný referenčný kurz k 31. 12. RRRR (resp.
Prepočítať všetky neuhradené pohľadávky a záväzky v cudzej mene uzávierkovým kurzom platným k 31. 12. RRRR.
Časové rozlíšenie
V priebehu účtovného obdobia dochádza často k časovému nesúladu medzi vznikom výdavkov a nákladov i príjmov a výnosov. Aby došlo k správnemu zisteniu hospodárskeho výsledku, musia sa do príslušného účtovného obdobia zaúčtovať všetky náklady a výnosy, ktoré s ním hospodársky (časovo i vecne) súvisia. Na účtovanie časového rozlíšenia sa používajú prechodné účty aktív a pasív.
V programe POHODA môžete na zaúčtovanie týchto operácií využiť agendu Časové rozlíšenie v ponuke Účtovníctvo. Záznam do tejto agendy môžete vytvoriť buď automaticky zo zdrojových dokladov alebo ručne priamo v tejto agende.
Automaticky je možné časové rozlíšenie vytvoriť z agend Vydané faktúry, Ostatné pohľadávky, Prijaté faktúry, Ostatné záväzky, Pokladňa a Interné doklady pomocou povelu Záznam/Časové rozlíšenie podľa požadovanej periódy a obdobia čas.
Práca s programom POHODA Kasa Offline
V programe POHODA Kasa Offline sa inventúra nevykonáva. V režime PSÚ sa inventúra skladu vykonáva na jednotke, ktorá je vlastníkom daného skladu. Ak je tu uvedená skratka pobočky, vykonáva inventúru a jej zaúčtovanie iba daná pobočka.
Ak používate program POHODA Kasa Offline, odporúčame Vám pred zmenou účtovného obdobia odoslať balíček údajov do programu POHODA a prerušiť prácu v programe POHODA Kasa Offline. Po prijatí balíčka v programe POHODA zapnite účtovanie na prelomu roka. Následne vytvorte a odošlite z programu POHODA do programu POHODA Kasa Offline aktualizačný balíček údajov.
Po prijatí tohto balíčka môžete v programe POHODA Kasa Offline zapnúť účtovanie na prelome obdobia poklikaním na údaj roka v dolnom stavovom riadku aplikácie. V otvorenom dialógovom okne zaškrtnete voľbu Účtovanie v nasledujúcom období bez údajovej uzávierky.
Prepnutie účtovného obdobia v režime PSÚ je potrebné vykonať najskôr v jednotke typu Centrála. Po zapnutí skontrolujte číselné rady vytvorené pre nový rok v agende Nastavenie/Číselné rady. Potom musíte odoslať bežný balíček údajov na všetky pobočky, ktoré používate v rámci PSÚ.
Účtovná uzávierka v režime PSÚ sa vykonáva výhradne na jednotke typu Centrála. V programe POHODA Kasa Offline nie je možné vykonať operáciu údajová uzávierka. Ak používate program POHODA Kasa Offline, odporúčame Vám pred vykonaním údajovej uzávierky odoslať balíček údajov do programu POHODA a prerušiť prácu v programe POHODA Kasa Offline. Po prijatí balíčka údajov a po správnom vykonaní údajovej uzávierky vytvorte a odošlite z programu POHODA do programu POHODA Kasa Offline aktualizačný balíček údajov.
Údajovú uzávierku v režime PSÚ je možné vykonať výhradne na jednotke typu Centrála. Pred vykonaním tejto operácie musíte najskôr odoslať údaje zo všetkých pobočiek na centrálu, a potom prerušiť na pobočkách prácu v aplikácii POHODA. Po dokončení údajovej uzávierky otvorte databázu pre nové účtovné obdobie a vykonajte odoslanie balíčka údajov na pobočky.
Po ukončení kalendárneho roku potrebujete ešte určitý čas účtovať v účtovníctve roku minulého, aby ste doplnili zvyšné doklady a účtovníctvo doladili s ohľadom na daňovú povinnosť. Zároveň však potrebujete zapisovať doklady z nového účtovného obdobia, vystavovať faktúry, spracovať mzdy a priznanie k DPH. Napríklad v januári 2021 ste ešte neuzavreli rok 2020, ale už potrebujete účtovať doklady z roka 2021.
Povel Účtovanie na prelome obdobia… v ponuke Účtovníctvo/Uzávierka umožňuje prepínať bežné účtovné obdobie a obdobie nasledujúceho roka. Údaje pritom zostávajú stále v rovnakom súbore. Po vystavení priznania dane z príjmov môžete údaje rozdeliť na dva súbory (napríklad na rok 2020 a 2021) funkciou Údajová uzávierka.
