V dnešnej dobe, keď je písomná komunikácia neoddeliteľnou súčasťou nášho každodenného života, je kľúčové ovládať jej pravidlá. Či už ide o formálny e-mail obchodnému partnerovi alebo osobný ďakovný list, správna štruktúra, jazyk a detaily ako oslovenie a ukončenie sú nevyhnutné pre zanechanie profesionálneho a zdvorilého dojmu. Naša slovenčina nám to písanie veľmi neuľahčuje, no s niekoľkými radami to hravo zvládnete.
Základné Pravidlá pre Prehľadnú a Efektívnu Komunikáciu
Aby bola vaša správa zrozumiteľná a efektívna, je dôležité dbať na jej štruktúru a obsah.
Predmet Správy
- Vždy uveďte predmet, ktorý je stručný, ale výstižný. Stačia dve, tri slová, ktoré príjemcovi napovedia, o čo ide.
- Ako dôležitý alebo urgentný sa predmet označuje len v prípade, že to tak skutočne je.
Organizácia Obsahu
- Nezahŕňajte do jednej správy viacero nesúvisiacich požiadaviek. Ak chcete požiadať o informácie, potrebujete niečo vybaviť, alebo očakávate odpoveď, sústreďte sa na jednu tému.
- Príklad nevhodného prístupu: „Dobrý deň, posielam Vám podklady k projektu a ešte by som potreboval vedieť, či mi môžete posunúť deadline. Mimochodom, mohli by ste mi poslať aj aktuálny cenník?
- Naša pozornosť sa pri dlhších textoch znižuje, prípadne si nevšimneme nejakú dôležitú informáciu. Riešením je používať medzery a rozdelenie textu do odsekov.
- Úlohy, ktoré potrebujete vypracovať, môžete dať do bodov. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami.
- Používajte jednoduché vety, aby ste prijímateľa nezaťažovali zložitými súvetiami na tri riadky. Zo súvetí urobte radšej 2 - 3 kratšie vety. Dokonalosť neznamená, že nie je čo pridať, ale ubrať.
- Ak niečo potrebujete hneď, nečakajte, že príjemca odpovie okamžite. Ak ide o naliehavú záležitosť, lepšie je zavolať.
Štruktúra Listu alebo E-mailu
List vždy začnite písať pozdravom - oslovením. Potom nasleduje:
- Úvod - sem patrí oslovenie. Ak sa s adresátom nepoznáte, je vhodné v krátkosti sa predstaviť. Ak sa poznáte, môžete nadviazať krátkou úvodnou vetou.
- Jadro - pokračujte obsahom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami. Do jadra môžete pridať aj odpovede na pár základných často kladených otázok.
- Záver - ukončite ho pozdravom a podpisom.
Oslovenie: Kľúč k Profesionálnemu Dojmu
Gramatika v oslovovaní robí mnohým problémy, no je základom pre získanie pozornosti adresáta.
Používanie Mien a Titulov
- Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a dodáva nám to pocit dôležitosti.
- Ak je to len trochu možné, zistite si meno a oslovte adresáta. Dotkne sa ho to v dobrom slova zmysle, udržíte si tak skôr jeho pozornosť.
- Vždy skontrolujte, či je meno alebo priezvisko napísané správne - bolo by veľkou hanbou napísať nesprávne priezvisko príjemcu.
- K menu patrí aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. Dobrý deň, pani Ing. Nováková).
- Pred menom alebo priezviskom sa vždy píše oslovenie.
- Vyhnite sa zastaraným osloveniam ako „Vážení súdruhovia“ alebo jednoduchému „Vážení/Vážený“, ide o socialistický prežitok, ktorý už nie je v profesionálnej korešpondencii vhodný.
Interpunkcia a Formátovanie po Oslovení
- Za pozdravom a oslovením vždy píšeme čiarku. Príklad: „Dobrý deň, pán Novák, ...“
- Za pozdravom a menom adresáta nasledujú čiarky a prvý riadok textu sa začína malým písmenom. Napríklad: „Dobrý deň, pán Novák, v nadväznosti na našu nedávnu dohodu...“
- Už po pozdrave a oslovení dajte nový riadok. Potom vždy pri novej myšlienke a na záver tak isto. Vyzerá to oveľa lepšie a prehľadnejšie.
Vykanie a Používanie Zámen
Večnou dilemou býva aj správne vykanie. Adresátovi tak preukazujete rešpekt a osvojiť si ho rozhodne nie je na škodu.
- Zámeno Vy (a jeho tvary Vás, Vám, Váš) sa píše s veľkým začiatočným písmenom, ak oslovujeme jednu alebo viacero osôb.
- Zámená ty, tvoj, vy, váš sa v rôznych návodoch, pokynoch alebo reklamných textoch píšu vždy s malým písmenom, pretože sa neobracajú priamo na konkrétnu osobu.
- Malé začiatočné písmená použite aj pri zvratných zámenách sa, svoj a pri pomocnom slovese byť (si, ste).
- Pri vykaní druhej osobe použijeme pomocné sloveso ste, plnovýznamové sloveso a dáme ich do množného čísla. Napríklad: „Ako sa Vám darí? Mohli by ste mi prosím pomôcť?“
Jadro Správy: K Jasnosti a Zdvorilosti
Po úvodnom vysvetlení dôvodu vášho kontaktu pokračujte jadrom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami a ukončite zdvorilou výzvou na odpoveď alebo inú reakciu podľa kontextu.
Voľba Slov a Tónu
- Ak by vás lákalo použiť slová „ohľadom“ či „ohľadne“, vedzte, že ide o nespisovné výrazy. Jazykovedci preferujú výraz „vo veci“.
- Slovné spojenie „žiadam Vás“ nahraďte „prosím Vás“, je to zdvorilejšie.
- Keď sa to hodí, použite aj emóciu, ale pozor, aby ste to neprehnali so zdvorilosťou, inak môžete pôsobiť úlisne a vtieravo. Pozor aj na zdrobnelinky a smajlíkov.
- Ak vyjadrujete kritiku, formulujte ju slušne. Napríklad: „Ďakujeme Vám za dodanie podkladov. Všimli sme si, že chýba ešte fotokópia zmluvy.“
- Určite sa vyhnite písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety. Pôsobí to príliš agresívne.
- Nepíšte text veľkými písmenami.
Konkrétne Otázky pre Lepšiu Spätnú Väzbu
Skvelý tip pre získanie lepšej spätnej väzby je používať konkrétne otázky.
- Namiesto otázky „Kedy by Vám vyhovovalo stretnutie?“ sa radšej opýtajte: „Vyhovovalo by Vám stretnutie budúcu stredu?“
- Príklad zlej a dobrej formulácie:
- Menej vhodné: „Dobrý deň, p. Novák, pamätáte sa, ako sme sa pred mesiacom stretli… Teraz je ten ideálny čas, horúčavy už začali, preto Vám píšem. Dohodli sme sa, že sa stretneme ohľadne ponuky na klimatizáciu, v ktorej sme líder na trhu. Neviem, či máte čas a môžeme sa stretnúť, ak nie ste zaneprázdnený. Neviem, aký termín by Vám vyhovoval, navrhnite, ja sa prispôsobím. Dajte mi vedieť, prosím.“
- Vhodnejšie: „Dobrý deň, p. Novák, v nadväznosti na našu nedávnu dohodu navrhujem stretnutie 5. septembra o 10 hod. u nás vo firme.“
Záver a Prianie Pekného Dňa
Záver by mal byť rovnako premyslený ako úvod, a to vrátane priania "pekného dňa".
Ako Popriať Pekný Deň
Adresátovi môžeme napríklad aj popriať pekný deň. Môžete použiť rôzne formulácie podľa kontextu a miery formality:
- „Prajem Vám pekný deň.“
- „Želám príjemný zvyšok dňa.“
- „Verím, že budete mať pekný deň.“
- „Dúfam, že Váš deň bude úspešný.“
Pozor, za týmito frázami nepíšeme čiarku, hoci by sa nám tam možno hodila.
Formulky Rozlúčky a Podpis
Na záver môžete ešte adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu.
- Ak použijete rovno formulu „S pozdravom“ či „S úctou“, nepíšte za ňu bodku, ani čiarku.
- „S pozdravom“ použite pri rozlúčení s človekom, ktorý Vám nie je až tak blízky.
- Opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis.
- Výhodou automatického podpisu je, že v ňom nájde adresát ďalšie potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo, firmu a jej adresu, atď.
- Záver dajte do odseku. V ňom uveďte všetky dostupné kontakty na vás a sociálne siete.
Ako napísať priateľský list
Špecifiká Osobnej a Písanej Korešpondencie
Hoci sa väčšina komunikácie presunula do digitálneho prostredia, klasické papierové listy si stále zachovávajú svoje čaro a význam, najmä pri osobných príležitostiach.
Handwritten Letters: Návrat ku Klasike
Myslíte si, že klasickým papierovým listom navždy odzvonilo? Nemusí ísť len o pohľadnicu na Vianoce alebo gratuláciu k svadbe. Ručne písaný list si adresát veľmi rád prečíta a aspoň na chvíľočku na Vás bude myslieť! Preto nikdy nezatracujme rukou písaný list!
- Použite kvalitný papier: Kvalitný papier sa dá dnes kúpiť v akomkoľvek papiernictve za pár drobných. Táto malá investícia má veľký dopad na to, ako Váš list vyzerá.
- Pravopisné chyby: Nie je nič horšie ako urobiť v ručne písanom liste pravopisné chyby. Keď si už dáte námahu a zoženiete krásny papier, rukou napíšte list a dajte pozor na pravopisné chyby. Ak si nie ste istí, radšej nájdite podobné slovíčko a nahraďte to diskutabilné.
Ďakovné Listy
Je zdvorilé poslať ďakovný list nielen za darčeky, ale napríklad aj za skvelé pohostenie, pomoc alebo za otvorený pracovný rozhovor.
- Kedy písať: Ak Vám príde od niekoho darček, mali by ste napísať ďakovný list čo najskôr. Na ďakovný list nikdy nie je neskoro. Ak ste odkladali jeho zaslanie ihneď po oslave alebo doručení darčeka a neskôr ste naň zabudli, napíšte ho ihneď, ako Vám to napadne.
- Obsah: Napíšte príjemcovi, za čo ste mu vďačný. Ak chcete urobiť list ešte o kúsok osobnejším, môžete mu poďakovať nielen za darček, ale aj za perfektne zvládnutú oslavu či narodeninovú párty. Dajte príjemcovi vedieť, že naňho myslíte a že sa tešíte na opätovné stretnutie s ním.
- Úprimnosť a stručnosť: Buďte úprimný - nepreháňajte. Ak sa Vám dar až tak veľmi nepáčil, neospevujte ho, aký perfektný darček Vám darovali. Stačí napísať jednou vetou, že veľmi pekne ďakujete. Nepíšte list ako román - krátky jednoduchý list, v ktorom pár vetami všetko zhrniete, je určite lepší ako písať list na dve strany. Príjemcu po pár vetách prestane baviť čítať Váš list a minie sa tak svojho účinku.
- Tón: Ak píšete list napríklad rodine, nebuďte príliš naškrobený. Oslovenie „Ahoj...“ je najmenej formálne, zatiaľ čo „Drahý/á...“ alebo „Drahý/á pán/pani...“ sú formálnejšie. Oslovenie „Nazdar...“ by sme mali používať čo najmenej.
- Zapojte aj deti: Pokiaľ máte deti a nevedia ešte písať, zapojte ich do písania listu napríklad tak, že nakreslia obrázok darčeka, ktorý ste dostali.