Pravidlá efektívnej a zdvorilej komunikácie

Slovenčina je zložitá, to všetci vieme. Ale o to väčšiu radosť môžeme mať, keď sa ju naučíme poriadne používať. Aby ste zanechali profesionálny a zdvorilý dojem, je dôležité dbať na správnu štruktúru, jazyk a detaily ako oslovenie a ukončenie. Môže sa to zdať banálne, no gramatika v oslovovaní robí mnohým problémy. Ako sa pred obchodným partnerom nestrápniť? V súvislosti s týmito výzvami vznikla aj interná prezentácia na základe opakovane sa objavujúcich chýb v textoch, ktorej cieľom bolo zlepšiť gramatiku kolegov.

Slovenské špecifiká v písomnej komunikácii

Oslovenie a interpunkcia

• Za pozdravom a menom adresáta nasledujú čiarky a prvý riadok textu sa začína malým písmenom.
• Veľa ľudí nevie, že aj za pozdravom je čiarka a potom aj za menom.
• Už po pozdrave a oslovení dajte nový riadok. Potom vždy pri novej myšlienke a na záver tak isto. Vyzerá to oveľa lepšie a prehľadnejšie.
• Príjemcu môžete osloviť menom. Ak je to len trochu možné, zistite si meno a oslovte adresáta. Dotkne sa ho to v dobrom slova zmysle, udržíte si tak skôr jeho pozornosť. Neoslovujte neosobne, napríklad formulkou ako "Hej ty tam…".

Správne vykanie

Okrem týchto pravidiel je dobré dávať si pozor na správne vykanie. Adresátovi tak preukazujete rešpekt a osvojiť si ho rozhodne nie je na škodu.

• Pri vykaní je určitý slovesný tvar vždy v druhej osobe množného čísla. Napríklad, namiesto „Poslal ste mi to, pán Krč?“ je správne „Poslali ste mi to, pán Krč?“.
• Pri oslovovaní muža, ktorému vykame, sú správne tieto vyjadrenia: „Boli ste spokojný s výsledkami kampane?“
• Keď vykame žene, správne sú tieto tvary: „Boli ste spokojná so spoluprácou?“

Časté chyby a nespisovné výrazy

Dávajte si pozor na nasledujúce jazykové nuansy:

• Lokál jednotného čísla: Najviac chýb vzniká práve v lokáli (v kom/čom, o kom/o čom) jednotného čísla, kde sme z iných slov zvyknutí používať na konci mäkké i. Podľa Krátkeho slovníka slovenského jazyka a Pravidiel slovenského pravopisu sú všetky štyri podoby spisovné. Otáznik niekedy visí nad koncovkou slova v lokáli jednotného čísla, môžete sa tak rozhodnúť, ktorú možnosť je vášmu srdcu najbližšia.
• "Ohľadom" / "Ohľadne": Ak by vás lákalo použiť slová „ohľadom“ či „ohľadne“, vedzte, že ide o nespisovné výrazy. Jazykovedci preferujú výraz „vo veci“.
• Predložky "na" vs. "v": Na stránkach e-shopov sú bežne uverejnené informácie o tom, ako si môžete vyzdvihnúť tovar na predajni, prípadne na pobočke. Správne je však použitie predložky “v”, a teda si tovar vyzdvihnete v predajni alebo v pobočke e-shopu. Rovnako nič nenájdete na e-shope, ale v e-shope.

Štruktúra a obsah efektívnej správy

Úvod správy

Začnite ozrejmením účelu. Pozdrav a poďakovanie pre príjemcu by mali byť krátke a potom treba ísť rovno k veci. Úvodná formulka by tiež mala obsahovať nadviazanie na predchádzajúcu komunikáciu. V prvej vete sa predstavte alebo vysvetlite dôvod, prečo adresátovi píšete.

Niekoľko príkladov vhodných úvodných fráz:

• Včerajšie stretnutie s Vami bolo príjemné.
• Dúfam, že sa Vám darí dobre. (pre neformálny a nenútený tón)
• V nadväznosti na našu nedávnu dohodu navrhujem stretnutie 5. septembra o 10 hod. u nás vo firme.

Jadro správy

Po úvodnom vysvetlení dôvodu vášho kontaktu pokračujte jadrom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami. Potom rozoberte svoje požiadavky, otázky alebo informácie, ktoré chcete odovzdať. Buďte čo najkonkrétnejší a používajte jednoduchý, ale profesionálny jazyk.

Myslime stále na to, že ten, kto číta, nemá ani sekundu nazvyš. Zo súvetí urobte radšej 2 - 3 kratšie vety. Dokonalosť neznamená, že nie je čo pridať, ale ubrať.

Záver a rozlúčka

Na záver pridajte krátku vetu, ktorá uľahčí objasnenie vášho zámeru. Práve na základe tejto vety sa príjemca môže rozhodnúť, či sa má pustiť do práce, alebo slušným spôsobom vašu konverzáciu ukončiť. Ukončite zdvorilou výzvou na odpoveď alebo inú reakciu podľa kontextu.

Tu je pár príkladov záverečných formuliek:

• Vopred Vám veľmi pekne ďakujem za Vašu odpoveď.
• Dajte mi prosím vedieť, čo si o tejto téme myslíte.
• Zostávam s pozdravom.

Na konci uveďte slušný pozdrav s podpisom. Pozor, za týmito frázami nepíšeme čiarku, hoci by sa nám tam možno hodila. Za rozlúčkovou frázou sa nepíše čiarka a podpis uvádzajte na ďalší riadok.

Záver dajte do odseku. V ňom všetky dostupné kontakty na vás a sociálne siete.

Tón a štýl komunikácie

Keď sa to hodí, použite aj emóciu, ako napríklad slovíčko „rada“. Slovné spojenie „žiadam Vás“ nahraďte „prosím Vás“. Ale pozor, že máme použiť aj emóciu neznamená, že budete príliš sladkí a text zbytočne kvetinkovať. Ak to preženiete so zdvorilosťou, môžete pôsobiť veľmi úlisne a vtieravo. A to určite nechcete. Pozor aj na zdrobnelinky a smajlíkov.

Zabudnite na slovo „vážení/vážený“. Je to socialistický prežitok, ktorý už do modernej obchodnej komunikácie nepatrí. Pre mnohých z nás je to príjemná nostalgia a spomienka na predmet hospodárska korešpondencia a strojopis na ekonomickej, ale doba je už trošku inde a strojopis už nie je.

Dajte si záležať na rozdelení textu do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko sa čítal. Odstráňte preklepy, opravte interpunkciu či gramatické chyby.

Nemusíte byť jazykovedec a pokojne hovorte rečou svojho kmeňa, ak zachováte predošlé pravidlá, to je v poriadku. Ale určite si dajte pozor na gramatiku. Nejaká čiarka sa dá odpustiť, ale hrúbky a spodobovanie na konci slova dokážu naštrbiť dôveru a dojem. Ak si nie ste istí, radšej nájdite podobné slovíčko a nahraďte to diskutabilné.

Profesionálna komunikácia v cudzích jazykoch

Anglický jazyk

V angličtine platia jasné pravidlá, ktoré sa mierne líšia od slovenčiny:

• Keď poznáte meno adresáta, použite oslovenie Dear + titul + priezvisko adresáta.
• Často sa používajú tituly ako Mr. (pán), Mrs. (pani), Miss (slečna), Dr. (doktor) alebo profesijné označenia. Tieto „tituly“ píšeme vždy skratkami, nikdy celým slovom.
• Príklady: „Dear Mr. Smith“, „Dear Ms. Jones“, „Dear Dr. Brown“.
• Ak píšeme dvom ľuďom, oslovíme oboch, napríklad „Dear Ms. Clever and Mr. Smith“.
• Keď meno adresáta nepoznáte, zvoľte neutrálne oslovenie. Mohli by sme použiť formulu „To whom it may concern“.
• V prvej vete sa predstavte alebo vysvetlite dôvod, prečo adresátovi píšete. Potom rozoberte svoje požiadavky, otázky alebo informácie, ktoré chcete odovzdať. Buďte čo najkonkrétnejší a používajte jednoduchý, ale profesionálny jazyk. Dajte si záležať na rozdelení textu do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko sa čítal.

Nemecký jazyk

V nemeckej obchodnej komunikácii sú zdvorilé formulácie kľúčové:

• Keď poznáte meno adresáta, použite zdvorilé oslovenie „Sehr geehrter“ (vážený) pre mužov alebo „Sehr geehrte“ (vážená) pre ženy. Napríklad: „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“.
• Potom vysvetlite podrobnosti vašej požiadavky a používajte zdvorilé formulácie, napríklad „Könnten Sie mir bitte weitere Informationen über Ihre Produkte zusenden?“
• Snažte sa písať stručne, jasne a text rozdeľte do jasných odsekov.

tags: #dakujem #pekne #a #srdecny #pozdrav #vam