Uzatvorenie účtovného roka v podvojnom účtovníctve: Komplexný sprievodca

Ukončenie účtovného roka predstavuje pre každú spoločnosť účtujúcu v podvojnom účtovníctve sériu kľúčových krokov, ktoré zabezpečujú správnosť a úplnosť finančných výkazov. Ak dodržíte tieto kroky, na nič dôležité nezabudnete. Celý proces sa nazýva účtovná uzávierka a jeho výsledkom je účtovná závierka.

Definícia a ciele účtovnej uzávierky a závierky

Činnosti spojené s ukončením účtovného roka sa nazývajú účtovná uzávierka a ide o činnosti spojené s uzavieraním účtovných kníh za pevne stanovené účtovné obdobie. Jej výsledkom je zostavená účtovná závierka. Účtovná uzávierka a závierka sú dva dôležité termíny v účtovníctve, ktoré sa často používajú v súvislosti s ukončením účtovného obdobia.

• Cieľ účtovnej uzávierky: Pripraviť účtovnú knihu na začiatok nového obdobia.

V podstate účtovná uzávierka je proces, zatiaľ čo závierka je výsledkom tohto procesu a zahŕňa vytvorenie finančných výkazov na základe účtovných údajov. Obsah účtovnej uzávierky zahŕňa prípravu na uzatvorenie účtovných kníh, uzatvorenie účtovných kníh a zostavenie účtovnej závierky.

Kľúčové kroky pred uzatvorením účtovných kníh (Prípravné práce)

Príprava na uzatvorenie účtovných kníh predstavuje uzávierkové práce vykonávané pred ich samotným uzatvorením. Patrí sem aj účtovná uzávierka, ktorá sa pripravuje ku koncu hospodárskeho alebo kalendárneho roka.

Sumarizácia a zaúčtovanie účtovných prípadov

Prvým krokom účtovnej uzávierky je sumarizácia a zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov, ktoré súvisia s uzatváraným obdobím. To znamená zaznamenať a zaúčtovať všetko, čo sa dotýka výsledku hospodárenia za stanovené obdobie. Ide o všetky položky, ktoré sa podpisujú na hospodárskom výsledku firmy.

Účtovanie nevyfakturovaných dodávok

Ku dňu, ku ktorému sa vykonáva účtovná uzávierka, je potrebné účtovať aj nevyfakturované dodávky, ktoré súvisia s týmto obdobím. Týka sa to napríklad splátok úverov alebo lízingov, ktoré sú dlhodobými pohľadávkami či záväzkami. Časť z nich je však nutné preúčtovať na krátkodobé, teda ku koncu roka, pretože dlhodobé a krátkodobé pohľadávky sa vykazujú v iných riadkoch súvahy.

Kontrola bilančnej kontinuity

Pred zostavením účtovnej uzávierky je nutné skontrolovať bilančnú kontinuitu účtovníctva. Tento proces zahŕňa kontrolu zostatkov účtov z predchádzajúceho roka, aby sa zistilo, či v súvahe súhlasia so začiatočnými stavmi účtov v aktuálnom období.

Inventarizácia

Inventarizácia je kľúčová pre overenie vecnej správnosti účtovníctva a zabezpečenie jeho úplnosti. Nezabudnite vykonať inventúru najneskôr do 31. 12.

• Majetok a záväzky: Do inventarizácie spadá nielen majetok a záväzky, ale aj rozdiel majetku a záväzkov, teda vlastné imanie. Do procesu inventarizácie nespadajú len aktíva a pasíva, ale aj rozdiel medzi aktívami a pasívami, teda vlastný kapitál.
• Vlastný kapitál: Podnik musí monitorovať hodnotu vlastného kapitálu, pretože v prípade, že vlastný kapitál klesne do záporných hodnôt alebo pomer vlastného kapitálu k záväzkom sa značne zmenší, hrozí mu podľa §67a Obchodného zákonníka riziko platobnej neschopnosti.
• Fyzická skladová inventúra: Slúži na kontrolu stavu skladu vedeného v účtovníctve a zaznamenanie správneho stavu na skladových účtoch.
• Hotovosť: Samostatné finančné prostriedky v hotovosti sa inventarizujú na dátum, kedy zostavujete účtovnú závierku.
• Pohľadávky a záväzky: Účtovná uzávierka bude úplná až v momente, keď budú inventarizované pohľadávky a záväzky aj potvrdené od obchodných partnerov. Tí ich potrebujú potvrdiť. Až vtedy možno považovať inventarizáciu za kompletnú. Ak by sa objavil nejaký rozdiel, je nevyhnutné prijať korektívne opatrenia a identifikovať, kde sa táto odchýlka objavila.

Správne zaúčtovanie obstarania a úbytku zásob

Je dôležité správne zaúčtovať nákup a spotrebu zásob počas roka. Existujú dva spôsoby ich účtovania:

1. Metóda A: Nákup zásob sa zaznamenáva na majetkové účty, pričom náklady sa reflektujú až pri vyskladnení zásob.
2. Metóda B: Obstaranie zásob sa účtuje priamo do nákladov.

Tvorba rezerv

Zabezpečenie úplnosti účtovníctva zahŕňa aj tvorbu rezerv. Medzi typické rezervy patria:

• Rezerva na odmeny za nevyčerpanú dovolenku: Tvorí sa na náhradu mzdy za nevyčerpanú dovolenku zamestnancom za uplynulé účtovné obdobie. Výška rezervy sa stanovuje na základe priemerného zárobku zamestnanca a celkového počtu dní nevyčerpanej dovolenky.
• Rezerva na opravné položky k pohľadávkam: Tvorí sa na predpokladané straty z pohľadávok, ktoré nie sú pravdepodobne splatné alebo sú sporné.
• Rezerva na zníženie hodnoty zásob: Tvorí sa na predpokladané straty z poklesu hodnoty zásob.
• Rezerva na záručné opravy: Tvorí sa na predpokladané náklady na záručné opravy tovaru alebo služieb predaných zákazníkom.

Okrem týchto sa môžu tvoriť aj ďalšie rezervy, ktoré sú špecifické pre daný druh podnikateľskej činnosti. Tvorba rezerv je závierkovým účtovným prípadom, ktorý sa účtuje ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Avšak nie každá rezerva, ktorú podnik vytvorí, je okamžite daňový náklad. Podľa zákona o dani z príjmov sú daňovým nákladom len rezervy, ktoré sú uvedené v § 20 ods. 9. Tvorba daňovo uznateľných rezerv je výborným nástrojom na legálnu optimalizáciu dane z príjmu, keďže sa jedná o náklad, ktorý v danom čase podnikateľ nemusí zaplatiť.

Časové rozlíšenie nákladov a výnosov

Jednou z dôležitých úprav je aj časové rozlíšenie nákladov a výnosov, ktoré zabezpečuje priradenie nákladov a výnosov do správneho účtovného obdobia, bez ohľadu na dátum ich úhrady.

Overenie formálnej správnosti účtovných zápisov

Pred uzávierkou je nevyhnutné overiť aj formálnu správnosť všetkých účtovných zápisov v účtovných knihách.

Špecifické účtovné operácie na konci roka (napr. v systéme Money S3)

Nasledujúce kroky ilustrujú postup uzávierky, ktorý je často súčasťou funkcionality účtovného softvéru.

1. Precenenie pohľadávok a záväzkov v cudzej mene

Toto precenenie je potrebné vykonať ešte pred ich úhradou v novom roku. Precenenie dokladov sa vykonáva v starom roku cez Účtovníctvo / Uzávierkové operácie / Precenenie pohľadávok a záväzkov. Vykonáva sa k 31.12. Počas roka sú vystavené doklady v cudzej mene prepočítané na domácu menu kurzom zverejneným deň predtým. Naopak, pri precenení dokladov na konci roka je použitý kurz zverejnený v ten deň, teda kurz zverejnený 31.12.

2. Precenenie bankových účtov a pokladníc v cudzej mene

Ak vediete v účtovníctve bankové účty a pokladnice v cudzej mene, je potrebné na konci roka vykonať ich precenenie. Precenenie bankových účtov a pokladníc vykonáte v starom roku cez Účtovníctvo / Uzávierkové operácie / Uzávierka roku. V otvorenom okne zvolíte tlačidlo Preceniť pri bode 1. Precenenie sa vykonáva k 31.12. Počas roka sú pokladničné a bankové pohyby v cudzej mene prepočítané na domácu menu kurzom zverejneným deň predtým. Pri precenení na konci roka je použitý kurz zverejnený v ten deň, teda kurz zverejnený 31.12.

3. Prevod počiatočných stavov do nového roka

Aj keď ešte nemáte definitívne uzavretý starý rok, je možné, že už pracujete v novom roku a potrebujete si tlačiť tlačové zostavy ako Saldo, Stav bankových účtov alebo Stav hotovosti. Prevod vykonáte v starom roku cez Účtovníctvo / Uzávierkové operácie / Uzávierka roku, tlačidlom Prevod pri bode 3. Po zvolení tejto voľby vás program vyzve, do ktorého roka chcete prevod vykonať (vyberiete nový rok). Ak vediete bankové účty a pokladnice v cudzej mene a nemáte stiahnuté/zadané kurzy k príslušným dátumom, program vás vyzve na ich zadanie. Prevod môžete robiť opakovane, vždy podľa potreby, keď v starom roku došlo k nejakej zmene zostatkov.

4. Prepočet obstarávacích cien zásob

Ak vediete skladové hospodárstvo, je dôležité, aby pred uzavretím roka bola hodnota skladu reálna, bez ohľadu na to, či vediete sklady metódou A (pohyby sa účtujú ihneď) alebo metódou B (pohyby účtujete sumárne za isté obdobie). Prepočet hodnoty skladu vykonáme cez Sklad / Hrom. operácie / Prepočet obstarávacích cien (vykoná sa prepočet na všetkých skladoch na všetkých zásobách). Otvorí sa okno Prepočet obstarávacích cien, kde tlačidlom Nalistovať nastavíte meno a umiestnenie protokolu o prepočte. Tlačidlom Prepočet obst. Prepočet prepočítava aj doklady v minulých rokoch od poslednej skladovej uzávierky. Preto je vhodné skladové doklady minulých rokov uzamknúť (Money / Správa dát / Hromadné zamykanie dokladov, ktoré spustíte v požadovanom roku), aby sa nepohlo účtovanie už uzavretých rokov.

5. Kontrola účtovej osnovy

Pred uzavretím roka skontrolujte v Účtovej osnove (Účtovníctvo / Účtovné zoznamy / Účtová osnova) v starom roku, aké máte nastavené účty pre prevod zostatku do nového roka.

Daňové povinnosti súvisiace s uzávierkou

Daň z motorových vozidiel

Ak subjekt v rámci podnikateľských aktivít využíval motorové vozidlo, vzniká mu povinnosť podať daňové priznanie k dani z motorových vozidiel a následne uhradiť túto daň. Táto daň je splatná do 31. januára a náklady s ňou spojené sa započítavajú do účtovného obdobia, v ktorom bolo vozidlo využívané.

Náklady na palivá a mazivá

Daňový subjekt zaraďuje doklady o nákupe palív a mazív vo svojich daňových výdavkoch vo výške 100 % v prípade, že vozidlo slúži výlučne na podnikateľské účely. V súvislosti s touto daňou je dôležité spomenúť aj možnú nadspotrebu palív a mazív u daňovníka, ktorý si vedie evidenciu jázd vozidla. Podľa §19 ods. 2 písm. l) bodu 1a zákona o dani z príjmov sa medzi daňové výdavky zaraďujú náklady na spotrebované palivá a mazivá, pričom ich hodnota je určená na základe cien platných v čase nákupu a prepočítaná podľa špecifikovanej spotreby uvedenej v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze vozidla. Podľa zákona o dani z príjmov je nadspotreba daňovo uznateľným nákladom, ak je preukázaná. Preukázanie nadspotreby je možné vykonať na základe údajov z palivovej nádrže, tachometra alebo iných relevantných dokladov.

Priznanie k dani z príjmov

Po skontrolovaní účtovníctva podáte priznanie k dani z príjmov. Priznanie podávate cez Účtovníctvo / Uzávierkové operácie / Priznanie k dani z príjmu. Otvorí sa okno Priznania k dani z príjmov, kde na začiatku vyplňovania odporúčame zvoliť tlačidlo Pripravený zoznam (potiahne aktuálnu definíciu zostavy) a následne Vypočítať daň z príjmu (potiahne údaje z účtovníctva a doplní ich do zostavy). Postupne prechádzate časti Priznania v ľavej časti a dopĺňate alebo editujete hodnoty tak, aby Priznanie bolo vyplnené korektne. Ak chcete Priznanie uložiť a pokračovať v práci neskôr, zvolíte tlačidlo Uložiť a zavrieť. V okne Nastavenie tlače zostavu vyexportujete tlačidlom Elektronické podanie pre Fin. správu.

Nasleduje po vyčíslení splatnej dane a podaní priznania k dani z príjmov zaúčtovanie záväzku na zaplatenie tejto dane. Doklad zaevidujete v zozname Účtovníctvo / Záväzky.

Uzatvorenie účtovných kníh a zostavenie účtovnej závierky

Uzatvorenie roka a nastavenie stavov

Po skontrolovaní účtovníctva, podaní priznania k dani z príjmov a zaúčtovaní splatnej dane môžete vykonať uzávierku roka a naviesť stavy do nového roka. Uzávierku roka vykonáte v starom roku cez Účtovníctvo / Uzávierkové operácie / Uzávierka roku. V okne Uzatvorenie roka vykonáte uzávierku tlačidlom Uskutočniť uzávierku (na sprievodné otázky programu odpovedáte Áno). V poli Stav súvahy sa zobrazí, či je súvaha vyrovnaná (ak nie, tlačidlom Odvolať uzávierku uzávierku zrušíte a opravíte účtovníctvo). Následne tlačidlom Naviesť stavy, kde vyberiete rok pre prevod, prevediete konečné stavy ako počiatočné stavy do nového roka. Okrem toho sa prevedú aj konečné stavy salda, zostatky bankových účtov, pokladníc a DPH.

Zostavenie účtovnej závierky a poznámok

Posledným krokom je export a podanie účtovnej závierky a poznámok k účtovnej závierke. Rozsah závierky a poznámok sa líši podľa veľkosti účtovnej jednotky, čo nastavujete cez Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie účtovného roku v časti Účtovná jednotka. Obe zostavy podávate cez Účtovníctvo / Účtovné výkazy.

Príklad tlačív účtovných závierok:

• UZPODv14 Účtovná závierka podnikateľov v PÚ - malá a veľká účtovná jednotka (účinná od 31.12.2014).
• UZMUJv14 Účtovná závierka mikro účtovnej jednotky (účinná od 31.12.2014).
• Poznámky Úč POD PÚZ 3-04 (obsahová náplň poznámok je uvedená v prílohe č. 3 k opatreniu MF SR).
• Výkaz ziskov a strát priebežnej účtovnej závierky (platný od 1.1.2011) - v katalógu elektronických formulárov označenie UVPOD204v11.

Typy účtovných závierok

Okrem bežnej riadnej účtovnej závierky existujú aj špecifické typy:

Mimoriadna účtovná závierka pri zrušení obchodných spoločností s likvidáciou

Účtovanie pri zrušení obchodných spoločností s likvidáciou upravuje § 28 Opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania“). Účtovnú závierku pri vstupe účtovnej jednotky do likvidácie zostaví účtovná jednotka v zmysle § 16 ods. 4 písm. d) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZOU“) ku dňu predchádzajúcemu dňu vstupu do likvidácie. Obdobie odo dňa vstupu likvidácie do dňa skončenia likvidácie sa považuje za jedno účtovné obdobie v zmysle § 16 ods. 7 ZOU a za toto obdobie zostaví účtovná jednotka mimoriadnu účtovnú závierku.

Priebežná účtovná závierka

Ak sa likvidácia neskončí do 31.12. druhého roka nasledujúceho po roku, v ktorom daňovník vstúpil do likvidácie, potom zostavuje k 31.12. každého kalendárneho roka počas trvania likvidácie priebežnú účtovnú závierku, a to pre potreby podania daňového priznania na daň z príjmov. Účtovná jednotka zostaví priebežnú účtovnú závierku ku koncu každého kalendárneho roka, ktorý je súčasťou zdaňovacieho obdobia počas trvania likvidácie alebo konkurzu, v nadväznosti na povinnosť podania daňového priznania v súlade s § 41 a § 14 ods. 2 zákona č. 595/2003 Z. z. Priebežné účtovné závierky sa neukladajú do registra účtovných závierok.

Ak účtovná jednotka zostavuje priebežnú účtovnú závierku v zmysle § 6 ods. 5 ZOU v nadväznosti na § 14 ods. 2 a § 41 ods. 4, 5 a 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len “ZDP“), zostavuje potom aj výkazy priebežnej účtovnej závierky v zmysle § 18 ZOU. Bližšie o priebežnej účtovnej závierke pojednáva § 18 ZOU.

V zmysle § 18 ods. 3 ZOU v súvahe riadnej a mimoriadnej účtovnej závierky sa vykazujú informácie o majetku, záväzkoch a rozdiele majetku a záväzkov účtovnej jednotky ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka za bezprostredne predchádzajúce účtovné obdobie. V súvahe priebežnej účtovnej závierky sa v časti bežné účtovné obdobie vykazujú informácie o majetku, záväzkoch a rozdiele majetku a záväzkov účtovnej jednotky ku dňu, ku ktorému sa zostavuje priebežná účtovná závierka, a v časti bezprostredne predchádzajúce účtovné obdobie sa vykazujú informácie o majetku, záväzkoch a rozdiele majetku a záväzkov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje riadna účtovná závierka alebo mimoriadna účtovná závierka za bezprostredne predchádzajúce obdobie. V zmysle § 19 ods. 5 ZOU priebežná účtovná závierka nemusí byť overená audítorom. Pri zostavovaní priebežnej účtovnej závierky sa účtovné knihy neuzavrú a inventarizácia sa vykonáva len na účely vyjadrenia ocenenia.

Príklad: Účtovné závierky pri likvidácii spoločnosti

Predpokladajme, že daňovník so zdaňovacím obdobím kalendárneho roka vstúpil do likvidácie dňa 25. 3. 2014 a likvidácia bola ukončená 17. 5. 2017. Za toto obdobie zostaví nasledujúce účtovné závierky a daňové priznania:

1. Daňové priznanie (DP) za obdobie od 1.1.2014 do 24.3.2014: V tomto termíne sa daňovému úradu doručí Mimoriadna účtovná závierka k 24.3.2014, ktorá sa uloží do RÚZ prostredníctvom daňového úradu.
2. DP za obdobie od 25.3.2014 do 31.12.2016:
   • Priebežnú účtovnú závierku k 31.12.2014 doručí daňovému úradu v termíne na podanie tohto DP.
   • Priebežnú účtovnú závierku k 31.12.2015 doručí daňovému úradu v termíne na podanie tohto DP.
   • Priebežnú účtovnú závierku k 31.12.2016 doručí daňovému úradu v termíne na podanie tohto DP.
3. DP za obdobie od 1.1.2017 do 17.5.2017: V tomto termíne sa daňovému úradu doručí Mimoriadna účtovná závierka k 17.5.2017.

Dôležité upozornenia a rady

Ak si v niektorom bode neviete rady, je čas obrátiť sa na účtovnú firmu. Profesionálne účtovné služby a daňové poradenstvo môžu zabezpečiť správnosť a súlad s legislatívou.

tags: #uzatvorenie #roka #oslava