S potrebou napísať pozvánku sa stretávame vtedy, ak organizujeme nejakú akciu. Cieľom pozvánky je osloviť adresáta, vzbudiť v ňom chuť zúčastniť sa akcie a oznámiť mu všetky potrebné informácie týkajúce sa udalosti. V textoch by ste nemali zabúdať na základné informácie. Obsah a štylizácia textu je ľubovoľná, text by však mal byť primeraný skupine ľudí, pre ktorých je udalosť určená.
Základné princípy a účel firemnej pozvánky
Na začiatku je dobré uviesť, kam daného človeka pozývame. Pozvaný hosť musí vedieť, kto ho pozýva. Nezáväzne pripomíname, že firemné pozvánky sa zvyčajne píšu v 3. osobe, čím sa zdôrazňuje, že pozýva spoločnosť ako celok, nie jednotlivec. Formálny, ale zároveň pútavejší štýl môže napomôcť k vyššej účasti.
Nevyhnutné informácie v pozvánke
Kto pozýva a koho pozývame
Pozvánka býva občas adresovaná priamo na meno a vtedy je neprenosná. Ak nie je uvedené v pozvánke, že je vítaný partner pozvaného, tak ho na oslavu nemôžeme zobrať. Pre firemné akcie je dôležité jasne definovať, či je účasť možná len pre zamestnancov, alebo sú vítané aj ich sprievodné osoby.
Kedy a kde sa udalosť koná
Bez údajov o dátume, čase a mieste konania akcie by pozvánka bola úplne zbytočná. Hosť by netušil, kam a kedy má ísť, čo je nepredstaviteľné. Vždy uveďte presnú adresu a ideálne aj mapu alebo odkaz na navigáciu, najmä ak sa akcia koná na menej známom mieste.
Ako natočiť video, ktoré si Vaši diváci zamilujú
Dress code (Požadované oblečenie)
Súčasťou pozvánky môže byť požiadavka na vhodné oblečenie, známa ako Dress kód (alebo Dress code). Neuvedením informácie o požadovanom oblečení môžeme pozvaného dostať do rozpakov. Musí totiž sám uvažovať, aké oblečenie bude vhodné a vychádzať môže iba z údajov uvedených na pozvánke. Napísaním dress code do pozvánky zabránime zbytočným faux pas, kedy by sa na oslave mohol stretnúť muž v čiernom obleku s mužom v polo tričku. Dress code sa uvádza iba pre muža, jeho partnerka sa mu prispôsobí.
Potvrdenie účasti (RSVP)
Niekedy býva súčasťou pozvánky aj RSVP. Pri niektorých akciách, kde potrebujete obsadiť každé miesto alebo mať presný počet účastníkov pre catering, je vhodné vyžiadať si aj potvrdenie o účasti. RSVP je medzinárodne používaná skratka pôvodne z francúzštiny, ktorá znamená „Odpovedzte, prosím“. Používa sa na pozvánkach a za textom RSVP býva uvedené telefónne číslo alebo e-mailová adresa, na ktorú sa pozvaný má ozvať.
Forma, načasovanie a grafické spracovanie
Pozvánky vždy odosielajte včas pred akciou, minimálne 3 týždne vopred, aby mali hostia dostatok času na plánovanie a potvrdenie účasti. Grafické spracovanie a kvalita papiera sa môže líšiť v závislosti od úrovne akcie, na ktorú pozývate. Pre formálnu firemnú party je vhodné zvoliť elegantný dizajn a kvalitný papier, zatiaľ čo pre neformálne stretnutie môže byť vhodná aj digitálna pozvánka.