Písanie e-mailov je zručnosť, s ktorou sa skôr či neskôr stretne každý. Nejde iba o gramatiku, ale aj o dôležitú štylistickú formu textu. Správne zostavená správa je vizitkou vašej profesionality. Vytvorenie dobre napísanej zprávy, ktorá je zdvorilá, stručná a jasná, vyžaduje dodržiavanie určitých pravidiel.
Predmet správy: Kľúč k pozornosti
Do kolónky predmet je potrebné zadať kľúčové slová alebo slovné spojenie, ktoré pomôžu identifikovať obsah správy. Ak si neviete poradiť s uvedením predmetu, nevynechajte ho a zadajte minimálne slovo „prosba“ alebo „info“.
- Buďte konkrétni: Predmet by mal mať ideálne 3 až 8 slov.
- Vyhnite sa vágosti: Namiesto „Schôdzka“ použite „Naplánovanie strategickej schôdzky na Q2“.
- Relevantnosť: Ak odpovedáte vo vlákne, ponechajte pôvodný predmet, pokiaľ sa téma výrazne nezmenila.
Oslovenie a úvod
Internetová komunikácia začína oslovením. Príjemcu vždy oslovujte tak, ako by ste ho oslovili osobne. Ak sa s adresátom nepoznáte, je vhodné sa v krátkosti predstaviť. Ak pokračujete v predošlej komunikácii, nadviažte krátkou úvodnou vetou.
- Formálne oslovenie: „Vážený pán / Vážená pani“.
- Menej formálne: „Dobrý deň, pán Horvat“ alebo „Ahoj, Peter“.
- Pravopis: Za pozdravom alebo oslovením nasleduje čiarka. Po čiarke vynechajte riadok a pokračujte malým písmenom, pretože oslovenie a nasledujúca veta tvoria jeden celok.
Štruktúra a prehľadnosť textu
Naša pozornosť sa pri dlhších textoch znižuje. Aby ste prijímateľa nezaťažovali, používajte jednoduché vety a rozdeľujte text do odsekov.
- Jadro správy: Uveďte účel hneď na začiatku. Neschovávajte hlavné sdělenie do zdlouhavého úvodu.
- Formátovanie: Používajte odrážky alebo číslované zoznamy pre lepšiu prehľadnosť. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom.
- Jednoduchosť: Nezahŕňajte do jednej správy viacero nesúvisiacich požiadaviek.
Pravidlá vykania a gramatiky
Podľa pravidiel slovenského pravopisu sa nariaďuje byť zdvorilými, čo znamená, že zámená (Vás, Vám, Vy, Váš) píšeme v oficiálnej komunikácii s veľkým začiatočným písmenom. Pri vykaní druhej osobe používame pomocné sloveso „ste“ a plnovýznamové sloveso v množnom čísle.
Pozor na interpunkciu: Vyhnite sa nadmernému používaniu výkričníkov, ktoré môžu pôsobiť agresívne alebo neprofesionálne. Za zdvorilostnou formulou (napr. „S pozdravom“) bodku ani čiarku nepíšeme.
Záver a podpis
Na záver môžete adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu. Za rozlúčkovou frázou sa nepíše čiarka a podpis uvádzajte na ďalší riadok.
Výhoda automatického podpisu: Adresát v ňom nájde všetky potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo a adresu firmy, čo uľahčuje identifikáciu.
| Čo robiť | Čomu sa vyhnúť |
|---|---|
| Stručnosť a jasnosť | Dlhé a zložité súvetia |
| Používanie odsekov | Písanie textu VEĽKÝMI PÍSMENAMI |
| Aktívny hlas | Nadmerné používanie emotikonov |