Hoci sa vaša komunikácia so zamestnancami vzťahuje zväčša len na pár jednotlivcov, nezabúdajte, že existujú príležitosti, kedy musíte osloviť všetkých. A osobne. Prejav, ktorý nevydesí žiadneho účastníka, je dôležitý pre efektívnu komunikáciu v rámci finančného oddelenia aj mimo neho.
Základy písania formálneho príhovoru
Slávnostný prejav je reč pripravená na nejakú slávnostnú príležitosť, pričom v kontexte finančného oddelenia to môže byť napríklad prezentácia ročných výsledkov, výročná porada, predstavenie nového projektu alebo oslava tímových úspechov. Prednáša sa slávnostne a vznešene, s primeraným pátosom, ak to situácia vyžaduje. Dôležité je tiež zvážiť hodnotenie takýchto prejavov.
Hodnotenie a príprava príhovoru
Skôr než sa do písania pustíte, mali by ste zhodnotiť adresáta, tému i dĺžku vášho rečnenia. Po takomto zvážení ste pripravená spísať si osnovu na papier. Pri písaní a prednášaní príhovoru je dôležité dbať na nasledujúce kritériá:
- Vonkajšia forma: Zahŕňa celkový vizuálny a zvukový dojem (4 body).
- Vnútorná forma - Obsah: Dôležité je dodržanie témy a vlastné hodnotenie aktuálnych javov s využitím subjektívno-objektívneho prístupu (subjektívny pohľad na objektívne javy). Môžete použiť frázy ako: „verím, že... želám... spomínam si... dúfam... prajem... dovoľte mi...“ (4 body).
- Kompozícia: Zohľadňuje uplatnenie zodpovedajúceho slohového postupu (výkladový, znaky úvahy) a žánrovej formy. Kľúčová je nadväznosť a logickosť textu, jeho členenie, oslovenie, úvod, jadro a záver (4 body).
Štruktúra efektívneho príhovoru
Síce platí stará učebnicová štruktúra: úvod, jadro, záver, no ako vážená osoba vo finančnom oddelení by ste mali prekročiť rámec školských slohov a zamerať sa na profesionálnu prezentáciu.
Oslovenie
Oslovujeme oslávencov, príbuzných, najvýznamnejších hostí, jubilanta, darcu. Najskôr oslovujeme jubilanta, potom dávame prednosť hosťom pred domácimi. Pri oslovení dávame prednosť ženám, ak sú všetci „funkčne“ na jednej úrovni. Pri „funkčne“ zmiešanej spoločnosti oslovujeme ako prvého najvyššie postaveného človeka (napríklad: Vážený pán riaditeľ, pani vedúca, vážený kolektív finančného oddelenia!).
Úvod
Začiatok prejavu je najdôležitejší. Po privítaní hlavného adresáta a ostatných príjemcov vašich slov prichádza na rad úvod. Úvodom musíte presvedčiť kolegov, že im stojíte za pozornosť. Vhodná je rečnícka otázka, ktorá, samozrejme, súvisí s témou vášho prejavu. Nič však nepokazí ani správne mierená vtipná poznámka. Ak ich počas rozprávania rozosmejete, vyhrali ste. Alebo skúste svoj prejav obohatiť citátom, ktorý zamestnancov donúti zamýšľať sa nad vašimi slovami. Úvodom je potrebné jasne pomenovať udalosť, pre ktorú je prejav určený, objasniť príležitosť, pri ktorej sa prejav koná.
Jadro
V jadre dochádza k objasňovaniu pojmov, analýze a rozoberaniu témy, vysvetľovaniu jednotlivých zložiek a hodnoteniam obdobia. Môžete použiť porovnanie, zovšeobecnenie a podloženie tvrdenia citátom. Dôležité je hovoriť o svojich dosiahnutých pracovných úspechoch. Používajte pozitívny jazyk na vyjadrenie entuziazmu. Entuziazmus a skutočné nadšenie sú často jedným z kľúčových faktorov pri rozhodovaní.
Záver
Vstupnou bránou k ich pozornosti je úvod, no to, čo si odnesú z vašich slov, zaznie mnohokrát práve v závere. Preto si dajte záležať na sile vašich záverečných viet. Záver by mal obsahovať blahoželanie, gratuláciu, poďakovanie, zhrnutie, návody, príkazy, želanie príjemného večera, zopakovanie poďakovania a vyjadrenie úcty. Je dôležité dať jasne najavo, že váš príhovor končí.
Jazyk a štýl príhovoru
Správny jazyk a štýl sú kľúčové pre efektívny príhovor. Dbajte na nasledujúce aspekty:
- Jazyk: Zabezpečte správne využitie slovných druhov pre daný slohový postup a pre žánrovú formu. Používajú sa tu slovné druhy ako prídavné mená (potrebný, výstižný, vyspelý, presný), príslovky (vhodne, vysoko, dôsledne, dôkladne, povrchne), podstatné mená (epocha, vzdelanie, mládež, kultúra, odievanie, úpadok, vzostup, pád, kríza) a slovesá (oceniť, prekvapiť, zaujať, myslieť). Môžu sa použiť aj citoslovcia a ukazovacie zámená, synonymá, antonymá (neviem, viem). Tvary slov musia byť morfologicky správne.
- Syntax: Vyhýbajte sa opakovaniu slov, dbajte na správny slovosled a rôznu modálnosť viet: oznamovacie, opytovacie, zvolacie. Opytovacie vety sú hlavne rečnícke otázky, ktorými sa autor obracia k čitateľovi, na tieto otázky čitateľ nečaká odpoveď, vedú ho len k zamysleniu, pôsobia na jeho svedomie, myslenie a konanie. Používajte rôznu dĺžku viet - jednoduché, zložené, jednočlenné, dvojčlenné, neúplné vety. Zvolania, citáty, metafory, prirovnania, opakovacie figúry a série jednočlenných viet môžu obohatiť váš prejav.
- Štýl: Využite rečnícky štýl a emocionálne prostriedky. Vhodné je parafrázovanie, citácie a využitie okrídlených výrazov (napr. Damoklov meč, Achillova päta, Veľa vody pretieklo.) alebo aforizmov (stručný výrok, ktorý obsahuje vtipnú myšlienku). Dôležitá je subjektívnosť pohľadu a originálnosť vo vyjadrovaní, nie frázovitosť. Rečnícke otázky, zvolania, obrazné pomenovania a citáty sú obzvlášť efektívne v úvode a v závere.
Taktika a správanie počas príhovoru
Ak nemáte dar reči alebo dostatok času na jeho rozvíjanie, môže sa stať, že váš prednes bude skôr trápnym trestom pre vás i pozvaných. Odpusťte si rolu trýzniteľa a neuveďte do rozpakov ľudí. Z prieskumov verejnej mienky vyplynulo, že strach z hovorenia pred veľkým publikom je často vyšší, než strach zo smrti. Tréma vychádza z myšlienky neúspechu vlastných slov.
Tipy na úzkosť z verejného vystupovania: 6 tipov na správanie
Pre vytvorenie výborného prvého dojmu, ktorý si o vás ľudia vytvoria už v priebehu 30 sekúnd až 4 minút, je extrémne dôležité:
- Buďte príjemný na každého, koho stretnete.
- Pamätajte na silu prvého dojmu (priamy očný kontakt, pevný stisk ruky, úsmev, primeraná vzdialenosť, gestikulácia, intenzita hlasu a tempo reči).
- Ak je v prijímacej komisii alebo medzi poslucháčmi viac ľudí, udržujte očný kontakt s každým z nich.
- Snažte sa byť príjemný a uvoľnený. Pokiaľ ste nervózny, zvážte, či prijmete ponúkané nápoje (zostaňte maximálne pri pohári vody).
- Oslovujte ľudí formálne, pokiaľ vás nevyzvú, aby ste boli neformálny.
- Buďte stručný, vecný a držte sa témy. Nehovorte príliš zoširoka a vyhýbajte sa žargónu.
- Podstatné veci, ktoré chcete, aby vynikli, povedzte hneď na začiatku a na záver ich ešte zopakujte.
- Nikdy neohovárajte a nekritizujte iných kolegov alebo oddelenia.
- Buďte pripravení odpovedať aj na ťažké otázky a problémy.
- Na záver sa uistite, že poznáte ďalší postup a poďakujte komisii alebo tomu, kto s vami viedol rozhovor, za to, že sa s vami stretol a venoval vám svoj čas.