Spoločným znakom úspešných prezentácií je príbeh - inšpiratívny, zábavný, poučný a presvedčivý. Nezáleží na tom, či prezentujete ročné hodnotenie spoločnosti alebo ponúkate služby potenciálnemu zákazníkovi, technika príbehu je známa vo verejných i obchodných prejavoch. Ako však pripraviť takú prezentáciu, aby si ju zapamätali vaši kolegovia, zamestnanci alebo noví klienti? V tomto článku sa pozrieme na kľúčové aspekty tvorby a prednesu prezentácie, ktorá zaujme a odovzdá hodnotu.
Štruktúra a príprava prezentácie
Väčšina z nás robí chybu, že začne prípravu prezentácie otvorením programu ako PowerPoint a ihneď tvorí slajdy. Predtým, než sa pustíte do vizuálnej stránky, je dôležité si ujasniť základné piliere vašej prezentácie.
Prečo a účel prezentácie
V prvom rade je potrebné si vyjasniť sám pre seba a pomenovať prečo túto prezentáciu budete mať. Nie je to len cieľ, ale čo spôsobilo, že je potrebná. Je to koniec finančného roku a potreba zhrnúť rok pre zamestnancov, alebo je to klient, ktorý vás kontaktoval a chcete mu predstaviť firmu a produkty, alebo je to pravidelná tímová porada, na ktorej chcete predstaviť výsledky a problémy?
Druhým krokom je definovať účel prezentácie: Čo s ňou chcete dosiahnuť a teda ako chcete prezentáciu predniesť a ako chcete dosiahnuť stanovený cieľ? Užitočné je si uvedomiť, že motivovanie a inšpirovanie sú dve rôzne veci a dva rôzne typy prezentácie.
Stanovenie cieľa
Formulovanie cieľa prezentácie je tretím krokom a pomôže vám sústrediť sa počas celej prípravy na to, čo je dôležité. Cieľ by mal byť formulovaný maximálne v jednej vete a špecifikovať účel. V súvislosti s cieľom je vhodné si aj formulovať, čo cieľom nie je.
Poznanie publika
Štvrtým krokom je ujasniť si, kto je publikum. To znamená nielen demografické údaje o veku, pohlaví či národnosti, ale aj to, prečo prídu na prezentáciu a čo očakávajú. Z týchto informácií vyplýva, čo publikum zaujíma, čo ich trápi, aký je ich kultúrny kontext a aký slovník a spôsob prednesu bude pre publikum bližší. Zároveň si vyjasníme ich motiváciu prísť na prezentáciu (donútil ich niekto, je to povinná prezentácia, čo ich prilákalo atď.) a tak sa môžeme uistiť, že ich očakávania naplníme alebo napravíme, ak nie sú adekvátne.
Nakoniec si musíte určiť, čo je jediná vec, ktorú chcete, aby si z prezentácie odniesli, zapamätali alebo spravili. Chcete, aby po prezentácii súhlasili a chápali rozhodnutie vedenia? Podľa toho uvediete argumenty relevantné pre nich a zapôsobíte na ich emócie vysvetlením možných opačných scenárov a dopadov na nich. Alebo chcete, aby po prezentácii podpísali petíciu? Nielen zdôrazníte dôvody existencie petície, ale hlavne im na konci prezentácie dáte konkrétne inštrukcie, čo majú spraviť.
Výskum témy
Pred tvorením obsahu by sme mali spraviť v piatom kroku podrobný výskum témy, na ktorú pripravujeme prezentáciu. Zistite, koľko dostupných a relevantných dát, faktov, štatistík, výskumov, príbehov, mytológie či postáv, z ktorých môžeme vybrať tie najzásadnejšie a najúčinnejšie vzhľadom na cieľ a publikum, máte. Až po takto podrobnej príprave môžete začať tvoriť samotný obsah reči, teda to, čo budete ako rečník hovoriť alebo ukazovať.
Vytvorenie hrubého konceptu
Viaceré prezentácie vznikajú tak, že rečník svoje myšlienky bezhlavo naleje do slajdov, bez rozmyslu, štruktúry a cieľa. Preto si na začiatku všetky myšlienky, ktoré nosíte v hlave, zosumarizujte na čistý papier. Následne tento zhluk informácií, ktorý chcete so svojím publikom zdieľať, uložte do hrubého konceptu. Takýto text by mal byť dobre štruktúrovaný, intuitívny, informatívny a krásne navrhnutý. Obsah opisu bude výborným základom pre informačnú prezentáciu. Opis prezentácie teda úplne závisí od cieľov.
Vizuálny štýl a dizajn snímok
Váš príbeh obaľte do správneho vizuálneho štýlu. Vzhľad a dojem, ktorý ostáva zachovaný počas celej prezentácie, je kľúčovým faktorom. Na to nemusíte byť dizajnér alebo majster Photoshopu.
Kontrast a farby
Využívajte tmavé pozadie so svetlým textom, na prechodové slajdy zvoľte, naopak, svetlé pozadie s tmavým textom. Pre príjemnejší pocit publika sa hodia prevažujúce modré alebo zelené odtiene. Chcete dosiahnuť kontrast medzi farbou pozadia a farbou textu.
Obrázky a vizuálne pomôcky
Vyberajte pútavé, kompozične jednoduché fotografie a obrázky. Môžu byť presným vizuálnym opisom toho, o čom rozprávate, prípadne slúžia ako metafora. V oboch prípadoch však vášmu publiku musí byť jasné, čo vyjadrujú a ako sú prepojené s vaším prejavom. Aaron Weyenberg, produktový dizajnér v New Yorku, použil vo svojej prezentácii na TEDx obrázok bežiaceho dieťaťa s nadpisom „Je to iba začiatok“, keď hovoril o redizajne TED.com - to je príklad, keď spojitosť nie je na prvý pohľad zrejmá a môže publikum zmiasť.
Obrázky, schémy, grafy a grafické prvky SmartArt predstavujú vizuálne pomôcky, ktoré si publikum zapamätá. Publikum musí vedieť prečítať snímky z diaľky. Snímky sú najlepšie, keď na ne nenapcháte príliš veľa informácií.
Minimalizmus textu
Vyhýbajte sa snímkam s veľkým množstvom textu. Ak na stretnutí rozdávate papiere plné textov, hlavy vašich poslucháčov sa sklonia a prestávajú vás počúvať, čítajú. Keď do prezentácie nalejete veľké množstvo textov, žiadate od publika, aby svoju pozornosť rozdelilo medzi to, čo číta a to, čo počúva. Nerobte to. Ak je nevyhnutné, aby snímka obsahovala veľké množstvo textov, odhaľte ich postupne.
Chcete, aby publikum namiesto čítania obrazovky počúvalo informácie, ktoré prezentujete.
Konzistencia a šablóny
Vyberte si pôsobivú, konzistentnú šablónu alebo motív, ktoré nie sú príliš nápadné. V PowerPointe sa pri otvorení zobrazia niektoré vstavané motívy a šablóny, ktoré môžete použiť. Nezabudnite si súbor ukladať počas práce.
Názvy snímok
Vymyslite zmysluplné názvy, ktoré vyjadrujú tému alebo hlavnú myšlienku snímok. Takto publikum pochopí a zapamätá si váš názor bez toho, aby muselo čítať hlavný text.
Typy a techniky prezentácie
Prezentačných techník je niekoľko. Úspešní spíkri si vyberajú podľa toho, kto je ich publikum a akú informáciu im idú podávať. Tieto tri techniky majú odlišnú dynamiku a štýl prezentácie.
1. Striedanie faktov a príbehov (Nancy Duarte)
Pri tejto prezentačnej technike sa rečník pohybuje medzi faktami a príbehmi. Americká spisovateľka a spíkerka Nancy Duarte tvrdí, že striedanie rozprávania faktov a príbehu udrží pozornosť vášho publika až do konca prezentácie. Začínate rozprávaním skutočnosti a odpovedáte na otázku: „Čo je, čo sa deje?“. Následne ponúkate poslucháčovi príbeh položením otázky: „Čo by to mohlo byť, aké by to mohlo byť?“. Striedajte fakty s príbehom, ktorý ukazuje, ako by sa veci dali zlepšiť. Takýto typ prezentácie informuje a inšpiruje.
2. Metóda The Pitch
Ak chcete presvedčiť, že váš nový produkt či služba je konkurencieschopný, alebo ak hľadáte nové možnosti financovania, prezentujte metódou The Pitch. Rečník v tomto type prezentácie dokáže presvedčiť svoje publikum o niečom, čo zlepší systém alebo vyrieši problém. Štruktúru prezentácie Pitch použite, keď chcete niekoho presvedčiť, že váš nápad je najlepší.
3. Príbeh v troch dejstvách (B2B segment)
Prezentácia takéhoto typu sa využíva v B2B segmente, taktiež pri obchodnom poradenstve. Príbeh sa odohráva v troch dejstvách:
- Situácia zobrazuje súčasné podmienky a konkrétne fakty.
- Následne prichádza „ale“ a príbeh pokračuje komplikáciou. Tá sa taktiež opiera o relevantné dáta.
Podľa visme.co by zobrazenie takéhoto typu mohlo vyzerať nasledovne: Naša spoločnosť zaoberajúca sa dekoráciami interiérov zaznamenala tento mesiac veľmi dobrý predaj (situácia), ale príliš sme utrácali za medzinárodnú prepravu (komplikácia).
Príprava a prednes prezentácie
Bez ohľadu na to, aká bude štruktúra vašej prezentácie a aký príbeh odhalí, buďte odvážni. Rozprávajte o téme, ktorej rozumiete, poslucháčom otvorene a hravo. Ak chcete dobre prezentovať a ak chcete, aby si ľudia niečo z vašej prezentácie odniesli a neubiehala im pozornosť, je dobré osvojiť si pár zásad.
Úvod prezentácie
- Pozdravte a oslovte: Na úvod vždy pozdravte a oslovte tých, ktorým budú vaše slová venované. Zaželaním pekného dňa a príjemného počúvania nič nepokazíte, práve naopak, môžete si získať sympatie poslucháčov.
- Predstavte sa: Povedzte svoje meno. Potom väčšina ľudí uvedie svoju pozíciu, prípadne roky praxe. Ak si však chcete získať pozornosť publika, mali by ste im povedať, ako im dokážete pomôcť. Napríklad: „Moje meno je Júlia Micháleková, som Managing director Visibility. Oslovím publikum a poviem im, čo sa počas mojej prezentácie naučia, čo si z nej odnesú.“
- Povedzte, čo sa naučia: Ukážte, ako tvoriť kvalitný obsah, ktorý budú vaši potenciálni zákazníci milovať.
- Obsah: Ľudí vždy poteší, keď uvidia, o čom prezentácia bude. Ukážte im na jednom slajde váš obsah. Nemusíte ho čítať. Skúste si napísať vetu, ktorou divákov zaujmete a ešte lepšie ohúrite. Napríklad: „Firmy, ktoré tvoria kvalitný obsah užitočný pre ľudí, majú v očiach potenciálnych zákazníkov o 50 % vyššiu dôveryhodnosť.“
Toto celé by malo trvať do 30 sekúnd. Preto sa odporúča si svoj úvod aspoň 3 až 4-krát nahlas povedať. Ak sa stane, že váš predrečník povie niečo, na čo viete hneď v úvode trefne alebo vtipne nadviazať, pokojne svoje intro úplne zmeňte.
Interakcia s publikom
Po úvode je efektívne začať tým, že sa publika niečo opýtate. Robí sa to z viacerých dôvodov: nadviazať kontakt, zistiť, čo o téme vedia. Ak vediete workshop s menším počtom ľudí, začnite otvorenou otázkou. Na konferencii sa opýtajte otázku, o ktorej sa dá hlasovať za/proti, prípadne výber A/B/C. Mnohým z vás možno napadne otázka: „Čo ak sa nikto nezapojí?“. Pri väčšom publiku sa to zvyčajne nestáva.
Zapojenie publika prostredníctvom otázok, ankiet alebo výziev k diskusii počas prezentácie spôsobuje, že si publikum lepšie zapamätá, čo sa ich snažíte naučiť. Napríklad, ak prednášate o titulkoch a chcete ľudí naučiť, akú by mali mať dĺžku, najskôr sa ich opýtajte na názor a až potom prezradíte odpoveď.
Osobná skúsenosť a príklady
Pôsobivá prezentácia kombinuje teóriu s osobnými skúsenosťami. Vždy uveďte príklad z praxe, ako to (ne)funguje vám alebo s niektorým klientom. Neobídete sa bez vtipov a príbehov z reálneho života. Aj keď sa občas nikto nezasmeje, ako v príklade o rozdávaní kondómov s Markom na konferencii pre ochranu online reputácie, osobný dotyk pridáva prezentácii autenticitu.
Používanie GIFov
GIFy môžu výrazne oživiť prezentáciu a rozprúdiť publikum. Aj keď ste ich na začiatku nepoužívali, inšpirujte sa od iných, ktorí sú v ich pridávaní majstri. Môžete používať už hotové GIFy alebo si vytvárať vlastné - dokáže to naozaj každý. GIFy sú skvelé na ilustráciu myšlienok, ktoré by inak mohli byť suché, napríklad v prezentácii o analytike, kde GIF môže humorne spochybniť spoliehanie sa na intuíciu.
Ako zlepšiť verbálny a neverbálny prejav
Je dôležité si osvojiť niekoľko zásad správneho prednesu, aby vaša prezentácia nevyznela monotónne.
Hlas a tempo reči
Pozornosť by ste mali venovať aj primeranej intenzite a tónu hlasu, aby vaša prezentácia nevyznela monotónne. Tempo reči by nemalo byť monotónne, no nesnažte sa prejav predniesť čo najrýchlejšie. Nechávajte dostatočne dlhé prestávky medzi slovami. Pomocou krátkej odmlky zdôraznite najkrajšie a najvýznamnejšie myšlienky. Ak sú v príhovore citáty, tiež ich dostatočne oddeľte od zvyšku textu. Samozrejme, hovorte nahlas, ale nekričte. Používajte správnu intonáciu, mäkčenie aj spodobovanie.
Očný kontakt a gestá
Mali by ste dodržovať očný kontakt s vašimi poslucháčmi, aby vedeli, že vaše slová sú venované práve im. Pozeranie do zeme a hovorenie „pod nos“ by znehodnotilo vašu prezentáciu. Naopak, otvorený prejav, primeraná gestikulácia a artikulácia zaručia, že zaujmete a publikum nebude "zaspávať".
Vyvarovanie sa čítaniu
Ak máte pripravené pomôcky, či už prezentáciu v PowerPointe, ilustračné materiály, plagáty alebo handouty, máte o bod navyše. Pomôžu ľuďom orientovať sa v problematike a zároveň slúžia ako oporné body pre vás. Čítať z papiera je naozaj nevhodné. Tu je riziko, že by ste mali sklonenú hlavu a pri dlhšom čítaní by sa váš hlas stal monotónny. Ak chcete zaujať publikum, je to neprípustné. Nečítajte!
Tréning prednesu
Ak si nie ste istý vašim prejavom, nebojte sa povedať si prezentáciu doma, pre seba. A nahlas! Práve o to ide. Každý prejav určený na prednášanie je vhodné nahlas čítať pred zrkadlom. Uvidíte, či dostatočne artikulujete, aké je držanie vášho tela a ako sa tvárite. Poproste niekoho známeho, aby si vypočul váš prejav a dajte mu spätnú väzbu na váš postoj, intonáciu alebo iné neverbálne prvky. V úvode chcete obecenstvo zaujať, preto lepšie pôsobí, keď udržiavate očný kontakt s ľuďmi, nie s papierom. Záver zas má zvýrazniť myšlienky obsiahnuté v prejave. Pri slávnostných prejavoch sa odporúča naučiť sa ho celý naspamäť.
Zvládanie trémy a nervozity
Z prieskumov verejnej mienky vyplynulo, že strach z hovorenia pred veľkým publikom je často vyšší, než strach zo smrti. Tréma vychádza z myšlienky neúspechu vlastných slov. Niektorým nervozita a stres pomáhajú podať lepší výkon, iných úplne „vypnú“. Keď už stojíte pred publikom, na svojom prirodzenom či dovtedy naučenom prejave v tej chvíli nič nezmeníte. Ak sa budete snažiť sústrediť na všetky menované veci (postoj, tón hlasu, tempo), akurát sa vystresujete. Sústreďte sa len na to, čo hovoríte. Prípadne si vyberte len jednu vec, na ktorej chcete počas danej prezentácie pracovať.
Ak to máte pripravené super, bude to super. Ak ste sa pripravili zle, už je neskoro vyplakávať. Dajte do svojho výkonu všetko, čo máte, a snáď to dobre dopadne. Spravili ste doteraz, čo bolo vo vašich silách, teraz na tom už nič nezmeníte.
Prirodzenosť vs. pravidlá
Nenasledujte silou-mocou „overené“ rady, ako prednášať. Ak ste introvertný typ, len veľmi ťažko sa dostanete na úroveň človeka, ktorý je prirodzene extrovertný. Vaše snahy o hlasný prejav budú vyznievať umelo. To však neznamená, že nemôžete byť skvelý rečník. Mali by ste svoje nedostatky kompenzovať tým, čo vám ide. Ste dobrý v grafike? Tak pripravte prezentáciu, ktorá bude vizuálne perfektná. Alebo mega vtipná. Alebo v nej bude vaše know-how, ktoré široko-ďaleko nemá nikto. Ľuďom bude úplne jedno, že sa pohupujete z nohy na nohu, alebo že hovoríte tichšie, ak im vo vašom prejave odovzdáte hodnotu - niečo, čo chcú a čo ich posunie ďalej.
Odev a vzhľad
Dajte si na seba v prvom rade to, v čom sa dobre cítite. Ak nosíte tričká a mikiny, budete navlečený v saku vyzerať smiešne. Je v poriadku, ak je niekto oblečený aj extravagantnejšie, pokiaľ to ladí s jeho prejavom a osobnosťou.
Záver prezentácie
Ak ste všetko doteraz zvládli super, ale záver pokazíte, je dosť veľká pravdepodobnosť, že celkový dojem sa výrazne zníži. Naopak, ak ukončíte svoju prezentáciu niečím ohromujúcim, získate si priazeň publika.
Jednou z efektívnych metód je interaktívny záver. Napríklad, môžete na záver použiť test pomocou aplikácie Kahoot. Je to rýchla súťažná hra, ku ktorej sa dá ľahko pripojiť cez smartfón. Dajte do nej otázky z vašej prezentácie a ľudia sa snažia vyplniť správne odpovede. Po každej otázke publikum vidí priebežné poradie a o víťazovi rozhoduje nielen počet správnych odpovedí, ale aj rýchlosť. Ľudia milujú súťažiť.
Vstupnou bránou k ich pozornosti je úvod, no to, čo si odnesú z vašich slov, zaznie mnohokrát práve v závere. Preto si dajte záležať na sile vašich záverečných viet. Je dôležité dať jasne najavo, že váš príhovor končí.
Špecifiká rôznych typov prezentácií
Prezentácia je jednoducho navrhnutá tak, aby čo najlepšie prezentovala akúkoľvek tému. Prezentácie sa líšia účelom, formátom a publikom a každá snímka samostatne rieši iný problém.
Prezentácia pre verejné vystúpenie vs. rozosielaná prezentácia
Sklíčka sa budú líšiť, nie je to o nich samotných, ale o podmienkach, v ktorých publikum vníma informácie. Hlavný rozdiel medzi týmito prezentáciami je v tom, že pozornosť publika je zameraná na iné veci.
- Verejný prejav s prezentáciami je vždy časovo obmedzený. Prezentácie sú prepojené s prejavom a zobrazujú sa na obrazovke, keď sa tak rozhodnete. Mali by byť ľahko čitateľné, aby neodvádzali pozornosť poslucháčov od vašich slov. Stačí, ak ukážete niekoľko bodov rozprávania alebo vizuálnych obrázkov.
- Pri prijímaní prezentácie poštou sa publikum sústredí výlučne na prezentácie. Všetko, čo čitateľ uvidí v prezentácii zaslanej poštou, by malo byť spojené do jedného uceleného príbehu, zrozumiteľného aj bez rečníka. Bude potrebovať zmysluplné nadpisy, podľa ktorých možno pochopiť podstatu prezentácie bez čítania hlavného textu. Niektoré body budú musieť byť podrobnejšie a vytvárať sémantické prepojenia medzi jednotlivými slajdmi, aby divák pochopil, čo sa bude diať ďalej.
Ak napríklad posielate obchodný návrh poštou, samostatný slajd môže obsahovať zmluvné podmienky alebo právne podrobnosti, ktoré adresát potrebuje vedieť vopred. Na opísanie jednoduchej myšlienky stačí niekoľko viet, čo je dosť na jeden slajd.
Použitie pomôcok
Ak máte pripravené pomôcky, či už prezentáciu v PowerPointe, ilustračné materiály, plagáty alebo handouty, máte o bod navyše. Toto všetko pomôže ľuďom orientovať sa v problematike, a takisto aj vám, pretože máte pomôcky, o ktoré sa môžete oprieť a v téme sa nestratíte.
tags: #prihovor #k #webu #prezentacii