Zvládnutie pozdravov v angličtine je nevyhnutné, či už na cestách, v práci alebo pri každodennom rozhovore. Komunikácia v angličtine sa vyžaduje aj v školách na hodine angličtiny, či v pracovnej komunikácii. Pri komunikácii je pozdrav tým prvým, čo povieme druhému človeku.
Význam a voľba správneho pozdravu
Pozdravy v angličtine patria medzi najdôležitejšie a najčastejšie používané prvky v každom jazyku. Správny pozdrav vytvára príjemnú atmosféru, ukazuje úctu a môže výrazne ovplyvniť celkový dojem z komunikácie. Vhodný pozdrav vždy závisí od konkrétnej situácie a stupňa formálnosti.
Formálna komunikácia ukazuje, že rešpektujete druhú stranu a že máte seriózny prístup k danej téme. V bežnej komunikácii, najmä s priateľmi a rodinou, sa často používajú neformálne výrazy. Je kľúčové správne určiť úroveň formálnosti a používať vhodný tón a pozdrav.
Formálne oslovenia
V obchodnej komunikácii je potrebné použiť formálnejší jazyk. Najbežnejším a zároveň aj najodporúčanejším formálnym oslovením je Dear … Ak poznáte meno osoby, oslovte ju s rešpektom, napríklad Dear Mr. Smith alebo Dear Ms. Johnson.
Titulovanie a pohlavie
Ak je to možné, vyhnite sa osloveniam indikujúcim pohlavie, nakoľko môže dôjsť k niekoľkým nedorozumeniam, hlavne keď komunikujeme s ľuďmi z rôznych krajín. V niektorých ázijských, ale aj európskych krajinách je bežnejšie písať krstné meno až za priezvisko. Napríklad pri mene Andrea si niekto môže myslieť, že Andrea je priezvisko. Rovnako, nositeľom mena Andrea môže byť aj muž, a tak oslovenie Ms. Andrea bude nesprávne aj v tomto smere.
Okrem toho si musíme uvedomiť, že oslovenia pred menom tiež naznačujú manželský stav, predovšetkým u žien. Funguje to takto:
- Mr - muž (manželský stav je irelevantný)
- Ms - žena (manželský stav je irelevantný)
- Mrs - pre vydatú ženu
- Miss - pre slobodnú ženu
Použitie Ms. je neutrálny a zdvorilý spôsob, ako osloviť ženu, ak si nie ste istí, či je vydatá alebo nie. Na rozdiel od slovenčiny, píšeme tieto tituly skratkami a nikdy nie celým slovom (napríklad Mr., Mrs., Ms.). Výnimkou sú tituly ako Professor, Judge a podobne.
Oslovenie neznámeho adresáta alebo pracovnej pozície
V prípadoch, keď meno adresáta nepoznáme, môžeme použiť neutrálne oslovenie To whom it may concern alebo Dear Sir or Madam. Niekedy môžete použiť aj názov pracovnej pozície, napríklad Dear Sales Manager.
Niekedy nie je bezpečné používať klasické pozdravy ako „Good morning/afternoon/evening“, ak neviete, v akej časovej zóne sa prijímateľ práve nachádza. V takom prípade sú neutrálne oslovenia vhodnejšie.
Interpunkcia po oslovení
Či už po oslovení použijete čiarku, dvojbodku alebo nič, každá alternatíva bude správna:
- Dear Peter Brown
- Dear Peter Brown:
- Dear Peter Brown,
Neformálne oslovenia
V prípade neformálneho oslovenia, najmä s priateľmi a rodinou, môžeme začať:
- Hi!
- Hi there
- Hope you are keeping well.
- Hope you are doing well.
- Hi. Hope all is well.
- I hope this message finds you well.
- How are you?
Oslovenie Hi, (meno) sa používa spolu s priezviskom alebo menom osoby, ako napríklad Hi, Mr. Jones. Názory na to, či je vhodné použiť ho aj v pracovnej komunikácii, sa však rozchádzajú. Podľa niektorých personalistov je takéto oslovenie príliš familiárne, a teda mali by ste ho používať len keď prijímateľa dobre osobne poznáte. Podľa niektorých je však v poriadku použiť takéto oslovenie, aj keď prijímateľa osobne nepoznáte.
Predstavenie sa a vyjadrenie zámeru
Predstavenie sa
Z času na čas je potrebné sa predstaviť, čo môžeme urobiť viacerými spôsobmi:
- Just a couple of lines to introduce myself.
- Nový is away until Friday, and I am covering his work. (Pán Nový je do piatku mimo a ja ho zastupujem.)
V pracovnom kontexte môžete napísať: This is (Your name) from (Your Company) writing regarding.... Ak vám dal kontakt priateľ, môžete napísať: (Person's Name) recommended I get in touch with you alebo formálnejšie I was referred to you by (Mutual Contact's Name).
Pri predstavovaní nezriedka používame predložky na vysvetlenie, kto sme a čo robíme:
- for a company - I work for Kia. (Pracujem pre Kiu.)
- in a town - I work in Žilina. (Pracujem v Žiline.)
- under a person - I work under Mr. Nový. (Pracujem pod p. Novým.)
- in a department - I work in the marketing department. (Pracujem na oddelení marketingu.)
- on a project - I am working on the project … (Pracujem na projekte …)
- be responsible for / be in charge of - byť zodpovedný za / mať na starosti.
Situácia si môže vyžadovať, aby ste sa danej osobe pripomenuli, hlavne ak už uplynul istý čas odvtedy, ako ste sa stretli: My name is Robert Hart and you may remember that we met at a conference in Prague. - You may remember (možno si pamätáte).
Vyjadrenie zámeru
Úvodná veta by mala jasne a stručne vystihnúť dôvod, prečo píšete. Prejdite priamo k veci a vyjadrite sa jasne tým, že napíšete krátke a výstižné vety. Prvý odstavec by mal stručne predstaviť váš zámer. Dbajte na to, aby ste boli konkrétni a jasní.
Príklady na vyžiadanie pomoci alebo informácií:
- My name is Robert Hart. (Chcel/a by som sa opýtať, či by ste mi mohli pomôcť.)
- I would be extremely grateful if you could … (Bol/a by som vám veľmi vďačný/á, keby ste mohli)
- Could you please tell me / inform me … (Mohli by ste mi, prosím, povedať / informovať ma…)
- I would like to know/ask … (Rád by som vedel/opýtal sa)
- Would / Could you please send us … (Zaslali by ste nám/ Mohli by ste nám zaslať …)
- Could you possibly send me … (Mohli by ste mi, prosím, poslať …)
V hlavnom obsahu sa venujte jadru vášho e-mailu. Tu presne vysvetlíte, čo potrebujete a čo očakávate od druhej osoby. Svoju správu usporiadajte prehľadne a ak je správa príliš dlhá, rozdeľte ju do odsekov.
Bežné frázy a zdvorilostné výrazy v komunikácii
Zdvorilé žiadosti a prosby
V prípadoch, keď o niečo žiadame, nebude na škodu pred našu požiadavku vsunúť zdvorilostnú frázu, ktorou uznáme zaneprázdnenosť alebo profesionalitu kontaktovanej osoby, čím ju trošku „namotivujeme“, aby našu požiadavku vybavila čo najskôr.
- I realize that you are very busy but … (Uvedomujem si, že ste zaneprázdnený/á, no …)
- Sorry to bother you but … (Prepáčte, že vás obťažujem, ale …)
- I know that you have a mountain of work at the moment but … (Viem, že máte momentálne kopec práce, ale …)
- Sorry to chase you but do you have any update regarding … ?
Slováci sú vraj dosť priami. To, čo v komunikácii dvoch Slovákov znie úplne normálne, môžu cudzokrajinci vnímať ako niečo nezdvorilé a príliš direktívne. V angličtine je často potrebné použiť modálne slovesá pre zdvorilejšiu formuláciu.
- Could you please check this document. (Mohli by ste, prosím, skontrolovať tento dokument.) - Namiesto: X Check that document.
- Could you please keep me informed… (Mohli by ste ma, prosím, priebežne informovať ….) - Namiesto: X Keep us informed.
- Would you like me to call you? (Želáte si, aby som vám zavolal?) - Namiesto: X Do you want me to call you?
Ďalšie príklady použitia modálnych slovies pri komunikovaní požiadaviek:
- Would Monday morning suit you? (Hodil by sa vám pondelok ráno?)
- When would be a good time for you?
Ospravedlnenia a vysvetlenia
- I’m sorry it has taken me so long to get back to you but … (Prepáčte, že mi trvalo tak dlho, kým som sa ozval/a, ale …)
- My sincere apologies… (Úprimne sa ospravedlňujem …)
- Thanks for the reminder. I haven’t forgotten, but … (Vďaka za upovedomenie. Nezabudol som, no…)
- If you could bear with us, we will solve it soon. (Ak vás môžem poprosiť o strpenie, vyriešime to čo najskôr.)
- I will give it top priority as of tomorrow morning. (Zajtra ráno sa tomu budem venovať ako prvej veci.)
- Sorry but I can’t make it that day. (Prepáčte, ale v ten deň mi to nevyhovuje.)
- I’m afraid I have another engagement on Tuesday. (Obávam sa, že v utorok už niečo mám.)
- Due to family problems I am sorry to inform you that I am no longer able to attend the meeting on Monday. (S poľutovaním musím oznámiť, že z rodinných dôvodov sa nebudem môcť zúčastniť na pondelkovej porade.)
- I am afraid I won’t be available either today or tomorrow. (Bohužiaľ, dnes ani zajtra nebudem k dispozícii.)
- Sorry about the confusion, what I actually meant was that… (Prepáčte za nedorozumenie, mal som na mysli, že …)
- Sorry for the delay in replying.
Vyjadrenie vďaky
- Thank you for contacting us sa najlepšie hodí, ak vám niekto píše ohľadom niečoho, či sa pýta na služby.
- Thank you for the information taktiež ukáže, že si ceníte prácu druhej osoby.
- Thank you for your prompt reply je skvelá fráza, pokiaľ ste sa niekoho niečoho pýtali, a daná osoba vám veľmi rýchlo odpísala.
- Ak odpoveď trvala trochu dlhšie, môžete použiť Thank you for your reply alebo Thank you for getting back to me.
- Thank you for raising your concerns alebo Thank you for your feedback je ďalší spôsob, ako poďakovať, v prípade, že vám niekto napíše niečo negatívne k vašej práci.
- Ďalšou frázou, ktorou môžete poďakovať už dopredu je Thank you for your understanding.
- Thanks for your assistance! (Ďakujem za vašu pomoc.)
- Thanks for your help in this matter. (Ďakujem vám za pomoc v tejto veci.)
- Thank you very much in advance. (Dopredu vám veľmi pekne ďakujem.)
Časové vyjadrenia a urgencia
Hlavne v komerčnom prostredí sa človek môže často stretnúť s potrebou veci trochu posúriť, prípadne kontaktovanú osobu informovať o možnom termíne, dokedy treba niečo vykonať, doručiť a podobne.
- We need it within the next two days. (Potrebujeme to do dvoch nasledujúcich dní.)
- My boss wants it by 4 tomorrow afternoon at the latest. (Môj šéf to chce najneskôr do štvrtej zajtra poobede.)
- I need it some time before the end of the week. (Potrebujem to niekedy pred koncom tohto týždňa.)
S časovými vyjadreniami používame tieto predložky:
- within - je to obdoba slovenského „do“ v zmysle „počas tohto obdobia“. Požadovanú úlohu je teda možné vykonať kedykoľvek v špecifikovanom časovom intervale, napr. do troch dní (v rámci troch dní) - within three days.
- by - označuje špecifický čas v budúcnosti, ktorý je posledným možným termínom, dokedy sa niečo musí urobiť. Rovnako môžeme túto predložku preložiť ako „do“, ale, na rozdiel od within, tu sa nejedná o časový interval, ale o špecifický čas, napr. by Friday - do piatku.
- before - je podobné ako predošlé predložky a znamená „pred určeným termínom“.
Záverečné pozdravy a rozlúčky
Toto je moment, keď zhrniete, čo potrebujete, a zároveň vyjadríte svoje uznanie. Rovnako ako pri vyjadrení vášho cieľa, aj záver musí byť krátky a priamy.
Formálne záverečné pozdravy
Najštandardnejším (a najbezpečnejším) slovným spojením je Best regards. Pred Best regards ešte často uvádzame ďalšiu viac-menej zdvorilostnú frázu:
- I look forward to hearing from you (before the end of the week / soon). (Teším sa na vašu odpoveď (do konca tohto týždňa / skorú).)
- Looking forward to your reply. (Teším sa na vašu odpoveď.)
- I would appreciate your immediate attention to this matter. (Som vďačný, že venujete tejto záležitosti neodkladnú pozornosť.)
- Appreciate your early reply. (Ďakujem za skorú odpoveď.)
- I look forward to our next meeting je veľmi profesionálna fráza, ktorú môžete použiť, ak chcete s danou osobu ešte na niečom spolupracovať.
- I look forward to meeting you on the (date) - vhodné pre potvrdenie stretnutia.
Na konci formálneho listu vždy použite frázu ako Yours sincerely (ak poznáte meno osoby) alebo Yours faithfully (ak meno nepoznáte).
V bežnej reči používame vetu podobnú tejto: If you have any problems, do not hesitate to contact me. (Ak budete mať problémy, neváhajte ma kontaktovať.) Pre dosiahnutie vyššej úrovne formality, resp. diplomatickosti, sa v obchodnej angličtine používa trochu obmenená fráza Should you have…
- Should you experience any problems, please do not hesitate to contact me. (V prípade akýchkoľvek problémov ma neváhajte kontaktovať.)
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Ak budete potrebovať dodatočné informácie, neváhajte ma kontaktovať.)
V tomto smere je možné použiť aj iné alternatívne vyjadrenia:
- If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me. (Ak vám môžem pomôcť, neváhajte ma kontaktovať.)
- If you require any further information, feel free to contact me. (Ak budete vyžadovať dodatočné informácie, pokojne ma kontaktujte.)
Neformálne záverečné pozdravy
Ak píšete priateľovi, môžete ho jednoducho uzavrieť slovami Hope to see you soon. Alebo neformálnejšie: It would be great to see you. Hope to travel together again soon!
- Take care je výraz, ktorý sa používa aj vo formálnej aj v neformálnej komunikácii. Nenapíšete to niekomu, koho vidíte každý deň, ale niekomu, koho dlhšiu dobu neuvidíte.
- It was nice seeing you môžete napísať niekomu, koho už poznáte.
- Best wishes, Best, My best, All best, All the best, Regards, Kind regards, sú neškodné výrazy, ktoré môžete použiť v akejkoľvek situácii.
- Sezónne pozdravy: Best wishes for the holidays and the new year. (Pekné sviatky a všetko najlepšie v novom roku.), Have a great/nice weekend!
- …alebo ležérnejšie: Drop me a line if I can do anything else for you.
Podpis
Vždy e-mail ukončite záverečným pozdravom a podpisom. Po ňom nasleduje vaše meno.
Čoho sa vyvarovať v závere
Snažte sa nepoužívať skratky, ako napríklad Rgds, ďakovné výrazy namiesto pozdravu, či vtipné vety na záver.
Dôležité tipy pre písanie e-mailov
Častou chybou je, že si svoj text pred odoslaním ešte raz neprečítate. To je však najlepší spôsob, ako sa vyhnúť pravopisným chybám alebo nedorozumeniam. Ak potrebujete, aby váš text prečítal niekto iný, neváhajte požiadať niekoho známeho alebo niekoho na internete.
Uistite sa, že vaša správa je jasná a že obsahuje všetky potrebné informácie. Cieľ, ktorý vyslovíte, a správa musia byť v súlade. Skontrolujte, či je vaše hlavné posolstvo a či sú vaše požiadavky priame a jasné. Dbajte na to, aby bola vaša správa stručná, jasná a prehľadná. Pri písaní sa snažte byť struční. Čím lepšie dokážete prezentovať svoje myšlienky písomne, tým profesionálnejší dojem zanecháte. Dodržiavanie základných pravidiel, zdvorilý tón a prehľadná štruktúra vám pomôžu dosiahnuť úspech pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami.
Formálny vs. neformálny štýl
Vo formálnej obchodnej komunikácii určite nepoužívajte skrátené formy, napríklad „you’re“, internetové skratky (BTW) ani emotikony. Angličtina je síce typická používaním najrôznejších stiahnutých tvarov (napríklad I’m namiesto I am) či skratiek (napríklad ICYMI = In case you missed it), ale tie sú vhodné len do neformálnej komunikácie.
Štruktúra formálneho e-mailu/listu
Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru, ktorá by mala byť vždy dodržaná, aby list pôsobil profesionálne a prehľadne. V ľavom hornom rohu uveďte svoje meno, adresu a dátum. Nasleduje meno a adresa príjemcu. Dbajte na to, aby boli tieto údaje presné a prehľadné.
Predmet e-mailu by mal byť stručný, ale jasný. Tip: Nezabudnite zahrnúť všetky prílohy (napríklad resume). Zdvorilo ukončite list s očakávaním budúcej komunikácie, napríklad frázami ako Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you.
Overenie správnosti
Akékoľvek slovné spojenie, či vetnú konštrukciu, ktorou si nie sme istí, môžeme jednoducho zadať do Google, aby sme si overili, či je správna. Okrem toho sa môžeme vždy niečo nové dozvedieť, a to predsa nikdy nie je na škodu.
30 Phrases for the Perfect Business Email
Príklady e-mailovej komunikácie
Príklad 1: Žiadosť o stáž (formálny)
Tu určíte úroveň formálnosti. Potom sa krátko predstavíte, ak príjemcu ešte nepoznáte.
Subject: Internship Application - [Your Name]
Dear Mr./Ms. [Surname],
I hope this message finds you well. My name is [Your Name], I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.
I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience. Please advise your availability and to whom I can send my resume.
I would be very happy to come in for an interview at your convenience. Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
[Your Name]
Príklad 2: Stretnutie s priateľom (neformálny)
Subject: Rome, Florence & Catch Up!
Hi [Friend's Name],
How are you? This is [Your Name], we met at the hostel last week in Rome. I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?
I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.
It would be great to see you. Hope to travel together again soon!
Best,
[Your Name]