Po úspešnom ukončení účtovného roka, napríklad roka 2025, môžete v účtovnom programe ALFA plus plynule prejsť do nového účtovného roka, napríklad roka 2026. Tento prechod automaticky vytvorí nové účtovné obdobie.
Dôležité je vedieť, že spustenie prechodu je možné aj v prípade, ak ešte nemáte predchádzajúci účtovný rok (napr. 2025) oficiálne ukončený a uzatvorený.
Príprava pred prechodom do nového roka
Pred samotným spustením prechodu do nového účtovného roka dôrazne odporúčame vykonať niekoľko dôležitých krokov, ktoré zabezpečia integritu a správnosť vašich dát:
- Kontrola účtovníctva: Spustite kontrolu účtovníctva výberom z hlavného menu Firma/Kontroly. Následne opravte všetky závažné chyby, ktoré program identifikuje.
- Vytvorenie zálohy: Odporúčame vytvoriť zálohu aktuálneho účtovníctva. Túto operáciu spustíte cez menu Firma/Archivácia. Archivácia účtovníctva slúži na uloženie všetkých vykonaných zmien a úkonov v databáze konkrétnej firmy, a tiež ako prevencia pred možnou stratou údajov z rôznych, prevažne technických dôvodov.
Nezabudnite si pravidelne archivovať svoje dáta aj na externý disk alebo USB. Zálohovanie údajov mimo počítača je kľúčové pre predchádzanie strate alebo prípadnému poškodeniu databáz. Prípadne môžete na externé úložisko skopírovať celý adresár DATA (alebo iný adresár, kde máte uložené databázy) so všetkými zložkami firiem, ktoré spracovávate.
Správa databázy a rozdelenie účtovných rokov
Z dôvodu efektívnej správy a optimalizácie veľkosti databázy sa účtovné roky pri prechode oddeľujú. Tento proces prebieha nasledovne:
- Ak databáza pred prechodom do ďalšieho roka obsahuje tri alebo viac účtovných rokov, pri prechode do ďalšieho roka sa účtovné roky rozdelia do dvoch samostatných databáz.
- Najnovšie tri roky zostanú v pôvodnej databáze.
- Ostatné, staršie roky sa oddelia do samostatnej databázy. Napriek oddeleniu budú tieto staršie roky pri otvorení firmy stále dostupné v programe.
Opakovaný prechod a začiatočné stavy
V prípade opakovaného prechodu do nového roka je možné vybrať, ktoré začiatočné stavy sa majú aktualizovať. Počas tohto procesu sa začiatočné stavy vymažú a nahradia novými údajmi, ktoré sú prevzaté z koncoročných stavov predchádzajúceho roka. Pri opakovanom prechode je potrebné najprv otvoriť príslušné účtovné obdobie (napríklad rok 2025) cez menu Firma/Otvoriť. V ďalšom kroku sa zobrazia všetky evidencie, z ktorých sa prenášajú začiatočné stavy do nového roka (napríklad do roku 2026).
Štruktúra databázy v ALFA plus
Pri účtovaní v programe ALFA plus je prospešné poznať štruktúru svojej databázy. Novú firmu alebo databázu založíte cez menu Firma - Založenie novej firmy.
Databáza firmy sa ukladá do adresára v počítači. Štandardné úložisko, predvolené programom, sa zvyčajne nachádza na ceste:
Tento počítač - Lokálny disk C - ALFA plus - DATA
V zložke databázy sa nachádza viacero súborov, vrátane súboru KDB. Súbor KDB s názvom danej firmy obsahuje maximálne tri účtovné roky. Archívy databáz sa ukladajú v samostatnom adresári s názvom Archive.