Pri oficiálnej písomnej komunikácii s úradmi a ďalšími inštitúciami musíme dodržiavať základné formálne aj typografické pravidlá. Úradný list je našou vizitkou a jeho forma o nás všeličo vypovie. Vo výsledku môže mať aj vplyv na konečné rozhodnutie pri riešení našich požiadaviek. Úradné listy predstavujú dôležitú súčasť komunikácie v administratívnom prostredí. Ich správna úprava je kľúčová pre profesionálny dojem a efektívnu komunikáciu. Dodržiavanie určitých pravidiel a predpísanej úpravy je nevyhnutné.
Všeobecné Zásady Úpravy Úradného Listu
Pred tým, než sa zameriame na záverečnú časť, je dôležité si pripomenúť všeobecné zásady formálnej úpravy, ktoré ovplyvňujú celkový dojem z listu. Úradný list si dopredu spíšte na počítači, potom ho vytlačte a skontrolujte. Jedinečnosť ručne písaného listu možno ocenia vaši známi, ale rozhodne nie úradníci, ktorí by museli rukopis prácne lúštiť.
Typografické a Grafické Pravidlá
- Písmo a Riadkovanie: Zamerajte sa na použitie dostatočne veľkého písma (ideálne 12px), nastavte vhodný font a riadkovanie. Úradné listy sa bežne píšu pätkovým písmom, napríklad štandardným Times New Roman, nie je to však podmienkou. Najčastejšie sa používa jednoduché riadkovanie (1,0) alebo riadkovanie 1,5.
- Okraje: Ľavý okraj listu by mal mať šírku 25 mm a pravý okraj 15 mm.
- Dolný okraj: Sú umiestnené 20 mm od dolného okraja papiera.
- Prehľadnosť textu: Prehľadnosť textu je základom. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom, prípadne dať malú časť textu kurzívou. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami.
- Písanie zámen: Zámeno „Vy“ vo všetkých tvaroch (Vás, Vám) treba písať s veľkým V. Toto pravidlo platí, aj keď oslovujeme viacerých ľudí.
- Členenie textu: Vlastný text treba členiť na odseky, musí byť dodržaná jednotná úprava. Odseky sa oddeľujú jedným prázdnym riadkom. Začína sa vždy po piatich prázdnych úderoch (píše sa na šiesty). Dôležité časti v liste sa zvýrazňujú.
- Zakázané prvky: Určite sa vyhnite písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety, pôsobí to príliš agresívne. Nepíšte text veľkými písmenami.
Štruktúra Úradného Listu
Pre úplnosť kontextu si krátko zhrnieme aj celkovú kompozíciu úradného listu, ktorá predchádza samotnému záveru.
Úvodná Rámcová Časť
- Záhlavie (adresa odosielateľa): To je adresa odosielateľa. Musí byť vždy podčiarknuté. Adresové pole odosielateľa sa umiestňuje 27 mm od horného okraja papiera. Obsahuje úplný názov organizácie a úplnú adresu s PSČ. Na papieroch s predtlačou sa umiestňuje vpravo, v listoch bez predtlače sa píše od ľavého okraja ako text.
- Adresa adresáta: Píše sa vpravo hore, ak je okienková obálka, a vľavo hore, ak je listový papier bez tlače.
- Miesto a dátum vyhotovenia listu: Píšu sa pod seba, nedáva sa čiarka.
- Heslové vyjadrenie obsahu listu (Vec): Heslovité vyjadrenie obsahu sa začína písať od ľavej zvislej osi veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa interpunkčným znamienkom. Vec sa zvýrazňuje: tučným písmom, podčiarknutím alebo ich kombináciou. Predtlač Vec sa už nepíše. Správne je napríklad: Žiadosť o pracovné miesto.
- Oslovenie: Text listu sa môže začínať oslovením alebo môže byť bez oslovenia. Ak sa oslovenie použije, medzi heslom "Vec" a oslovením sa vynechajú dva riadky. Píše sa za ním čiarka, pričom nasledujúci vlastný text sa začína malým písmenom. Za oslovením a vlastným textom sa vynechá jeden riadok. Ak píšete konkrétnej osobe, začnite slovami Vážený pán / Vážená pani; ak oslovujete celé oddelenie alebo príjemcu nepoznáte, použite oslovenie Vážení. Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a navyše nám to dodáva pocit dôležitosti. Dbajte na oslovenie adresáta, k menu patrí aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. Dobrý deň, pani Ing. Nováková).
Vlastný Text Listu
Nasleduje oznámenie, kvôli ktorému list posielate. Musí byť jasné a stručné. Používajte neutrálny spisovný jazyk bez citovo zafarbených slov, vulgarizmov a citosloviec. Dajte prednosť jednoduchým vetám pred zložitou vetnou stavbou. Skvelý tip pre získanie lepšej spätnej väzby je používať konkrétne otázky. Napríklad namiesto otázky Kedy by Vám vyhovovalo stretnutie? sa radšej opýtajte: Vyhovovalo by Vám stretnutie budúcu stredu?
Záverečná Rámcová Časť Listu: Formálne Ukončenie
Záver úradného listu je rovnako dôležitý ako jeho úvod a hlavný text. Musí pôsobiť profesionálne a dodržiavať stanovené normy.
Záverečné Zdvorilostné Formulky a Pozdrav
Na záver môžete adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu. Záverečné zdvorilostné formulky zahŕňajú poďakovanie a záverečný pozdrav (napríklad S pozdravom, S úctou). Ak použijete rovno formulu S pozdravom či S úctou, nepíšte za ňu bodku, a ani čiarku. List sa ukončí pozdravom, ktorý sa píše do samostatného odseku a od posledného riadka sa oddeľuje prázdnym riadkom. Za pozdravom sa nepíše interpunkčné znamienko. Ako príklad poďakovania možno použiť: vopred ďakujem za skoré vybavenie.
Podpis
Po záverečnom pozdrave opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis. Dokument zakončite svojím menom, priezviskom a vlastnoručným podpisom.
- Vlastnoručný podpis: Je nevyhnutnou súčasťou formálneho ukončenia.
- Dva podpisy: Ak sú v texte dva podpisy, vľavo sa podpíše funkčne vyšší pracovník a vpravo funkčne nižší pracovník.
- Automatický podpis: Výhodou automatického podpisu je, že v ňom nájde adresát ďalšie potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo, firmu a jej adresu, atď. (napr. Ing. Ján Vážny, vedúci oddelenia, Telefón: +421 9xx xxx xxx, Adresa: Ul. Mieru 1, 821 02 Bratislava).
Prílohy
Ak sa vo vlastnom texte listu prílohy nespomínajú, musíme ich vypísať do stĺpca s názvom „Príloha/Prílohy“, ktorý umiestnime v ľavej časti listu zhruba na úrovni vlastnoručného podpisu.
Kontrola Pred Odoslaním
Až budete mať úradný list starostlivo spísaný a správne naformátovaný, vytlačte ho. Než ho vložíte do obálky a odošlete, starostlivo si ho ešte raz prečítajte a skontrolujte kvalitu. Ak budete na tlač používať atramentovú tlačiareň, nechajte atrament zaschnúť, aby sa pri vkladaní do obálky nerozmazal. V prípade tlače na laserovej tlačiarni používajte osvedčené originálne alebo alternatívne tonery, pri ktorých si budete istí vysokou kvalitou výstupu. Predsa by ste nechceli, aby bol oficiálny dokument po otvorení na príslušnom úrade nečitateľný. Pokiaľ si nestojíte za kvalitou tlače domácej tlačiarne, dôležité dokumenty si radšej nechajte vytlačiť inde.
Z komunikácie s úradmi a inštitúciami nemusíte mať obavy. Ak dodržíte základné pravidlá písania úradných listov, vaše vystupovanie bude pôsobiť profesionálne.