Počiatočné spustenie a založenie novej firmy v OMEGA
Pri prvom spustení programu OMEGA sa zobrazí okno prihlásenia užívateľa k databáze.
Na začiatku program ponúkne prihlásenie do databázy Omega - skúšobný príklad, ktorá je cvičnou databázou prístupnou pre každého užívateľa programu. V tejto databáze si môžeme simulovať rôzne funkčnosti a prípady, ktoré nechceme zadávať do svojej „živej“ databázy. Prihlasovacie meno do skúšobného príkladu je vždy Správca, bez hesla.
Ak chceme založiť vlastnú firmu, urobíme tak cez záložku Firma - Nová. Zobrazí sa okno, kde je možné vybrať spôsob založenia firmy, a to buď ako nová firma, alebo ako kópia z existujúcej firmy. Pri výbere kópie si program vytvorí kópiu z existujúcej firmy, čím môžeme prevziať jednotlivé číselníky.
V ďalšom kroku si vyplníme typ účtovnej jednotky a taktiež údaj o tom, či bude daná firma platiteľom DPH - mesačným alebo štvrťročným. Ak nezaklikneme voľbu, že nová firma je platiteľ DPH, vieme toto nastavenie doplniť aj dodatočne vo všeobecných nastaveniach. V poslednom kroku zadáme prihlasovacie meno, pod ktorým sa budeme prihlasovať do danej databázy. Pre väčšiu bezpečnosť si môžeme zvoliť aj heslo, nie je však povinné.
Základné nastavenia novozaloženej firmy
Pri prvotnom otvorení novozaloženej firmy sa nám zobrazí sprievodca nastavením firmy. Vo formulári Firemné údaje doplníme údaje o firme, napríklad údaje zapísané v obchodnom registri, kontaktné údaje, zodpovednú osobu, právnu formu, SK NACE a podobne.
Dôležité oblasti nastavení:
- Účtovný rozvrh: V ňom sa nachádzajú všetky súvahové, nákladové a výnosové účty.
- Všeobecné nastavenia: Slúžia na nastavenie práce s programom a jednotlivými modulmi. V jednotlivých menu sú farebne rozlíšené nastavenia pre firmu a pre užívateľa.
- Číslovanie dokladov: Slúži na nastavenie číslovania dokladov účtovníctva, skladov a pomocných evidencií. Vo formulári sa nachádza rozbaľovací strom, ktorý má štyri základné logické úrovne: skupiny, okruhy, evidencie a číselné rady. Číslovanie dokladov je pre viaceré číselné rady prednastavené autormi programu. Môžeme si ho upraviť podľa našich potrieb.
- Bankové účty a pokladnice: Tieto, používané účtovnou jednotkou, je potrebné v programe zadefinovať. Na začiatku účtovania v programe je ešte potrebné zadať evidenčný zostatok pre pokladnice a bankové účty (účtovný zostatok zaevidujeme neskôr interným dokladom alebo cez účtovný rozvrh).
- Sklady: V skladoch si môžeme nastaviť základné nastavenia skladu.
- Číselník cenové úrovne: Umožňuje definovať rôzne úrovne predajných cien skladových kariet.
- Cenník služieb: V ňom je možné vytvoriť rôzne položky služieb a nastaviť si výnosový účet pre fakturáciu. Tento cenník služieb použijeme pri výbere položky napríklad vo fakturácii alebo v maloobchodnom predaji. Predajné ceny pre služby vytvárame v menu Číselníku - Cenové úrovne služieb. Aj v tomto formulári sa nachádza tlačidlo Nastav ako predvolenú. Po jeho stlačení sa tá cenová úroveň, na ktorej sa nachádzame, nastaví ako predvolená. Zároveň jej program priradí príznak čierneho krížika v stĺpci P. Tento príznak môže mať len jedna cenová úroveň.
- SZČP (Strediská, Zákazky, Činnosti, Pracovníci): Slúži na evidovanie strediska (S), zákazky (Z), činnosti (Č) a pracovníkov (P).
Spomenuté nastavenia odporúčame vykonať bezprostredne po založení firmy v sprievodcovi nastavením firmy.
Prechod do nového účtovného roka
Po ukončení účtovného roka, napríklad roka 2025, môžete prejsť do nového roka 2026. Prechodom sa vytvorí nové účtovné obdobie. Prechod je možné spustiť aj v prípade, ak ešte nemáte účtovný rok 2025 ukončený a uzatvorený.
Príprava pred prechodom
Pred samotným spustením prechodu do nového roka odporúčame vykonať nasledujúce kroky:
- Kontrola účtovníctva: Spustite kontrolu účtovníctva výberom z hlavného menu Firma/Kontroly a opravte všetky závažné chyby.
- Záloha účtovníctva: Odporúčame tiež vytvoriť zálohu účtovníctva, ktorú spustíte cez Firma/Archivácia.
Samotný proces prechodu
Z dôvodu veľkosti databázy sa účtovné roky pri prechode oddeľujú. Ak databáza pred prechodom do ďalšieho roka obsahuje tri alebo viac účtovných rokov, pri prechode do ďalšieho roka sa účtovné roky rozdelia do dvoch databáz. Najnovšie tri roky zostanú v pôvodnej databáze, ostatné roky sa oddelia do samostatnej databázy, pričom pri otvorení firmy budú stále dostupné.
Opakovaný prechod a začiatočné stavy
V prípade opakovaného prechodu je možné vybrať, ktoré začiatočné stavy sa majú aktualizovať. Začiatočné stavy sa vymažú a nahradia novými z koncoročných stavov predchádzajúceho roka. Pri opakovanom prechode je potrebné otvoriť účtovné obdobie predchádzajúceho roka (napr. 2025) cez Firma/Otvoriť. V ďalšom kroku sa zobrazia všetky evidencie, z ktorých sa prenášajú začiatočné stavy do nového roka (napr. 2026).