Pravidlá slušného správania sú potrebné aj v dnešnej dobe. Spoločenský protokol nám udáva pravidlá, ako sa správať v určitých situáciách. Oslovenie má v pracovnom, obchodnom i súkromnom styku mimoriadny význam. Prejavujeme ním svoju úctu, vzťah, ale aj dôležitosť spoločenského postavenia. Správne oslovovanie v komunikácii, bez ohľadu na to, či ide o písomnú alebo ústnu komunikáciu, je dôležité pre vytvorenie pozitívneho vzťahu s druhými ľuďmi. Vaším cieľom by malo byť, aby druhá strana mala pozitívny prvý dojem. Oslovenie sa môže mnohým zdať ako jednoduchá záležitosť, no nie je to úplne pravda. Správne oslovenie má určité špecifiká a pravidlá, ktoré keď ovládnete, môžete všade stáť rešpektovanou osobou.
Význam a základné princípy oslovovania
V rámci nasledujúcich odsekov si identifikujeme vhodné zásady, ktorými je vhodné sa inšpirovať pre úspešné oslovenie v komunikácii. Tituly ako „Vážený/á“ alebo „Pán/Pani inžinier/ inžinierka“ sú vhodné pre formálnu komunikáciu. Ak poznáte meno osoby, použite ho, každému znie jeho/jej meno príjemné. Pre osobnejšiu komunikáciu môžete použiť priateľské oslovenia.
Úcta a zdvorilosť
Vždy komunikujte s úctou a zdvorilosťou. Používanie zdvorilých slov a oslovení ukazuje, že rešpektujete druhých a ich názory.
Prispôsobenie sa situácii
Správne oslovovanie závisí od kontextu a situácie.
Udržujte konzistenciu
Ak začnete komunikáciu s určitým spôsobom oslovovania, snažte sa udržiavať túto konzistenciu po celú dobu komunikácie.
Vyhýbajte sa hrubým alebo urážlivým osloveniam
Nikdy nepoužívajte hrubé alebo urážlivé oslovenie. To môže narušiť a poškodiť vzťahy a spôsobiť nevyžiadané konflikty. Správne oslovovanie v komunikácii je kľúčom k úspešnej a efektívnej interakcii s inými ľuďmi. Úcta, zdvorilosť a správna forma vo voľbe oslovenia sú dôležité pre vytvorenie a zachovanie pozitívnych vzťahov. Pozitívne oslovenie je kľúčové pre optimálny začiatok vašej komunikačnej cesty v rámci budovania obchodných a medziľudských vzťahov.
Hierarchia a poradie pri oslovovaní a predstavovaní
Pri predstavovaní má byť významnejšia osoba vo výhode, teda jej sa najprv predstaví menej významný človek, až potom sa predstaví ona jemu. Všeobecne známa osobnosť sa vôbec predstavovať nemusí, iba jej sa predstavujú ostatní, menej známi ľudia. Vždy predstavujeme spoločensky menej významnú osobu človeku významnejšiemu. Muža predstavujeme žene, mladšieho staršiemu. V zamestnaní predstavíme podriadeného, napríklad nového zamestnanca, šéfovi. Pri predstavovaní môže prejaviť svoje potešenie ten, kto je významnejší. Dôležité je tiež, že tak tituly, ako aj funkcie, neprechádzajú na manželského partnera.
Pravidlá predstavovania
Ak sa chce zoznámiť muž so ženou, najprv sa predstaví on žene, až potom sa predstaví ona jemu. Ak sa zoznamujú dve vekovo nerovné osoby, predstaví sa najprv mladší človek staršiemu. V zamestnaní predstavíme podriadeného, napríklad nového zamestnanca, šéfovi, ale aj pred šéfom má prednosť hosť - zákazník, klient či spolupracovník alebo dodávateľ. Pomôcka je ľahká: šéf určuje výplatu podriadenému, ale nie klientovi - na pôde firmy je teda najdôležitejší hosť - klient.
Predstavovanie manželských párov
Keď sa stretnú dva manželské páry, situácia začína byť menej prehľadná. Poradie dôležitosti tu určuje spoločenské postavenie dvoch pánov. Podľa etikety sa najprv predstaví spoločensky menej významný muž druhému páru, hoci spoločne obom naraz. Následne im predstaví svoju partnerku (žena je vo výhode, predstavuje sa ako druhá). Potom sa predstaví spoločensky významnejší muž a až nakoniec jeho partnerka, ktorá je zo štvorice spoločensky najvýznamnejšou osobou (je žena a patrí k významnejšiemu páru). Nech sa zdá takéto „ohodnotenie“ postavenia oboch dám akokoľvek nespravodlivé, má svoj význam, lebo otázka veku dám sa dostáva do úzadia.
Spôsoby predstavovania
K predstavovaniu patria aj vizitky, navštívenky. Kedysi sa navštívenky odovzdávali služobníctvu a podriadenému personálu v úradoch. Dnes je táto forma predstavovania dokonca spoločensky najsprávnejšia. Ak ideme na úrad, k lekárovi alebo do banky, navštívenku odovzdávame sekretárke, tá nás ohlási a oznámi nám, či a kedy nás môžu prijať. Ak nás už raz predstavili (ak je to vhodné), nepredstavujeme sa už znova. Ak sa predstavujete sami, svoje tituly vynechajte; nie sú na to, aby ste nimi vyvolávali dojem. Ak sa predstavujeme sami, povieme svoje meno a dodáme napríklad: "Som Ján Novák, zástupca firmy tej a tej". Po stisku rúk sa už môžeme venovať predmetu rokovania.
Pri predstavovaní sa, alebo počas vlastného rokovania, Inou otázkou je, ako sa druhej osobe či osobám predstavíme. Keďže sa ešte nepoznáme, je dôležité vysloviť svoje meno zreteľne a dostatočne nahlas. Mnohí ľudia si svoje meno len zašomrú popod nos alebo je v miestnosti taký hluk, že meno prepočujeme. Tu sú naporúdzi dve pomôcky: môžeme novému známemu podať svoju vizitku a zároveň môžeme poprosiť, aby nám svoje meno zopakoval. Vezmite pritom vinu na seba. Predstaviť sa treba plným menom (a zložitejšie či cudzokrajné meno uľahčuje práve podanie vizitky) a ak je to vhodné a dôležité, dá sa pri predstavovaní spomenúť aj titul.
Ak sa k nám priblíži žena, muž alebo dvojica, ktorá nie je nami oslovená, možno zdvorilo poznamenať: "Dovoľte, aby som sa vám predstavil". Ak osoba súhlasí s predstavením, dá nám to najavo - jemným pokývnutím hlavy, úsmevom, gestom. Len potom povieme svoje meno a tisneme podávanú ruku. Pri predstavovaní veľmi pomôže, ak sprostredkovateľ k menu pridá niečo navyše, napríklad profesiu či záľuby dvoch doteraz neznámych ľudí. Vo všeobecnosti platí zásada, že ľudí oslovujeme tak, ako si to sami prajú. Ak si partner takéto oslovenie neželá, povie vám to sám.
Podanie ruky a iné formy pozdravu
Zoznamovanie je sprevádzané podaním rúk a treba pri tom dodržať rebríček spoločenskej dôležitosti. Pri podávaní rúk musí byť stisk ruky pevný, no nesmiete druhému človeku stláčať ruku veľmi silno. Rovnako nepodávajte ruku bez energie a veľmi slabo, pretože to nepôsobí úctivo. Pri podaní ruky platí presne opačné poradie ako pri pozdrave: ruku podáva vždy žena mužovi, starší človek mladšiemu, nadriadený podriadenému a spoločensky vyššie postavený človek tomu, kto má nižšie postavenie. Žena, starší a nadriadení podávajú ruku ako prví. Vzdialenosť medzi ľuďmi pri podávaní rúk má byť primeraná, aby sa nikto nemusel predkláňať.
Viete, prečo si ľudia podávajú pravú ruku? Je to starý zvyk ešte z čias, keď si tým ľudia prejavili dobré úmysly a ukázali, že neskrývajú za chrbtom zbraň. Na základe stisku ruky možno posudzovať povahu človeka. Nezáujem sa prejavuje chabým podaním ruky. Je dôležité venovať podaniu ruky zodpovedajúcu pozornosť a naučiť sa primeranému stisku. Pri stisku rúk by sme nemali prejavovať nadradenosť (silný stisk, dlhé trasenie, potľapkávanie), podradenosť (chabý stisk) alebo sklone k vystatovaniu sa.
Zvykom je pri stisku rúk vysloviť jeden variant vety "teší ma, že vás poznávam". Potešenie má prejaviť prvá predovšetkým osoba spoločensky významnejšia. K tomu dodáme naše meno a priezvisko.
Pobozkanie ruky
Pobozkanie ruky kedysi patrilo aj u nás k bontónu. V „starej škole“ patrilo k bontónu, ak muž žene pobozkal ruku. Takéto gesto by dámu nemalo zaskočiť ani dnes, patrí však len na spoločenské podujatia, prípadne súkromné návštevy, nie na pracovnú poradu. Na ulici je táto forma pozdravu nevhodná, preto ju používame len pri veľmi výnimočných príležitostiach. Muž by pritom mal vedieť, že bozk na ruku nie je skutočný, ale iba naznačený sklonením hlavy, pery muža sa ruky dámy ani len nedotknú! Muž skloní hlavu k ruke dámy a pozdvihne ju k ústam. Bozk je väčšmi symbolický než skutočný. Namiesto mokrého pritisnutia pier na kožu ide o jemné priblíženie ruky k ústam. Dáma drží ruku zľahka, ale bez spupnosti. Nemala by význam tohto "vyznamenania" preceňovať.
Bozk
Najdôležitejší pozdrav je bozk, no je vyhradený iba ľuďom dobre známym, prípadne manželskému páru, ak nezostanú v zdvorilostnej podobe. Je prípustný pri spoločenských príležitostiach, no bozkávajú sa aj ženy navzájom. Ide o dotyk líca na líce. Žena muža nebozkáva, iba líce na líce. Niekedy k tomu máme tendenciu, no bozkávanie sa nesmie zneužívať.
Oslovenie menom a priezviskom
Priezviskom oslovujeme ľudí, ktorých zamestnanie, vzdelanie ani spoločenské postavenie nepoznáme. Napr. „pán Novotný“. Oslovenie menom slúži na označenie identity človeka, ktorého by sme už mali poznať. Preto pri tejto forme oslovenia si musíme byť na 100% istí, že vyslovené meno je správne! Nik nemá rád, ak jeho meno skomolíme. V prípade, že túto istotu nemáme, radšej oslovujeme inou formou bez použitia mena. Pred každým plánovaným stretnutím by sme si mali meno, tituly a funkciu svojho partnera dôkladne naštudovať. Na Slovensku sa nám s titulmi „akoby vrece roztrhlo“. A tak sa niekedy môžeme dostať do úzkych. Ak aj všetky tituly nášho partnera poznáme, nevieme, ktorý ako použiť, či vysloviť.
Správne oslovovanie osôb podľa titulu a funkcie
Oslovenie „pán“, „pani“, „slečna“
S oslovením mužov nie sú problémy, každý muž je v spoločnosti „pán“. U žien je to zložitejšie. V pracovnom kontakte je každá žena „pani“, hoci je slobodná a má dvadsať a kúsok. Aj mladú čašníčku je správne osloviť „pani“, povedať jej „slečna“ si podľa etikety môže dovoliť len pán vo veku jej starého otca. V súkromí oslovenie „slečna“ patrí mladej žene alebo aj žene, ktorá nie je vydatá. Ak niektorá staršia žena trvá na oslovení „slečna“, treba to rešpektovať. Dnes už žena nemusí byť vydatá, aby sme ju oslovili ako „pani“. „Slečna“ totiž historicky evokuje spoločensky nižšie postavený status slobodnej, nevydanej a bezdetnej ženy, a preto používame zdvorilejší formát oslovenia - „pani“. Celkovo je spoločensky vhodnejšie oslovovať ženu „pani“ od určitého veku.
Akademické a vedecké tituly
V obchodnom živote oslovujte aj mladšie partnerky zásadne pani. Ak pri oslovení žena disponuje vysokoškolským titulom, používame oslovenie „pani“ bez ohľadu na jej rodinný stav. Napr. pani profesorka, pani docentka, pani inžinierka, pani bakalárka. Chybou je oslovenie „slečna inžinierka“. Dôležite je dať si pozor ak žena má magisterský titul. Pani Magistra je chyba. Väčšinu žien oslovenie pani poteší a vylepší deň. Ak si niekto želá, aby ho oslovovali „pán inžinier“, platí to aj v prípade, ak niekto radšej používa iné krstné meno či jeho verziu.
Vo všeobecnosti platí zásada, že ľudí oslovujeme tak, ako si to sami prajú. Ak to ale nevieme, pomôže nám poradie v akom sú tituly dotyčnej osoby uvádzané. Ak je náš partner napr. Prof. MUDr. Ján Kováč, PhD., v komunikácii s ním použijeme oslovenie prvým titulom v poradí a teda „pán profesor“. K titulu ešte môžeme pridať priezvisko: „pán profesor Kováč“.
Používanie vysokoškolských a vedeckých titulov u nás upravujú príslušné zákonné normy. Nositeľovi čestného doktorátu honoris causa patrí oslovenie pán doktor. Na akademickej pôde býva pri slávnostných príležitostiach zvykom oslovovať rektora univerzity vaša magnificencia a dekana fakulty vaša spektabilita. Ďalším účinným kľúčom na určovanie významu pri oslovovaní je, že vedecko-pedagogické tituly sú nadradené akademickým titulom. Funkcia je pri oslovovaní viac ako titul. Aj preto významné vysoko postavené alebo spoločensky známe osoby oslovujeme prednostne ich funkciou a nie titulom. Ak by bol pán profesor Kováč zároveň aj rektorom vysokej školy, oslovili by sme ho „pán rektor“. Ak sa MUDr. Zuzana Nováková stane riaditeľkou nemocnice, budeme ju oslovovať „pani riaditeľka“ a nie „pani doktorka“.
Pri oslovení dbáme na vyjadrenie čo najväčšej úcty, t.j. z titulov vyberieme ten najvyšší (prof. Judr. Jozef XY, Ph.D. oslovujeme pán profesor). Vždy oslovujeme len jedným titulom alebo funkciou (nikdy nie pán profesor doktor Jozef XY). Pri žene pridáme do oslovenia „pani“ bez ohľadu na rodinný stav (nikdy nie vážená slečna docentka).
- Bc. Absolventi bakalárskych odborov.
- Mgr., MgA ; Ing. Titulom magister disponujú absolventi magisterského stupňa vzdelania, druhý variant MgA sú umelecky zameraní. Titul inžinier je na rovnakej úrovni vzdelania udeľovaný absolventom techniky, ekonomiky, pôdohospodárskych škôl, v druhej verzii sú absolventi vyštudovaní architekti.
- MUDr., MDDr., JUDr., PhDr., RNDr., MVDr., THDr., PharmDr. Tieto tituly sú malé doktoráty, ktoré získajú absolventi štúdia zakončeného rigoróznou skúškou alebo tí, ktorí si doplnili svoj pôvodný titul Mgr.
- Th.D., Ph.D. Tieto tituly sú veľké doktoráty, udeľované absolventom doktorského štúdia - Th.D. v odbore teológia, inak dostanú Ph.D.
- doc. Vedecko-pedagogický titul docenta.
- prof. Titul pre vedecko-pedagogický titul profesora.
- CSc. a Dr. boli nahradené Ph.D., v súčasnosti sa neudeľujú. Titul DrSc. bol udeľovaný ako vedecká hodnosť.
- Tituly ako napríklad MBA na Slovensku nie sú používanie týchto titulov upravené zákonom, udeľujú ich súkromné organizácie alebo školy po získaní zahraničnej akreditácie.
Oslovenie ústavných činiteľov a diplomatov
Dlhé desaťročia sme nepotrebovali vedieť, ako oslovovať kráľov, princov, vysokých svetských a cirkevných hodnostárov. Dnes si na Slovensku podávajú kľučky a nerokujú iba za zatvorenými dverami: navštevujú regióny, mestá, veľké podniky i firmy. Stavovské práva šľachty boli u nás zrušené v roku 1918. Odvtedy nie je na oslovovanie šľachtickým titulom právny nárok, aj keď nie je výslovne zakázané. Vo svete však ešte jestvujú kráľovstvá alebo kniežatstvá ako štátne útvary a protokol si vyžaduje, aby sme ich predstaviteľov oslovovali titulmi, ktoré im prináležia.
Najviac chýb sa u nás dopúšťame (a to aj vysokí štátni predstavitelia) pri rozlišovaní oslovenia veličenstvo a výsosť. Treba si zapamätať, že panovníkovi, ak je cisár/cisárovná alebo kráľ/kráľovná, patrí oslovenie vaše veličenstvo! Princa/princeznú z kráľovského rodu (napríklad britský princ Charles) oslovujeme vaša kráľovská výsosť. Ale panovníkom môže byť aj knieža (napríklad Monacké kniežatstvo, Lichtenštajnské kniežatstvo) alebo veľkovojvoda (Luxemburské veľkovojvodstvo).
Našťastie dnešní monarchovia a panovníci sú tolerantní ľudia a prípadné prehrešky proti protokolu prijímajú s nadhľadom. Lenže v styku s nimi reprezentujeme nielen seba, svoju inštitúciu, ale aj štát, a preto každé faux pas, ktoré si všímajú najmä novinári, prináša pre nás zlé body.
V prípade ústavných činiteľov (prezident, parlament, vláda, súdna moc) sa pri ústnom oslovení nepoužíva spojenie pán či pani s priezviskom, ale len v spojení s funkciou, napr. pán prezident, pán predseda parlamentu, pán premiér, pán minister. Veľvyslancov oslovujeme štandardne „pán veľvyslanec“, zahraničných veľvyslancov u nás však môžeme osloviť aj zdvorilejšie ako „Vaša Excelencia“. Tento tvar oslovenia môžeme použiť pri významných protokolárnych podujatiach a v písomnom styku aj pred celým menom prezidenta, predsedu parlamentu i predsedu vlády. V písanej forme má oslovenie Vaša Excelencia tvar skratky „J. E.“ (s medzerou medzi písmenami!) odvodenej od Jeho či Jej Excelencia. V angličtine uvádzame „H. E.“.
Oslovenie cirkevných hodnostárov
To isté platí aj v styku s vysokými hodnostármi katolíckej cirkvi (najmä vatikánskymi): pápežovi patrí oslovenie vaša svätosť, kardinálom vaša eminencia, arcibiskupom a biskupom vaša excelencia. Oslovenie Vaša Excelencia sa používa v osobnom styku aj s vyššie postavenými predstaviteľmi cirkví na Slovensku, a to s biskupmi a arcibiskupmi. V písomnom styku sa za skratku J. E. dodáva skratka Mons. (monsignor) a uvedie sa meno. V bežnom styku postačí aj oslovenie „otec biskup“. Kardinála oslovujeme „Vaša Eminencia“, v písomnom styku Jeho Eminencia kardinál a meno.
Oslovenie v armáde a ozbrojených zložkách
V armáde a ozbrojených zložkách oslovujeme hodnosťou. Napr. „pán generál“, „pán plukovník“ a podobne. Ak je ale generál zároveň náčelníkom generálneho štábu ozbrojených síl, civilne ho oslovíme „pán náčelník“. Vojaci pre svojho najvyššieho náčelníka používajú zľudovený tvar skratky „NGŠ“ v ústnej podobe zaužívaný ako „engéš“. Policajného prezidenta oslovujeme „pán prezident“, hodnosť už neuvádzame.
Oslovenie umelcov a manažérov
Umelcov mimoriadneho významu oslovujeme „majstre“ alebo „maestro“/„madam“. V ostatnom období sa u nás udomácňujú aj anglické tvary manažérskych funkcií ako napr. „CEO“ (Chief Executive Officer) alebo „General Manager“. Ďalším z anglikanizmov je „Board“, čo je v našom ponímaní „predstavenstvo“ akciovej spoločnosti. Jej najvyšším predstaviteľom je „predseda predstavenstva“ alebo „Chairman of the Board“. Anglickým slovom „Partner“ alebo „Managing Partner“ označujeme zamestnanca alebo konateľa spoločnosti, ktorý je zároveň aj spolumajiteľom firmy.
Vykanie a tykanie
Oslovenie má tri stupne dôvernosti. Pri najformálnejšom stupni partnerovi vykáme s používaním priezviska (napr. „pán Kováč“). Druhý stupeň - vykanie s použitím krstného mena, môžeme použiť pri bližšom vzťahu napr. kolegom („Peter, dáte si kávu?“). Tretím - najdôvernejším stupňom oslovenia je tykanie. Mieru dôvernosti spoločenského kontaktu osôb vyjadruje aj vykanie a tykanie. Rozhodne by sme tykanie nemali zneužívať. Zvyčajné je tykanie medzi priateľmi či príbuznými, veľakrát aj vzdialenejšími. Dáva spoločenskému kontaktu formu neformálnosti a dôvernosti.
Aj pri tykaní platí základný spoločenský rebríček: žena - starší - nadriadený. Tykanie môže navrhnúť len dôležitejšia osoba menej dôležitej osobe, teda žena navrhuje tykanie mužovi, starší mladšiemu a nadriadený svojmu podriadenému, nikdy nie naopak.
Oslovenie v písomnej komunikácii (liste)
V písomnej komunikácii je dôležité rešpektovať konvencie a kultúrne očakávania v oblasti oslovovania, aby ste dosiahli úctu a pozornosť vašich prijímateľov. Odporúčaniami pre oslovenie v liste je vhodné sa nimi riadiť a držať sa ich pre zachovanie správneho dojmu. V rámci listu sa nachádza ako bonus aj kapitola zameraná na oslovovanie žien v rámci zoznamovania. V nasledujúcej časti si viac povieme o tom, ako správne osloviť druhú stranu v liste. Táto forma komunikácie je profesionálna, vyžaduje zachovať istý druh etikety, vznešenosti a slušnosti. Poďme sa bližšie pozrieť na odporúčania pri oslovovaní v liste.
- Oslovte prijímateľa názvom a titulom: Ak viete, aký titul má prijímateľ (napríklad „pán docent“ alebo „pani inžinierka“), použite ho pred menom.
- Meno a priezvisko: Potom použite meno a priezvisko prijímateľa.
- Správny formát: V slovenskej písomnej komunikácii sa tituly, je vhodné ich uviesť pred menom a priezviskom a píšu sa s veľkými písmenami (napr. „Vážený Pán Ing. Peter Novotný“).
- Záverečné slová: Na konci listu je dôležité použiť vhodné záverečné slova, ako napríklad „S pozdravom“ alebo „S úctou“.
- Dôslednosť: Ak ste začali list oslovením „Vážený Pán“, pokračujte vo všetkej komunikácii týmto oslovovaním.