V blízkej budúcnosti, v októbri alebo novembri, budú vydané dlho očakávané zrevidované slovenské technické normy (STN), ktoré definujú štandardy predtlače listových papierov a jednotné pravidlá pre písanie a úpravu písomností. Vzhľadom na aktualizáciu obsahu oboch noriem dôjde aj k zmene ich názvov.
Normy pre úradné a obchodné listy
Jedna z týchto noriem určuje obsah a úpravu predtlače údajov na jednostranových a viacstranových úradných a obchodných listoch. Pole pre záhlavie má výšku 27 mm od horného okraja papiera a obsahuje presný názov organizácie, jej právnu formu, úplnú adresu vrátane PSČ a názvu dodávacej pošty. Štátny znak alebo logo organizácie sa môže umiestniť vľavo od názvu organizácie.
Adresové pásmo má rozmery 25,4 x 76,2 mm a umiestňuje sa 44 mm od horného okraja papiera. Môže byť umiestnené na ľavej alebo na pravej strane listového papiera. Odvolávacie údaje sú usporiadané v riadku za sebou tak, aby sa na údaje uvedené pod nimi mohol použiť tabulátor v rovnakej zvislici. Prvý odvolávací údaj sa píše 25 mm od ľavého okraja papiera.
Tabulátor sa nastavuje od okraja papiera (Tab. 0) na pozíciách Tab. 10, Tab. 30. Odvolávacie údaje sa vytlačia na protiľahlej strane adresového pásma v stĺpci pod sebou. Prvý odvolávací údaj je vzdialený 40 mm od horného okraja papiera, vzdialenosť medzi jednotlivými riadkami predtlače je 8,5 mm, čo znamená, že medzi jednotlivými riadkami predtlače je vynechaný jeden prázdny riadok na dopísanie príslušných odvolávacích údajov.
Na listových papieroch s adresovým pásmom vpravo je ľavá zvislica predtlače odvolávacích údajov umiestnená 25 mm od ľavého okraja papiera. Slovo "Vec" sa nemusí vytlačiť.
Dopĺňajúce údaje sa vytlačia v poli 20 mm od dolného okraja v poradí: Telefón, Fax, Bankové spojenie, IČO. Okrem toho sa odporúča uviesť aj ďalšie údaje. Druhé a ďalšie strany listových papierov majú v poli 20 mm od horného okraja papiera vytlačené záhlavie.
Pre predtlač záhlavia, orientačných bodov adresového pásma a orientačných značiek platia príslušné ustanovenia STN 88 6101.
Rozsah a štruktúra novej normy
Pre túto normu je charakteristický jej podstatne širší rozsah oproti pôvodnej norme. Ako už z názvu vyplýva, jej obsah je možné rozdeliť na dva veľké tematické celky. Prvý tematický celok je zameraný na pravidlá písania rôznych znamienok, značiek, skratiek, čísel a zostáv na písacom stroji a na počítači. Vzhľadom na aktualizáciu vyučovania korešpondencie je tento príspevok zameraný na písanie adries a doručovacích údajov.
Písanie adries a doručovacích údajov
Poštová adresa je štruktúrovaný súbor presných a úplných adresových prvkov, na základe ktorých možno zásielku prepraviť a doručiť adresátovi bez akýchkoľvek pochybností. Adresovým prvkom sa rozumie informačná jednotka poštovej adresy.
Adresátom zásielky je fyzická alebo právnická osoba, ktorej označenie je v poštovej adrese adresáta uvedené na prvom mieste a ktorej Listina základných práv a slobôd za stanovených podmienok zaručuje ochranu listového tajomstva. Oprávneným príjemcom zásielky je fyzická osoba poverená prijímaním zásielok adresovaných právnickej (v stanovených prípadoch aj fyzickej) osobe. Podrobnosti upravuje Poštový poriadok ako všeobecne záväzný právny predpis.
Na listových papieroch a obálkach je maximálne 6 riadkov vmestí pohodlne, pri použití počítača však výška 6 riadkov závisí od voľby typu a veľkosti písma. Adresové pásmo odosielateľa je vymedzené v ľavej hornej štvrtine adresovej strany obálky alebo tašky. Adresové pásmo adresáta je umiestnené v pravej dolnej štvrtine adresovej strany obálky alebo tašky.
Umiestnenie a formátovanie adresy
Adresy v listoch sa môžu umiestniť vľavo alebo vpravo. Na listových papieroch bez predtlače sa adresa adresáta píše vľavo od rovnakej zvislice ako text. Ak sa list vkladá do okienkovej obálky, adresa adresáta sa napíše na pravú stranu.
Na listových papieroch s predtlačou je adresové pásmo vyznačené orientačnými bodkami. Oproti predchádzajúcej norme došlo k zmene rozmerov adresového pásma, ako aj k zmene orientačných značiek. Adresa musí obsahovať presné označenie adresáta, miesto dodania a prepravné údaje.
Štruktúra adresy
Adresa by mala obsahovať nasledovné prvky:
- a) oslovenie (Vážený pán, Vážená pani, Slečna)
- b) meno a priezvisko (s uvedeným titulom a hodnosťou)
- c) podľa potreby funkcia adresáta
- d) podľa potreby spresňujúci údaj (napr. u p.)
- a) názov ulice, námestia, verejného priestranstva (nábrežie, sad...) a číslo domu
- b) v prípade potreby označenie bloku, vchodu, poschodia alebo čísla bytu
- c) označenie „Poštový priečinok“ alebo „P. O. Box“
Pravidlá písania adresy
Pri písaní adresy je potrebné dodržiavať nasledovné pravidlá:
- Adresa sa píše rovnakým druhom písma rovnakej veľkosti.
- Všetky riadky adresy sa píšu od ľavej zvislice.
- Používa sa jednoduché riadkovanie.
- Riadkuje sa rovnomerne, prázdne riadky sa do adresy nevkladajú.
- V adrese sa nepoužíva podčiarkovanie, tučné ani riedené písmo.
- Na konci riadkov sa nepíše interpunkčné znamienko (okrem bodky za skratkou).
- Názvy štátnych organizácií sa píšu s veľkým začiatočným písmenom.
- Názvy obchodných organizácií sa píšu v súlade s ich zaregistrovaným názvom v obchodnom registri.
- Namiesto úplného názvu organizácie sa môže uviesť aj oficiálne používaná skratka.
- Ak sa označenie právnej formy organizácie uvádza na samostatnom riadku, vypisuje sa v neskrátenom tvare alebo dlhším tvarom skratky (neodporúča sa uviesť skratku iba začiatočnými písmenami).
- Názov ulice, námestia, verejného priestranstva, lokality sa píše s veľkým začiatočným písmenom.
- Pred názvom ulice sa nepíše skratka "ul." (ak slovo "Ulica" nie je súčasťou názvu ulice).
- Pred číslom domu sa nepíše skratka "č." alebo "č. p.".
Štruktúra úradného a obchodného listu
Úprava úradných a obchodných listov sa riadi normami STN 88 6101 a STN 01 6910. Štruktúra úradného a obchodného listu zahŕňa:
- Záhlavie
- Adresové pásmo
- Odvolávacie údaje
- Text listu
- Prílohy, rozdeľovník
- Dopĺňajúce údaje
Úvodné časti listu
V liste sú umiestnené nad adresou, najmenej 10 mm (1 cm) nad adresovým pásmom. Píšu sa v rovnakej zvislej osi ako adresa s veľkými začiatočnými písmenami. Medzi nimi a adresou sa vynechávajú najmenej dve medzery.
V liste formátu A4 sú odvolávacie údaje umiestnené v riadku za sebou, v liste formátu 1/3 A4 sú v stĺpci pod sebou vpravo alebo vľavo od adresového pásma.
Príklady odvolávacích údajov:
- Váš list číslo/zo dňa: FO/122/2006/Go
- Naše číslo: 55/2007/Ma
- Vybavuje: Mažgút/235
- Dátum: 08. 07. 2007 (príklady rôznych formátov dátumu)
Obsah listu
Heslovité vyjadrenie obsahu (napr. "Vec") sa začína písať od ľavej zvislej osi veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa interpunkčným znamienkom (teda bodkou). Názov obsahu sa zvýrazňuje podčiarknutím, tučným písmom, alebo ich kombináciou.
Text listu sa môže začať oslovením alebo môže byť bez oslovenia. Ak sa oslovenie použije, medzi heslom "Vec" a oslovením sa vynechajú dva riadky. V úvode listu môžeme podľa jeho obsahu a charakteru použiť aj niektoré úvodné frázy, napríklad: "Som rád, že môžem obnoviť naše obchodné spojenie, ktoré bolo pre..."
Text listu sa člení na odseky, ktoré sa oddeľujú jedným prázdnym riadkom. Začína sa vždy po piatich prázdnych úderoch (píše sa na šiesty). Dôležité časti v liste sa zvýrazňujú.
Ukončenie listu
List sa ukončí pozdravom, ktorý sa píše do samostatného odseku a od posledného riadka sa oddeľuje prázdnym riadkom. Za pozdravom sa nepíše interpunkčné znamienko (teda bodku).
Ak sú v texte dva podpisy, vľavo sa podpíše funkčne vyšší pracovník a vpravo funkčne nižší pracovník.
Príklad podpisov:
Peter Novák
Ing.
Pokračovanie listu
Dopĺňajúce údaje sa umiestňujú 20 mm od dolného okraja papiera. Ak sa píše dlhší list, je možné pokračovať na rube listu, ale odporúča sa použiť nový list papiera. Pokračovanie sa môže písať na papier predtlačený na pokračovanie listu. Pod predtlačeným záhlavím sa uvedie číslo listu, dátum a číslo strany. Ak pokračujeme na rube listu, upozorníme na pokračovanie značkou "./".
Príklad označenia pokračovania:
Škofin, s. 127/2002/120/Bm
07. 11. (ďalšie dátumy)
Jazykové štýly a ich využitie v korešpondencii
Jazyk plní rozličné funkcie: poznávaciu (kognitívnu), dorozumievaciu (komunikatívnu) a výrazovú (expresívnu). Jazykový štýl predstavuje výber a usporiadanie jazykových prostriedkov s ohľadom na funkciu a situáciu prejavu. Rozlišujeme písomnú alebo ústnu formu.
Funkčné jazykové štýly
- Informačný: Stručné fakty na otázky (kto, čo?). Príklady: správa, oznámenie, bežné rozhovory.
- Rozprávací: Opis udalostí, príbehov. Príklady: rozprávanie, fejtón, bájka, rozprávka, poviedka, novela, román.
- Opisný: Opis vonkajších vzťahov, vlastností. Príklady: opis, návod, životopis, posudok, cestopis.
- Výkladový/Úvahový: Opis vnútorných vzťahov, konfrontácia hodnotenia. Príklady: odborný referát, prednáška, úvaha, esej.
Špecifické štýly
- Odborný štýl: Využíva sa na presné, odborné vyjadrenie a sprostredkovanie odborných informácií a vedeckých poznatkov. Vyjadrovanie musí byť presné - používa odborné termíny, ustálené názvy a cudzie slová.
- Publicistický štýl: Má informovať, presviedčať, poučovať a zaujať. Musí byť zrozumiteľný, výstižný a pôsobivý.
- Administratívny štýl: Má predovšetkým písomnú podobu. Hlavné znaky: vecnosť, stručnosť, presnosť, prehľadnosť, ustálená forma.
- Rečnícky štýl: Je verejný štýl. Musí mať zaujímavý obsah a presnú štylizáciu, aby zaujal pozornosť poslucháčov. Dôležité sú mimojazykové prostriedky (gestikulácia, mimika) a technika prednesu.
- Umelecký štýl: Používa slová expresívne, frazeologizmy, obrazné pomenovania. Cieľom je pôsobiť na city. Príklady: báseň, balada, román.
Obchodná a úradná korešpondencia
Obchodná a úradná korešpondencia využíva najmä administratívny štýl, pričom kladie dôraz na:
- Objednávka: Úradný prípis obsahujúci informácie o tom, kto, čo, od koho si objednáva, v akom množstve, kvalite a cene, do kedy a ako má byť tovar dodaný a ako bude zaplatený. Objednávku si píše odberateľ buď vyplnením predtlače alebo ako list.
- Urgencia: Posúrenie, ktorým sa pripomína dodávateľovi nesplnenie objednávky. Mala by byť dôrazná a naliehavá.
- Reklamácia: Žiadosť o nápravu alebo sťažnosť na kvalitu, prípadne žiadosť o výmenu alebo opravu. Dôvodom môže byť úchylka v kvalite, druhu, množstve alebo cene tovaru, nedostatočná úprava, nevyhovujúci spôsob balenia, odoslania, nedodržanie dodacej lehoty alebo chyby vo faktúre.
- Potvrdenka: Písomný doklad o prijatí tovaru, peňazí a podobne. Suma sa musí uviesť slovom i číslom, alebo to môže byť doklad o prevzatí vykonanej práce.
- Splnomocnenie: Písomné poverenie na prevzatie tovaru, peňazí, balíka, doporučeného listu, alebo na zastupovanie.
- Pracovný príkaz: Príkaz, kto, čo, kde, kedy a ako má spraviť.
- Úradný list: Má ustálenú úpravu a píše sa strojom. Štylizácia je jasná, presná a vecná.
Náležitosti a úprava dokladov
Pri vypisovaní finančných dokladov, ako je napríklad príkaz na úhradu, je dôležité dodržiavať presné formátovanie a uvádzať všetky potrebné náležitosti.
Príkaz na úhradu - náležitosti
- Dátum splatnosti: Dátum, kedy je faktúra splatná, alebo dátum prevodu z účtu.
- Banka: Slovné označenie peňažného ústavu, ktorý má realizovať prevod.
- Pobočka: Sídlo pobočky peňažného ústavu.
- Číslo účtu platiteľa: Číslo účtu, z ktorého sa bude suma odpisovať.
- Kód banky: Štvormiestne číslo banky platiteľa.
- Mena: Označenie príslušnej meny (napr. SKK - slovenská koruna).
- Číslo účtu príjemcu: Číslo účtu, na ktorý sa pripíše suma.
- Suma: Peňažná čiastka v príslušnej mene. Pred číslom treba napísať pomlčky, aby sa predišlo falšovaniu dokladov. Za celým číslom treba napísať desatinnú čiarku, desatiny vyznačiť dvoma pomlčkami alebo dvoma nulami (napr. - 4 500,-- alebo -45 800,50).
- Variabilný symbol: Číslo faktúry.
- Špecifický symbol: Používa sa v osobitných predpisoch, napr. pri zúčtovaní úrokov.
- Doplňujúci údaj banky: Uvádza sa napr. v súvislosti s vkladnými knižkami.
- Údaj pre vnútornú potrebu príkazcu.
- Miesto a dátum vystavenia.
- Pečiatka a podpis(y) príkazcu.
Ako rovnocenný, ale opačného významu, sa používa doklad pod názvom Príkaz na inkaso v prípade, ak si veriteľ sám inkasuje od platiteľa za služby z jeho účtu. Súhlas s inkasnou formou platenia musí byť potvrdený.
tags: #hospodarska #korespondencia #vzory #pozvanka