Tlačová konferencia (TK) je formálne stretnutie s novinármi, ktoré patrí k nástrojom public relations. Jej primárnym cieľom je informovať médiá o dôležitom oznámení. Správa, ktorá sa má na tlačovej konferencii prezentovať, by mala mať väčší význam ako väčšina ostatných správ, aby upútala pozornosť. Ak téma nie je dostatočne atraktívna, môže to viesť k nízkej účasti na podujatí.
Tlačovú konferenciu môže organizovať jednotlivec, organizácia, spoločnosť alebo štátna inštitúcia.
Príprava tlačovej konferencie
Príprava je kľúčová, keďže tlačová konferencia je jedným z najformálnejších spôsobov stretnutia s novinármi. Pred zorganizovaním mediálneho podujatia je dôležité určiť a zabezpečiť nasledujúce prvky:
Koncepcia
- Určenie témy: Je nevyhnutné jasne definovať tému, ktorá sa bude komunikovať na tlačovej konferencii.
Aktéri
- Výber moderátora, zástupcov a hostí: Títo jednotlivci budú prezentovať a komentovať tému stretnutia.
Účastníci (novinári)
- Pozývanie zástupcov médií: Pozvánky by sa mali zasielať vybraným médiám a novinárom v dostatočnom predstihu, ideálne dni až týždne pred konaním.
Dátum a čas
- Voľba vhodného termínu: Dátum tlačovej konferencie by mal zodpovedať mediálnym zvyklostiam. Ideálne je vybrať si utorok až štvrtok v pracovnom čase, najlepšie doobeda, aby mali novinári dostatok času na spracovanie témy.
Miesto
- Výber priestoru: Miesto konania tlačovej konferencie by malo byť ľahko dostupné verejnou dopravou a autom, s ideálnou možnosťou parkovania. Interiér by mal zodpovedať téme a komunikačnému štýlu organizátora. Pri výbere priestorov je tiež potrebné myslieť na ich kapacitu, technické a reštauračné vybavenie, usporiadanie sedenia a miesto, kde sa môžu prípadne poskytovať následné rozhovory.
Technické vybavenie
- Online alternatíva: Ak okolnosti neumožňujú usporiadať tlačovú konferenciu s osobným stretnutím, je možné ju v krajnom prípade zorganizovať online. V takomto prípade je nevyhnutné kvalitné IT vybavenie s pripojením na internet a adekvátne audiovizuálne vybavenie.
Press kity
- Príprava materiálov pre médiá: Press kity by mali obsahovať informácie o organizátorovi, téme podujatia, tlačové správy, propagačné materiály a prípadne aj darčeky pre novinárov.
Občerstvenie
- Zabezpečenie drobného občerstvenia pre účastníkov.
Scenár tlačovej konferencie
Po príchode na tlačovú konferenciu sú novinári privítaní a zapíšu sa na prezenčnú listinu. Následne môžu dostať press kity, občerstviť sa a usadiť sa.
Samotná tlačová konferencia začína predstavením rečníkov a hostí moderátorom, ktorý zároveň oboznámi novinárov s programom. Hlavnú časť tvoria oznámenia rečníkov a hostí. Na záver dostanú novinári priestor na otázky alebo diskusiu.
Na konci podujatia moderátor poďakuje novinárom za účasť, upozorní na sprievodné materiály a aktivity a pozve ich na občerstvenie. Po oficiálnej časti je často príležitosť na neformálne stretnutia aktérov s novinármi, individuálne rozhovory alebo televízne vystúpenia.
Otázky novinárov počas tlačovej konferencie M. Lajčáka a T. Petříčka
Tlačová konferencia v praxi
Pre lepšiu predstavu, ako funguje tlačová konferencia v praxi, je možné pozrieť si príklady, ako napríklad tlačová konferencia k Prague mussel week alebo pre Aqualand Moravia.
Alternatívy tlačovej konferencie
Stretnutia s novinármi možno organizovať aj v iných formách, ktoré môžu byť menej formálne alebo zamerané na špecifické ciele:
- Press foyer: Stretnutie na konkrétnom mieste v menej formálnom štýle a s menej ohraničenou témou.
- Raňajky s novinármi: Priateľskú atmosféru je možné navodiť na raňajkách, čo uľahčuje neformálnu komunikáciu.
- Brífing: Organizuje sa na rýchle oznámenie aktuálnych správ.
- Press trip: Využíva sa na odovzdanie komplexnejších informácií a prehĺbenie vzťahov s novinármi, často spojené s cestovaním na zaujímavé miesta.
Potrebujete pomôcť s public relations?
Ak potrebujete pomoc s public relations, je možné využiť silu konceptu PR 360, ktorý začína konzultáciou s klientom o jeho konkrétnych potrebách.
tags: #pozvanka #na #tlacovu #konferenciu #vzor