Každá komunikácia začína pozdravom, ktorý je považovaný za zdvorilostný úkon v bežnom aj v obchodnom živote. Pozdraviť sa je zdvorilosť a aj povinnosť, a neodpovedať je hrubá urážka. Ako charakterizoval zdravenie vo svojej knihe Špaček: „Zdraví vždy muž ženu, mladší staršieho, podriadený nadriadeného.“ Pri pozdrave je dôležité aj to, aby ruky neboli vo vreckách, ani cigareta v ústach. Pri pozdrave sa aj podávajú ruky. V minulosti to symbolizovalo, že prichádzame v mieri a nemáme v ruke žiadnu zbraň. Podávanie rúk predchádza pozdravu.
Predstavovanie a vizitky
Predstavovanie nie je iba vtedy nepotrebné, ak každý účastník pozná každého. Vizitka patrí k nenahraditeľnej súčasti manažérskej práce, potrebujú ju hlavne manažéri, ktorí sa stretávajú s klientmi ako aj s inými ľuďmi. V praxi je známe, že práve vizitka uľahčuje nadviazanie kontaktu. Môžeme ju považovať za nosič informácií. Reprezentuje majiteľa a najviac sa používa pri predstavovaní.
Dôležitý je vzhľad vizitky; najjednoduchší a najelegantnejší je považovaný za najlepší. Najlepšie na tvrdom bielom papieri s čiernym písmom. Lesklé ako aj farebné vizitky sa nepovažujú za decentné. Vizitka a jej obsahové zloženie je základom. Na vizitke sa vždy uvádza logo firmy, ktorú zastupuje, celé meno manažéra s titulom a pozícia v rámci firmy. Má byť uvedený názov ako aj adresa celej firmy.
Tykanie a vykanie
Podľa Plaňavu (2008) sú pravidlá, kto komu navrhuje tykanie nasledovné: „Kto je vo vzťahu viac hore, ten ako prvý navrhuje tykanie, a to starší mladšiemu, žena mužovi a nadriadený podriadenému.“ Je potrebné si tykanie rozmyslieť, nakoľko si tykáme hlavne s osobami, ktoré sú nám vzťahovo bližšie. Preto si má manažér dobre rozmyslieť, komu tykanie navrhne, nakoľko od tykania k vykaniu nie je možné sa vrátiť. V praxi to znamená, že zamestnanec by nemal tykať svojmu šéfovi, pokiaľ mu to šéf nedovolil, mal by mu vykať a prejavovať mu úctu ako aj rešpekt. Ak aj nadriadený vyká svojmu podriadenému, chce si udržať odstup.
Pozvánky a ich náležitosti
Najdôležitejšie je, aby sa pozvánka poslala včas, a to minimálne 2 týždne pred konaním stretnutia, obeda, recepcie a pod. Pozvánka musí obsahovať názov organizácie, spoločnosti, ktorá pozýva, môže tam byť ale aj meno jej predstaviteľa. Na pozvánke musí byť názov akcie, stručný opis programu akcie, samozrejme dátum a miesto jej konania.
Pozvánka sa posiela aj všeobecne bez mena pozývajúceho, ale priamo osobe, kde je napísané celé meno bez funkcie osoby. Pri všeobecnom pozvaní je pozvánka prenosná, môže na pozvánku ísť iný predstaviteľ spoločnosti. Na pozvánkach sa vždy napíše aj predpísané oblečenie. Typ oblečenia je uvedený iba pre mužov, ženy sa majú prispôsobiť.
Je potrebné na pozvánke uviesť, akým spôsobom má účasť pozývaný potvrdiť alebo naopak svoju neúčasť. Ak sa na pozvánke vyskytne skratka R.S.V.P. (skratka z francúzskej vety „Répondez s’il vous plait”), hostiteľ zdvorilo žiada pozvaných, aby svoju účasť potvrdili. Ak hostiteľ žiada iba o potvrdenie neúčasti, na pozvánke sa posiela len anglický výraz „Regrets only“ alebo po slovensky „ospravedlnenia“.
Etiketa pri spoločenských udalostiach
Obed a večera
Najzákladnejšou formou spoločenského stretnutia býva obed a samozrejme večera. Najvhodnejším časom na začiatok obeda je medzi 12:00 - 14:00. Ak nie je predpísaný oblek, tak v prípade obeda sa jedná o menej formálnu udalosť ako večera. Pri obede muži chodia v sivom alebo čiernom obleku. Oblečenie pre ženy sú väčšinou vychádzkové šaty alebo spoločenský kostým, samozrejme sa väčšinou riadia podľa svojho partnera. Je potrebné vždy prísť na čas v čase uvedenom na pozvánke, nakoľko sa ku stolu ide vždy až po príchode všetkých hostí. Nie je zvykom čakať dlhšie ako 15 minút.
V prípade väčšieho omeškania sa podáva ruka iba hostiteľovi spolu s ospravedlnením. Prichádzajúci sa privítajú s hostiteľmi a ponúknu sa aperitívom. Ponúkajú sa aj ovocné šťavy, miešané nápoje, syrové pečivo, slané pečivo, crackery. Počas aperitívu sa hostia medzi sebou zoznámia. Je potrebné mať zasadací poriadok hneď pri dverách do jedálne, kde si hostia môžu pozrieť, kde budú sedieť. Po zoznamovaní a vypití aperitívu hostitelia pozvú k stolu na určené miesta.
Pravidlá jedla na tanieri majú byť upravené, nemajú sa opakovať suroviny vo viacerých chodoch a majú sa obmieňať tepelné spôsoby úpravy. Sladké jedlá sa podávajú vždy na koniec, k mastným jedlám nepripravujeme sladké prívarky ani kompóty. Najlepšie je využívanie sezónneho ovocia, jedlo je vždy správne teplé a farby rozmanité. Ak ponúkame viac chodov, najskôr sa podáva bledšie mäso (ryby, kuracia), následne hovädzie, bravčové, divina, husi, kačice).
Na začiatok obeda býva zvykom príhovor hostiteľa, pri ňom všetci sedia, pri prípitku sa stojí. Obed sa končí kávou pri stole.
Recepcia
Recepcia je najrozšírenejšou formou spoločenského styku. Usporiadava sa pre väčší počet hostí pri oficiálnych príležitostiach. Čo sa týka recepcie, dá sa usporiadať doobeda, cez obed, poobede aj večer. Na základe času má podľa toho formu a obsah ako aj význam. Predpoludňajšia je odôvodnená len málo nejakou slávnostnou príležitosťou. Ak nahrádza obed, je slávnostnejšia a večerná býva pri veľmi slávnostných príležitostiach. Popoludňajšia recepcia sa usporadúva od 17:00 - 19:00.
Na pozvánke sa uvádza dôvod usporiadania recepcie a väčšinou s R.S.V.P. s číslom telefónu. V prípade recepcie, tak ako aj obeda, je potrebné myslieť na všetky maličkosti ako šatňa, priestor, dostatok personálu, zabezpečenie parkovania, výzdobu, dobré vetranie. Príchod hostí na recepciu je v rozmedzí asi 15 minút. Dĺžka pobytu na recepcii je vyjadrením vzťahu k hostiteľovi.
Jedlo na recepciách je zastrešené švédskymi a rautovými stolmi. Sú pripravené obložené chlebíčky, mäso, národné špeciality, šunka, párky, šaláty, ryby, torty, cestoviny, cukrovinky ako aj ovocie. Na recepcii je aj teplý bufet s kuchárom. Na oddelených stoloch sa podávajú vína, pivo, malinovky. Na recepčných stoloch sú pripravené dezertné taniere ako aj príbory a servítky.
Hostia sa v tomto prípade obsluhujú sami a jedia postojačky, aj napriek tomu je tam potrebný obsluhujúci personál. V miestnosti je priestor aj pre malé stoličky, aby si niektorí mohli aj sadnúť. Popri stene je potrebné rozmiestniť aj malé odkladacie stolíky. Treba odhadnúť skutočnú potrebu pitia a jedla.
Zhrnutie pravidiel spoločenského správania
V práci sme si uviedli, čo všetko by sme mali robiť a ako by sme sa mali správať na spoločenských stretnutiach. Práca nám slúži ako pomôcka pri pozdravení, predstavovaní, zoznamovaní, vyslovovaní mien, používaní vizitky, vrátane porušenia pravidiel pri odovzdávaní, oslovovaní a titulovaní. V závere práce sa venujeme chybám, ktoré by sme nemali robiť pri spoločenských stretnutiach. V poslednej časti je viacero nedostatkov a preto by sme niektoré zhrnuli aj v závere: prednosť majú vždy starší, vyššie postavené osoby a ženy. Pozdrav je vždy slušný a vždy, keď nás pozdravia, pozdrav opätujeme.
Čo sa týka spoločenskej etikety, „šaty robia človeka“ a pri predstavovaní si ľudia robia prvý dojem. Je vhodnejšie, ak nás predstaví niekto iný.