Plynulý prechod do nového účtovného obdobia v systéme MRP je kľúčový pre zachovanie správnosti a konzistentnosti finančných záznamov. Tento proces zahŕňa niekoľko dôležitých krokov a upozornení, ktoré je potrebné dodržať, keďže ročný prevod je nevratná operácia, pri ktorej dochádza aj k mazaniu dát.
Dôležité upozornenia a prípravné kroky
Pred spustením ročného prevodu je nevyhnutné vykonať dôkladnú kontrolu dát a nastavení:
- Všeobecná kontrola dát: Skontrolujte údaje nahodené v programe, t.j. v jednotlivých moduloch (skladové pohyby, skladové karty, faktúry, účtovný denník, atď.), kliknutím na tlačidlo KONTROLA.
- Prepočty v sklade: Vzhľadom k tomu, že sa niektorým užívateľom hodnota inventúry skladu pred ročným prevodom nerovnala hodnote inventúry po ňom, odporúčame spustiť hromadné prepočty v sklade cez Skladové karty/Funkcie/Prepočet počtu MJ v skladových kartách podľa pohybov v sklade a tiež Prepočet skladových cien v kartách podľa pohybov v sklade.
- Kurzové rozdiely: Zaúčtujte kurzové rozdiely k 31.12. predchádzajúceho roka.
Krok 1: Vytvorenie firmy pre nové účtovné obdobie
Základným krokom je vytvorenie kópie existujúcej firmy pre nové účtovné obdobie.
- V menu Účtovný (Peňažný) denník - Firmy (CTRL+F) sa nastavte na tú firmu, v ktorej ste účtovali predchádzajúci rok.
- Kliknite na tlačidlo SKOPÍROVAŤ a vyberte Prechod na nasledujúce účtovné obdobie.
- Následne sa do zoznamu firiem pridá nová firma, ktorá bude obsahovať údaje z predchádzajúceho roka (t.j. identická kópia).
- Zadajte názov firmy pre nový rok. Účtovný rok bude automaticky nastavený na nasledujúci a tiež bude automaticky nastavené nasledujúce účtovné obdobie.
- Do okienka prepojenie sa automaticky zapíše číslo firmy (roku) prvého účtovného obdobia, ktoré spracovávate v MRP programe. Číslo v okienku prepojenie je rovnaké pre všetky účtovné roky danej firmy.
Dôležité pravidlo: Uzávierku NEROBÍME vo firme daného účtovného roka (obdobia), ale AŽ VO FIRME S NOVÝM ÚČTOVNÝM ROKOM (OBDOBÍM), ktorá bola vytvorená pomocou funkcie "Skopírovať" vo "Voľbe a definícii firiem". V pôvodnej firme (roku) nerobte žiadnu uzávierku a dáta ponechajte tak, ako sú.
Krok 2: Spustenie ročného prevodu a jeho špecifiká
Po vytvorení novej firmy môžete spustiť samotný ročný prevod.
- V Účtovnom (Peňažnom) denníku - Funkcie - Ročný prevod zvoľte z ponuky možnosť Ročný prevod.
- Otázky, ktoré vám program zobrazí, si pozorne prečítajte a až potom kliknite na príslušné tlačidlo.
- Následne program ponúkne dátum uzávierky - 31.12. (podľa nastaveného účtovného obdobia).
Ročný prevod v skladovom hospodárstve
Prechod v skladových kartách má svoje osobitosti:
- Ročný prevod skladu môže byť prevedený pre ľubovoľný dátum. Skladová cena karty sa k danému dátumu vypočíta na základe počiatočného stavu a pohybu na karte. Táto skladová cena je potom počiatočnou cenou pre nové obdobie.
- Je preto nutné ešte pred prevedením prevodu skontrolovať a opraviť prípadné nesúlady v množstevnom a finančnom stave skladu a následne (pokiaľ účtujete v sklade) previesť kontrolu a prípadnú opravu zaúčtovania skladových pohybov.
- Po zaškrtnutí okienka Zrušiť bezpohybové karty s nulovým stavom sa zmažú skladové karty, na ktorých je nulový stav a v priebehu predchádzajúceho roka na nich nebol zrealizovaný žiaden skladový pohyb.
- Pokiaľ je zvolená možnosť mazania kariet bez pohybov s nulovým stavom, potom karta nemôže mať žiadny pohyb a jej počiatočný a koncový stav musí byť nulový.
- Program automaticky zmaže všetky pohyby kariet s dátumom skorším alebo rovným ako je dátum uzávierky.
- Program ponechá adresy a nevybavené zákazky.
- Otvorte Skladové karty a zvoľte Funkcie » Ročný prevod. Táto voľba prevedie zmazané pohyby do archívu, kde zostanú k nahliadnutiu.
Ročný prevod v účtovnom a peňažnom denníku
Ročný prevod v denníkoch ovplyvňuje nasledovné:
- Pokiaľ zvolíte zatvorenie pokladne, zavrú sa VŠETKY pokladne. V zozname pokladní bude nastavenie počiatočných stavov podľa zostatku k dátumu uzávierky.
- V denníku sa zrušia všetky zápisy do dátumu uzávierky.
- Zostanú len skupiny zápisov obsahujúce účtovanie na saldokontné účty (Funkcie - Účtovná osnova - editácia (Ctrl+Enter) - Saldokontné), u ktorých sa v rámci danej skupiny zápisov nerovnajú obraty na stranách MD a DAL.
- Ďalej zostanú skupiny zápisov s účtovaním tých faktúr, pohľadávok, záväzkov, ktoré neboli pri uzávierke vymazané.
- Účtovné zápisy, ktoré zostávajú po uzávierke v denníku, majú v čísle zápisu uvedené "ARCH." - archívne.
- V denníku po uzávierke zostanú zaúčtované úhrady predfaktúr, z ktorých doposiaľ nevznikol daňový doklad. Zápisy budú označené v čísle príznakom ARCH.
- Pokiaľ je ročný prevod vyslovene potrebný alebo ho vyžaduje daňový poradca, je možné spustiť v Účtovnom denníku vo Funkciách voľbu Ročný prevod - Doplnenie uzávierkových zápisov.
Ročný prevod pre faktúry, pohľadávky, záväzky a objednávky
Program pri ročnom prevode vykonáva automatické mazanie určitých typov dokladov:
- Po zaškrtnutí okienok Zrušiť uhradené pohľadávky, záväzky a faktúry a Zrušiť vybavené objednávky sa zmažú plne uhradené faktúry, pohľadávky, záväzky a vybavené objednávky.
- Vymažú sa všetky prijaté faktúry, ktoré sú úplne uhradené. Kontroluje sa, či sa súčet úhrad rovná celkovej sume na faktúre.
- Vymažú sa predfaktúry (v ktorých nie je zadané číslo zákazky) - rovnako ako v prijatých faktúrach. Kontrolujú sa úhrady a dáta. Vymažú sa faktúry - rovnako ako v prijatých faktúrach. Kontrolujú sa úhrady a dáta.
- Z agendy ZÁKAZKY sa vymažú iba tie zákazky, ktoré sú v stave UKONČENO a zároveň majú vyplnené dátum ukončenia. Dátum ukončenia musí byť starší než dátum ročného prevodu.
- Ak pri vystavovaní predfaktúry použijete číslo zákazky, ktoré sa prenáša aj do následne vystavenej faktúry, pri ročnom prevode sa najprv kontroluje stav zákazky, teda či je ukončená (táto podmienka je popísaná vyššie). Na jednu zákazku môžete mať naviazaných niekoľko vydaných faktúr. Ak program nájde zákazku ukončenú, skontroluje, či všetky vydané predfaktúry a faktúry k tejto zákazke sú uhradené a vymaže len tie, ktoré sú úplne uhradené. Ak program nájde zákazku neukončenú, zostávajú všetky predfaktúry aj faktúry.
- Vymažú sa všetky ostatné záväzky, ktoré sú úplne uhradené. Kontroluje sa, či sa súčet úhrad rovná celkovej sume záväzku.
- Vymažú sa všetky ostatné pohľadávky, ktoré sú úplne uhradené. Kontroluje sa, či sa súčet úhrad rovná celkovej sume pohľadávky.
- Vymažú sa všetky prijaté objednávky, ktoré sú v stave VYKRYTÁ.
- Vymažú sa všetky vydané objednávky, ktoré sú v stave VYKRYTÁ.
Krok 3: Nastavenie číselných radov pre nové obdobie
Pre správne účtovanie v novom roku je potrebné nastaviť číselné rady pre všetky používané agendy.
- Pre každú vami používanú agendu (napr. denník, faktúry vydané, prijaté, ostatné pohľadávky, ostatné záväzky) nastavte nové číselné rady.
- V menu Nastavenie/Sklad/Číselné rady, Nastavenie/Peňažný denník (Pohľ., záv., faktúry)/Číselné rady alebo Nastavenie/Účtovný denník (Pohľ., záv., faktúry)/Číselné rady vyberte, pre ktoré doklady chcete nastaviť číselný rad.
- Zadajte Prefix a Poradové číslo (napr. 0000) a kliknite na tlačidlo AKTIVUJ.
- V prípade pokladne je ešte potrebné po vytvorení nových číselných radov pridať rady k príslušným pokladniam.
Krok 4: Aktualizácia a prenos dát z predchádzajúceho obdobia
V prípade, že budú ešte prichádzať účtovné doklady, ktoré patria do starého účtovného obdobia, je potrebné ich aj tam zaevidovať.
- Predpokladáme, že tieto doklady budú uhrádzané v nasledujúcom účtovnom období, a preto je potrebné ich aj do tohto obdobia preniesť.
- Doklady je možné prenášať cez Denník - Funkcie - Ročný prevod - Import dokladov z minulého obdobia.
- Prenášajú sa doklady (aj s ich úhradami), ktoré v aktuálnej firme (v novom roku) neexistujú a sú k dátumu uzávierky nezaplatené.
- Pri účtovníctve (podvojnom) sa pre tieto doklady prenesie aj ich celé zaúčtovanie v prípade, že v denníku nie je o doklade vôbec účtované (prenesie sa celá skupina zápisov).
- Ďalej sa potom prenesú úhrady existujúcich dokladov, ktoré v aktuálnej firme (v novom roku) nie sú pri doklade zaevidované. Existencia úhrad sa vyhodnocuje podľa zhody dátumu úhrady, sumy a čísla úhradového dokladu.
- Pre tieto úhrady sa ich zaúčtovanie neprenesie. Na prípadné ich doúčtovanie je možné využiť Funkciu - Nezaúčtované úhrady - automatické zaúčtovanie. Zaúčtovanie sa prevedie so starými dátumami a príslušné účtovné zápisy budú označené ako ARCHívne. Takto označené zápisy sa do zostáv nového roku nezapočítavajú.
- Aktualizácia dát z predchádzajúceho obdobia je nevratná operácia, pri ktorej dochádza k doplneniu údajov.
- Faktúry vydané: Program do firmy pre nový rok doplní všetky faktúry aj úhrady faktúr zadané do firmy pre starý rok po vytvorení kópie firmy a spustení ročného prevodu. Ak faktúry, prípadne úhrady faktúr, boli zaúčtované do denníka, program vo firme pre nový rok doplní aj zaúčtovanie týchto faktúr, resp. úhrad.
- DPH priznania: Program vo firme pre nový rok zaktualizuje tabuľku Priznaní DPH v peňažnom aj účtovnom denníku, na základe priznaní spracovaných vo firme pre starý rok.
- V časti Účtovný denník zadajte číslo účtu pre hospodársky výsledok, prípadne analytiku.
- V časti Peňažný denník zaškrtnite okienko Do pohľadávok a záväzkov zahrnúť aj predfaktúry, ak do počiatočných stavov pohľadávok a záväzkov požadujete zahrnúť aj predfaktúry.
- Ak po prevedení uzávierky je nutné zadať doklad do predchádzajúceho účtovného obdobia, po jeho pridaní urobíme kontroly a ak tieto kontroly nájdu chyby, spustíme potrebné prepočty. Potom v novom účtovnom období použijeme funkciu v Skladových kartách - Funkcie - Import do počiatočných stavov..., ktorá prevezme koncové stavy predchádzajúceho obdobia a nahrá ich do nového obdobia.
Krok 5: Kontrola počiatočných hodnôt a záverečné overenia
Po úspešnom ročnom prevode je dôležité vykonať záverečné kontroly.
- Skontrolujte počiatočné hodnoty v novom roku (Peňažný denník/Funkcie/Počiatočné hodnoty alebo Účtovný denník/Funkcie/Počiatočné hodnoty) porovnaním s konečnými stavmi predchádzajúceho roka.
- Po zaúčtovaní všetkých dokladov do predchádzajúceho roka skontrolujte Ročný výkaz a Výkaz o majetku a záväzkoch.
- Teraz môžete začať účtovať nový rok.