Aby ste zanechali profesionálny a zdvorilý dojem, je dôležité dbať na správnu štruktúru, jazyk a detaily ako oslovenie a ukončenie. Použiť správne formálne obraty je kľúčové pre profesionálnu komunikáciu v nemčine - či už píšete obchodnú správu, odpoveď úradu alebo žiadosť zákazníkovi.
Nemecká obchodná komunikácia je v zásade krátka a vecná. Nemci hovoria dôležité veci bez príkras, preto sa nebojte komunikovať priamo a explicitne. Pri oficialitách zvyčajne nie je priestor pre kreativitu. Rovnaké pravidlo platí aj v prípade formálnych e-mailov. V každom jazyku majú svoju zaužívanú formu písania.
Predmet e-mailu: Prvý dojem
Uveďte predmet, ktorý je stručný, ale výstižný. Stačia dve, tri slová, ktoré príjemcovi napovedia, o čo ide. Ako dôležitý alebo urgentný sa označuje len v prípade, že to tak skutočne je. Príklady predmetov môžu byť: "Einspruch gegen ..." (Námietka proti...), "Bewerbung als ..." (Žiadosť o miesto...).
Správne oslovenie: Základ zdvorilej komunikácie
Voľba medzi „Sie“ a „du“
Večnou dilemou býva tiež písanie zámen a vykanie. Vždy oslovujte osobu, ktorej píšete, zdvorilo a formálne. Začnite s „Sie“ a prejdite na „du“ iba vtedy, ak iniciatívu prevezme druhá osoba. V obchodnej korešpondencii ste na bezpečnej strane, ak oslovíte príjemcu pomocou „Sie“. Adresátovi tak preukazujete rešpekt a osvojiť si ho rozhodne nie je na škodu. Komplikovanejšie to bude, ak je šéf mladší ako zamestnanec, ale pravidlo „Sie“ by malo prevládať.
Oslovenie s menom a titulom
Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a navyše nám to dodáva pocit dôležitosti. Keď je k pozdravu pripojené aj meno, adresát vie, že ste si dali námahu zistiť, kto je, prípadne čo robí. Keď poznáte meno adresáta, použite zdvorilé oslovenie „Sehr geehrter“ (vážený) pre mužov alebo „Sehr geehrte“ (vážená) pre ženy.
Ak poznáte pohlavie aj meno adresáta, použite Frau/Herr + priezvisko. Patrí sem aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva, napríklad: „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“.
Dôležité: Nikdy nepoužívajte oslovenie Fräulein (slečna), aj napriek tomu, ak viete, že ide o nevydatú ženu. Je to zastarané a považované za nezdvorilé.
Čiarka a malé písmeno po oslovení
Úvod - sem patrí oslovenie. Za pozdravom a menom adresáta nasledujú čiarky. Prvé slovo za čiarkou po oslovení sa píše malým písmenom, pokiaľ to nie je podstatné meno, pretože tvorí s oslovením jednu vetu a od oslovenia ho oddeľujeme vynechaným riadkom.
Telo e-mailu: Jasnosť, stručnosť a zdvorilosť
Úvodná veta a predstavenie
V úvode je už spomínané oslovenie a zároveň sa môžete adresátovi predstaviť, ak vás zatiaľ nepozná. V prvej vete sa predstavte alebo vysvetlite dôvod, prečo adresátovi píšete. Ak sa s adresátom nepoznáte, je vhodné v krátkosti sa predstaviť. Ak sa poznáte, resp. pokračujete v predošlej komunikácii, môžete nadviazať krátkou úvodnou vetou.
Príklad zdvorilého úvodu: „Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohlbehalten.“ (Dúfam, že vás táto správa zastihla v poriadku.)
Rozvoj témy a konkrétne požiadavky
Po úvodnom vysvetlení dôvodu vášho kontaktu pokračujte jadrom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami a ukončite zdvorilou výzvou na odpoveď alebo inú reakciu podľa kontextu. Potom rozoberte svoje požiadavky, otázky alebo informácie, ktoré chcete odovzdať. Buďte čo najkonkrétnejší a používajte jednoduchý, ale profesionálny jazyk. V ňom treba stručne, ale slušne vysvetliť, prečo píšete, prípadne, s akým problémom sa na danú inštitúciu obraciate. Do jadra môžete pridať aj odpovede na pár (základných) často kladených otázok. Ak vyjadrujete kritiku, formulujte ju slušne. Napríklad namiesto priameho výčitky použite: „Ďakujeme Vám za dodanie podkladov. Všimli sme si, že chýba ešte fotokópia zmluvy.“
Štruktúra a formulácie
Snažte sa písať stručne, jasne a text rozdeľte do jasných odsekov. Prehľadnosť textu je v tomto prípade základom. Dajte si záležať na rozdelení textu do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko sa čítal. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami.
V texte využívajte vykanie pomocou Sie, Ihre, Ihres. Vždy ich píšte s veľkým písmenom. Slovo „bitte“ (prosím) by nikdy nemalo chýbať v zdvorilých žiadostiach. Potom vysvetlite podrobnosti vašej požiadavky a používajte zdvorilé formulácie, napríklad: „Könnten Sie mir bitte weitere Informationen über Ihre Produkte zusenden?“ (Mohli by ste mi, prosím, poslať ďalšie informácie o vašich produktoch?)
Vyhnite sa hovorovým výrazom a príliš komplikovaným vetám. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom, prípadne dať malú časť textu kurzívou. Pozor si treba dať aj na používanie výkričníkov. Určite sa vyhnite písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety. Pôsobí to príliš agresívne. Nepíšte text veľkými písmenami.
Ďalšie užitočné frázy: „Ich möchte Sie fragen, ob...“ (Chcel by som sa vás opýtať, či...), „Vielen Dank im Voraus.“ (Vopred ďakujem.), „Wir bitten um Ihr Verständnis.“ (Prosíme o vaše pochopenie.), „Für weitere Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.“ (Pre ďalšie otázky som vám k dispozícii.)
Ukončenie a podpis: Profesionálny záver
Na záver môžete ešte adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu.
Za zdvorilostnú formulu doplníme už len náš podpis, aby nás prijímateľ mohol ľahko identifikovať. Za rozlúčkovou frázou sa nepíše čiarka a podpis uvádzajte na ďalší riadok. V nemčine sa za rozlúčkovou formulou nepíše čiarka.
Opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis. Výhodou automatického podpisu je, že v ňom nájde adresát ďalšie potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo, firmu a jej adresu, atď. Príklad: „Wir freuen uns darauf von Ihnen zu hören und verbleiben mit freundlichen Grüßen.“ (Tešíme sa na vašu odpoveď a zostávame s priateľskými pozdravmi.)