S potrebou napísať pozvánku sa stretávame vtedy, ak organizujeme nejakú akciu. Cieľom pozvánky je osloviť adresáta, vzbudiť v ňom chuť zúčastniť sa akcie a oznámiť mu všetky potrebné informácie týkajúce sa udalosti. Pri tvorbe pozvánky, najmä ak je určená významnej osobnosti ako primátor mesta, je dôležité dodržiavať etické a formálne pravidlá.
Základné princípy oficiálnej pozvánky
Na začiatku tvorby pozvánky musíme mať jasný a ucelený obsah, pričom je podstatné, aby sám odpovedal na 5 základných otázok: Kto? Čo alebo prečo? Kde? Kedy? Ak organizujeme spoločenskú akciu, na pozvánke uvedieme čo najviac údajov, aby mali hostia maximum informácií.
Kto pozýva a koho
Z pozvánky musí byť jasné, kto je hostiteľ a koho pozýva. Na predtlačených pozvánkach sa meno dotlačí alebo pripíše rukou, a to vždy písaným písmom, aj pri dotlači zvolíme písaný typ písma. Hostiteľ pozýva vždy v tretej osobe, napríklad: "primátor XY pozýva pána/pani…" alebo "Organizácia [Názov organizácie] si dovoľuje pozvať..."
Účel a príležitosť akcie
Ďalej uvedieme, o akú akciu ide: recepcia, večera, koncert, koktail, raut, stretnutie s klientmi. Prípadne doplníme, pri akej príležitosti sa akcia koná: otvorenie konferencie, výročie firmy, návšteva významného hosťa zo zahraničia. Štylizácia textu by mala byť primeraná skupine ľudí, pre ktorých je produkt určený, v prípade primátora je nevyhnutný formálny a úctivý tón.
Kľúčové informácie: Dátum, čas a miesto
Bez údajov o dátume, čase a mieste konania akcie by pozvánka bola úplne zbytočná. Hosť by netušil, kam a kedy má ísť, čo je nepredstaviteľné. Nasleduje miesto a hodina. Ak miesto nie je všeobecne známe, doplníme aj adresu a bližšie určenie. Uveďte pred dátumom názov dňa v týždni. Pri uvedení formy „od 19. hodiny“ môžu hostia prichádzať aj po tomto čase, údaj „od 17. do 23. hodiny“ znamená časové rozpätie, kedy môžu hostia prichádzať. Ak uvedieme „o 19.30 hod.“, znamená to, že akcia sa začína presne o toľkej.
Dress Code - Pravidlá oblečenia
Neuvedením informácie o požadovanom oblečení môžeme pozvaného dostať do rozpakov. Napísaním dress code do pozvánky zabránime zbytočným faux pas. Dress code sa zvyčajne uvádza iba pre mužov, jeho partnerka sa mu prispôsobí.
- Black tie: Pre smoking a čierneho motýlika. Pre ženu platia krátke šaty alebo veľká večerná toaleta.
- Dark suit: Pre tmavý oblek. Pre ženu sú primerané krátke šaty (s výnimkou plesu).
- Formal dress: Pre spoločenský odev. Dáma môže mať krátke šaty alebo kostým.
- Informal alebo casual: Znamená neformálne oblečenie.
- Unofficial alebo lounge suit: Pre menej formálne popoludňajšie akcie. Muž si oblečie vychádzkový oblek, žena kostým alebo koktailové šaty.
- Smart casual: Moderné neformálne oblečenie, napríklad košeľa bez kravaty, v lete svetlé sako. Ženy majú široký repertoár, napríklad capri nohavice, značkové rifle.
Ak na pozvánke nenájdeme dress code, musíme si poradiť sami. Zvážime, kedy a kde sa akcia koná a do akej miery ju chápať formálne. Ak ide o večernú akciu, muži si vždy oblečú čierny oblek, svetlú košeľu s kravatou a obujú si šnurovacie topánky. Ženy si oblečú krátke šaty a lodičky. Zato na gala večeru v luxusnej reštaurácii alebo gala premiéru s účasťou významných celebrít by sme si mali vziať smoking.
Potvrdenie účasti (R.S.V.P.) a sprievod
Pri niektorých akciách, kde potrebujete obsadiť každé miesto, je vhodné vyžiadať si aj potvrdenie o účasti. To vyžiadate jednoduchou skratkou R.S.V.P. a uvedením kontaktu, na ktorý sa vám má pozvaný ozvať. Ak rátame s účasťou v pároch, dole na pozvánke by malo byť napísané: „Pozvánka platí pre dve osoby“, alebo za menom stojí „so sprievodom“. Ak nie je uvedené v pozvánke, že je vítaný partner pozvaného, tak ho na oslavu nemôžeme zobrať.
Včasné odoslanie pozvánky
Pozvánky vždy odosielajte včas pred akciou, minimálne 3 týždne vopred.
Formát a dizajn pozvánky
Grafické spracovanie a kvalita papiera sa môže líšiť v závislosti od úrovne akcie, na ktorú pozývate. Pozvánka by mala mať praktický formát, aby sa hosťom zmestila do vrecka alebo do kabelky. Text by na pozvánke nemal lietať kade-tade, ale mal by mať správnu formu. Nie je dobré všetky informácie uvádzať v rovnakej veľkosti. Nezabudnite, že dizajn vašej pozvánky je veľmi podstatný rovnako ako jej obsah.
Zásady dizajnu svadobných oznámení
tags: #oficialna #pozvanka #primatorovi #mesta